現代基層醫院檔案管理現狀分析及對策探討

陳紹禮

摘 要：醫院檔案管理是醫院管理工作不可缺少的重要組成部分，醫院檔案是醫院各項工作的原始記錄，它是客觀、真實地反映和記錄醫院改革和發展的歷程。提高醫院檔案管理者對檔案工作的認識，做好檔案信息的開發和利用，為其他工作的開展提供可借鑒和利用的信息，最大限度地滿足醫院各項工作的需要，促進醫院的可持續發展有著十分重要的意義。筆者結合本院檔案管理工作實際，進行現狀分析及對策探討，與大家共勉。

關鍵詞：醫院；檔案管理；現狀分析；對策探討

醫院檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院綜合實力和建設成就的集中反映。我院前身是1985年達縣專區婦幼保健站，先后更名大竹縣婦幼保健站、所、院，2016年機構改革，與大竹縣計劃生育服務指導站整合為大竹縣婦幼保健計劃生育服務中心。醫院綜合檔案室自1991年成立以來，按照檔案管理的有關標準將各科室的文件材料進行整理歸檔，主要包括文書檔案、會計檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案及人事檔案等。隨著醫學技術的快速發展，以及知識不斷的更新，對醫院中的檔案管理也有了更高的要求，僅僅依靠過去傳統的管理模式是行不通的，要適應現代的管理模式，跟上當代的發展的步伐。目前，醫院檔案已經有了一定的規模，但是還存在著諸多的問題，比如檔案收集歸檔過程緩慢、檔案的利用和開發率低、檔案管理的現狀與信息化時代要求差距較大等等。

1 原因分析

1）檔案重要性認識缺乏，管理體系運行差。醫院雖然建立了綜合檔案室，建立了檔案管理網絡體系，但運行效果不是很理想，科室檔案管理人員意識較淡薄，分管領導只是分管，沒有具體抓這項工作，檢查落實少，無專職檔案員（都是兼職），檔案人員也沒有經過專業系統的學習，只能被動應付工作。科室有關人員為了貪圖方便，將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導致檔案材料的丟失或損壞。檔案管理重要性的宣傳力度不夠，沒能充分認識到檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是社會財富，管理好和保護好這種資源是每個檔案管理工作員工的義務和責無旁貸的職責。

2）電子檔案收集不規范，雙軌制落實較差。檔案管理的工作人員不熟悉相關的電子文件管理規范及計算機基礎知識和實際操作規范是當前醫院檔案管理工作的現狀，在信息化時代的今天，電子檔案管理對檔案人員提出了新的要求，只懂得紙質文件管理收集、整理等知識是遠遠不夠的，必須在收集、整理紙質檔案的同時，還得對文件、材料等的電子文檔進行整理、匯總、編存，所以檔案管理人員還要掌握計算機軟硬件的知識和技術。由于疏于對檔案人員的專業知識培訓，醫院檔案工作人員電子檔案管理的基本知識匱乏，導致檔案管理雙軌制落實差，在提供檔案查閱利用時效率低。

3）檔案管理措施不落實，監管職責不明。在醫院管理中，沒有把檔案管理納入醫院年初計劃進行管理，一般都按照衛生計生行政主管部門要求制定了適用于醫院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核機制，對應歸檔的材料信息內容沒有統一的界定標準，因而對應歸檔的材料信息內容界定不清，各部門管理職責不明確，監督管理難以到位。由于在醫院目標管理績效考核方案中沒有將檔案管理納入目標考核的內容，嚴重存在科室和職工無視檔案資料現象，使許多應納入管理的檔案資料未能歸檔。醫院中的另一種檔案就是患者的病歷檔案，醫院往往會因為檔案丟失（或收集不完整）與患者打官司。以上這些地方的疏忽，就是醫院中的管理措施不落實，工作人員的責任意識不強，監管責任不到位引起的，所以對檔案人員的工作態度，責任意識，有待于提高加強。

2 對策思考

1）高度重視，實行檔案動態管理。在檔案管理工作中，領導重視是關鍵。對檔案管理人員來說，則應該充分發揮其主觀能動性，以實際行動去影響領導對檔案工作的重視。如果只是一味的指責、埋怨領導不重視檔案工作也是很難做好的。不言而喻要使一個單位的檔案工作有新的起色，領導和檔案人員都要高度重視、加強管理。就檔案管理工作而言，健全檔案管理網絡，完善檔案管理體系建設，落實檔案管理崗位責任制，是抓好檔案工作的保障；檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本。檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，經常向領導匯報工作，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導和啟發領導重視檔案工作。其次要建立和完善檔案各項制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院崗位責任制和目標考核辦法之中。由于醫院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，都或多或少地會影響檔案的收集工作。因此，在提高醫院全員檔案意識、配合綜合檔案室主動歸檔的同時，必須做好檔案材料的傳遞、登記，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整。

2）培養人才，不斷增強業務素質。醫院檔案人員是檔案規范化管理的具體執行者，檔案人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，這就要求必須培養一支專業性強的高素質團隊。首先，加強學習。采取多種形式組織學習《檔案法》和國家有關檔案工作規范性文件，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，為提高工作效率提供思想保障。其次，強化培訓。采取送出去培訓和在職繼續教育等方式，培養一批既能掌握新技術，能熟悉檔案專業知識的人才，完成檔案管理現代化的任務。再其次，建立機制，逗硬考核。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動更新知識，提高業務能力和理論知識水平。第一，每年派出檔案專業技術人員到上級院校進修學習，盡快提高其專業水平。第二，強化檔案工作者注重對醫學知識的補充了解和更新。每年安排1次參與相關醫學知識的繼續教育學習。第三，把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，建立健全檔案管理組織保障體系，強化檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

3）加快醫院檔案管理現代化進程。隨著改革的深入發展， 電子計算機技術在檔案管理中的運用，系統地完成了文件的起草、修改、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，迫切需要檔案管理工作者將檔案內容按黨群工作、行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、患者信息、財會等分門別類地輸入計算機進行處理。通過完善的電子檔案快捷、方便、高效的檢索到有關的信息，為醫院的各項工作服務。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者工作的必然方向，所以檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己成為具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才，將檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

總之，檔案管理是一項很枯燥的事情，工作十分艱辛。但是，作為檔案管理工作人員，做好檔案工作是一項必要的任務，作為醫務人員，既要為醫院的發展做貢獻，而且要維護患者的權益，因此，建立一個科學的完整的檔案管理體系十分必要，只有不斷強化檔案信息化管理，才能提高檔案利用效果，使檔案管理工作得到有序有效推進。