淺析知識管理在檔案工作中的應用

閆倩

摘 要：知識管理環境給傳統檔案工作帶來諸多沖擊，檔案工作環境、檔案成分及檔案工作內容都發生了一些新的變化，新環境與新變化促使檔案工作面臨思維、管理、體制、技術層面的“瓶頸”問題。檔案作為重要的顯性知識資源，在知識管理中發揮著舉足輕重的作用，檔案工作應及時適應管理環境的變化，完成自身工作的創新。筆者嘗試引入協同理論，提出檔案工作應與知識管理環境相協同的觀點。本文具體論證了協同的必要性及協同的內容，并在此基礎上從思維、管理、體制、技術層面提出了協同策略。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；應用

檔案管理發揮著重要的作用，因此在實際發展過程中應該保存各項信息，周圍有那個才能方便及時的查閱以及相關提取等，這樣能夠在真正意義上促進企事業單位的良好發展。

1 知識管理的含義與建設內容

知識管理的要素包括人、組織、技術、流程四項；知識管理的內容是建立支持各種知識管理活動的技術和組織體系；知識管理的主要活動包括知識的定義、獲取、存儲、分享、轉移、利用和評估等；知識管理的目的是提高組織的生存能力和競爭優勢；知識管理的目標是確保組織成員能夠隨時、隨地獲取正確的知識，以便采取正確的行動。（1）組織體系建設。建立項目領導小組、專家團隊和工作機構，對項目進行統籌規劃并將責任分配到個人，支撐項目的有效開展。（2）管理制度體系建設。制定知識管理流程、評價、考核、激勵、人才隊伍等系列制度，逐步形成一批知識管理的標準規范，推進知識管理的有效實施。（3）知識資產庫建設。對內外部、顯性與隱性知識進行收集、歸類并進入知識資產庫，并對知識資產庫中的知識進行深度挖掘實現關聯共享。（4）知識管理平臺建設。通過信息技術手段搭建知識管理平臺，將知識融入到科研工作過程中，實現人與知識的交流，提高工作效率。

2 知識管理在檔案工作中的具體應用范圍

2.1 完善檔案分類體系

現行的檔案分類方法主要依照來源原則，以件（卷）為單位對檔案實體進行分類。這樣進行分類有利于保持檔案之間的有機聯系，但一定程度上忽略了檔案信息內容的分類，也會造成檔案利用者檢索、利用檔案的不便。因為檔案利用者進行檔案利用時，往往是內容、主題式的查檔需求，著重信息內容的查找，而目前的檔案分類方法在進行內容查找時會存在較大難度。檔案工作員一般是通過檔號、題名、關鍵詞等內容進行檢索，利用者未必能準確定位這類檢索條目，這會增加檢索的用時，并降低檢索的準確性。相反，知識管理的分類體系是建立在內容、主題信息為主的分類方法，即以知識單元為基礎進行分類。針對以上情況，可以嘗試在原有檔案分類體系上，補充建立知識分類體系，即以信息內容為模塊的分類方式。

2.2 提高檔案服務水平

一是開展針對用戶需求的調研工作。要轉變傳統檔案服務的被動方式，首先要清楚地了解用戶需要什么。這就要求檔案室及時地與生產部門進行溝通，明確現階段的經營重點，由此優先地開發某些方面的檔案信息資源，為管理決策服務。二是強調以“知識服務”的方式來開發檔案資源。知識服務的開發對象是信息內容，而不是傳統的檔案原始記錄，這要求檔案室對現有檔案信息資源進行深度開發，實現檔案信息的增值，如產品介紹、項目簡介、專利技術匯編、專題報告等。三是開發用戶自助式的服務。檔案室通過建立檔案知識數據庫，并設置查閱權限，用戶可以自行登錄檔案利用服務系統按需開展利用。這種利用方式要求要建立較為完善的檔案知識數據庫，并且以用戶為中心設置檢索目錄。

2.3 提升檔案工作者素質

一是要熟悉館藏。這種熟悉程度不只是停留在了解館藏信息量、保存位置等這類表面信息上，而是要對館藏的信息內容有相當程度的熟悉，在此基礎上能夠開展專題性的信息開發工作。二是要以檔案知識服務為導向開展檔案管理工作。在具體的檔案收集、整理、保存、開發等工作中，要適時根據用戶需求開展工作，以最終實現檔案信息內容的價值。三是檔案工作者要開展廣泛的合作。要實現檔案知識服務開發，單純依靠檔案員個人的力量是有限的，畢竟開發工作的深度受開發者個人專業知識廣度的影響。這要求檔案工作者要加強與生產部門和外部合作機構的聯系，以提高檔案產品的開發質量。

3 結束語

在檔案管理中引入知識管理，需要事業單位檔案管理者明確自身職能，樹立知識管理意識，看清當前緊迫的形勢，能夠借助知識管理的優勢，轉變傳統管理觀念，將檔案管理各項要求和原則落實到位，在實現事業單位檔案管理現代化的同時，促進檔案管理的規范化，使其更好的為社會服務。

參考文獻

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