辦公室檔案收集整理體會

葉燕珍

摘 要：對一個企業而言，辦公室是其中十分重要的綜合性部門，辦公室的主要作用是為企業發展過程中產生的所有文件資料進行收集和整理，為企業經營管理工作的正常開展提供重要的保障。但是辦公室的檔案資料收集整理工作是十分繁瑣的工作，在資料的收集整理過程中，工作人員由于各種原因都可能出現檔案收集整理的失誤，或者工作效率低下的問題，這對于辦公室的發展和企業的經營發展都十分不利。因此在現代的企業辦公室發展過程中，需要對辦公室的檔案資料收集整理工作進行創新，提高辦公室工作人員的檔案資料收集整理效率。本文就針對辦公室檔案資料收集整理工作進行分析，提高辦公室檔案資料收集整理的效率，促進辦公室發展和企業的發展。

關鍵詞：辦公室；檔案資料；收集整理

檔案資料的收集整理工作是辦公室日常工作中最主要的內容，辦公室的檔案資料收集整理工作，直接影響著企業的正常經營和發展，隨著現代企業的競爭加劇，企業對于辦公室工作的效率和質量都有了更高的要求。于是現在的辦公室檔案資料收集整理工作，必須要進行現代化創新和改革，提高工作的效率和質量，為企業的經營發展打下良好的基礎。

1 辦公室檔案收集整理工作的內容和特點

1.1 辦公室檔案收集整理工作的內容

辦公室的檔案收集整理工作，主要包括了檔案資料的搜集、整理、審核和保存，這四個步驟是辦公室進行檔案資料收集整理工作的主要步驟，任何檔案資料進行收集和管理時，都需要按照這四個步驟順序進行，缺一不可，任何一個步驟和環節的缺失，都會導致檔案的收集整理工作無法順利進行。其中檔案資料的收集工作，指的是對企業發展過程中，每一個部門的工作情況和員工的檔案資料進行搜集，并放置在收納盒中，一般來說，檔案資料的搜集，是通過對每一個部門員工的工作情況進行了解和匯總得到的；檔案資料的整理工作就是對收集到的檔案資料按照目錄進行分類，對于其中一些無用的信息進行剔除，保留有用信息；檔案資料的審核，是對檔案資料的真實性和完整性進審核，保證資料的真實性，能夠為未來工作的開展提供依據；檔案資料的保存，指的是對整理過得和通過審核的檔案資料進行歸檔保存，方便后期的查詢和使用。

1.2 辦公室檔案收集整理工作的特點

辦公室的檔案收集整理工作，具有綜合性，創新性和邏輯性的特點，這與辦公室的工作特點有著一定關系。辦公室作為一個單位和企業的重要綜合性部門，其收集到的檔案資料具有一定的綜合性，在檔案收集整理工作中，必然具有綜合性特點，單位和企業內部每一個部門員工的檔案資料都會被收集；創新性指的是檔案資料收集整理工作并沒有比較高的強制性和規范性，除了要保證資料信息的真實和完整之外，對于管理工作的方式和方法，都可以進行適當創新；邏輯性指的是檔案資料在收集整理的過程中，需要按照規章制度開展工作，需要有一定的規范性。

2 辦公室檔案收集整理工作的現狀

2.1 當前企事業單位的辦公室建設相對完善

當前我國的企事業單位辦公室的建設相對來說比較完善，辦公室內的人員設置也比較合理，對于檔案收集整理工作也有著比較明確的分工，但是在實際的管理過程中，工作人員對于自身的工作缺乏全面的認知很了解，對工作的重視程度不足，導致了很多辦公人員在工作的過程中出現工作效率低下的問題，甚至會影響檔案收集整理工作的質量，甚至當前我國很多企事業單位的領導，對于辦公室的重視程度也不足，認為辦公室的工作可有可無。

2.2 辦公室工作的要求提高

隨著現代經濟社會發展和企事業單位的建設發展，辦公室的工作要求也相應提高，當前的辦公室工作并不僅僅局限于檔案資料的收集和整理，還需要能夠為企業的發展提供服務，要求能夠用各種方式對辦公室的檔案資源進行開發和利用，因此現在的企事業單位的辦公室工作呈現出了很多新特點，面臨著很多新困難，要求工作不能只是停留在檔案信息的處理和分發上，還需要加強對檔案的管理和應用。但是目前我國很多企事業單位的辦公室都存在著很多管理上的問題，單位領導對于辦公室工作不夠重視，使得辦公室人員得不到發展，辦公室的硬件設施和人才配備都無法滿足工作要求，再加上其實也單位的發展辦公室需要整理的檔案資料信息數量會急劇增加，導致工作人員的工作量更大，但是卻得不到預期工作量相匹配的薪酬，使得人才流失現象比較嚴重。

2.3 辦公室管理人員的素質有待提升

當前辦公室的檔案資料收集整理工作中，管理人員的素質有待提升，當前的大部分企事業單位辦公室工作人員并不具備專業的檔案收集整理專業知識和工作能力，在工作的過程中，對于一些專業性的知識并不了解，導致了工作缺乏專業性和系統性，工作效率比較低。

3 提升辦公室檔案收集整理工作的措施

3.1 加強檔案分類大綱的編制

辦公室是一個企事業單位中綜合性十分強的部門，所以在辦公室的日常工作中，辦公室會與其他部門進行交流和溝通，而辦公室收集到的檔案資料數量和種類也很多，這給辦公室的檔案收集整理工作帶來了一定的困難，導致了工作效率低下。因此想要提升辦公室的檔案收集整理工作效率，就必須要加強檔案分類大綱的編制，對于收集到的企事業單位內部檔案信息編制合理的分類大綱，對大綱進行詳細的分類和細化，這樣在進行檔案資料的收集和整理時，就能夠按照大綱的目錄要求進行檔案的分類存放。

3.2 加強檔案的分類存放處理

在辦公室檔案資料收集整理工作中，對檔案進行分類存放和處理，是檔案收集整理工作的重要步驟，所以在編制好檔案的分類大綱之后，需要嚴格按照大綱的目錄，進行檔案的分類存放處理，對檔案進行分類存放，保證檔案存放整理的系統性和有序性，從而方便以后的檔案資料查閱。比如在進行檔案資料的分類存放時，就可以根據檔案的內容進行分類，并在每一個資料盒上貼上標簽和編號，這樣就能夠在以后查找檔案信息時，更加方便的尋找到目標文件。

3.3 加強與其他部門之間的聯系

由于辦公室的檔案收集整理工作，是一項綜合性比較強的工作，而辦公室也是一個綜合性比較強的部門，所以辦公室在日常工作過程中，一定會與其他部門發生聯系，需要與其他部門進行溝通。因此在辦公室的檔案資料收集整理工作中，需要加強與其他部門之間的聯系，處理好與其他部門之間的關系，尤其是處理好職責關系，對于彼此之間的職責進行清晰的界定，這樣在工作的過程中，與其他部門進行聯系時，就能夠避免矛盾和沖突的發生，從而提高檔案資料收集的效率和質量。

3.4 完善檔案收集方法

在辦公室檔案資料的收集整理工作中，檔案的收集方法直接影響到工作的效率和質量，因此，為了提高辦公室檔案資料收集整理工作的效率，就必須要完善檔案收集的方法和途徑，利用多種途徑和方式進行檔案資料的收集。在傳統的企事業單位檔案資料收集工作中，都是直接到各個部門進行紙質檔案的收集，但是隨著我國互聯網技術和信息技術的發展，在進行檔案信息的收集工作時，可以直接制作一個檔案模板下發到各個部門，然后各個部門在填寫之后進行匯總，而辦公室的工作人員就可以利用互聯網技術進行檔案資料的收集，這樣可以有效提高檔案收集的效率。

4 結束語

辦公室作為一個企事業單位中綜合性比較強的部門，檔案資料的收集和整理工作是其主要工作內容，對于企事業單位的發展有著重要作用，隨著我國企事業單位的不斷發展，辦公室的檔案資料收集整理工作必須要隨之發展，因此辦公室必須要采取各種措施，提高檔案收集整理工作的效率。

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