檔案管理過程中的主要問題及對策措施

梁源

摘 要：伴隨著社會的不斷發展，監獄對于信息的需求量在不斷增加，因此，需要加強檔案信息管理工作。然而在管理工作中存在著各種各樣的問題，不利于監獄的發展，所以要不斷完善檔案管理工作，監獄要重視檔案管理工作，不斷提高檔案管理人員的素質，同時，要加大投入配置完善的設施，只有這樣才能提高檔案管理工作的效率，進而更加有效的對監獄進行服務。

關鍵詞：監獄；檔案管理；對策

監獄檔案管理隨著社會經濟的快速發展在逐步轉變，它作為監獄重要的信息載體，記錄著監獄生產經營和發展過程中大量的數據，具有十分重要的社會功能性，對監獄的工作開展、市場定位和營銷管理意義重大。做好監獄檔案管理工作，充分發揮其應有價值，為新時期監獄的生存和發展提供有效、優質的服務，是每一個檔案管理工作人員應盡的義務。

1 檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作能否科學有效的進行，在一定程度上反映了監獄的管理水平與發展情況。監獄在生產經營過程中，一定會產生一些歷史資料，如監獄的業績成果等，這些歷史必然會被記錄在檔案之中，所以，為了能夠有效的查詢到這些歷史資料，必須要做好檔案管理工作。只有這樣監獄員工才能夠深入了解到監獄的發展狀況，更好的服務于監獄，促使監獄健康的發展。在社會經濟不斷發展的形勢下，我們要不斷的創新檔案管理的觀念，進而創新管理方式，保證檔案的真實性與準確性。總而言之，加強檔案管理工作有利于監獄持續健康的發展。另一方面，檔案資料是在監獄生產經營過程中不斷形成的，能夠真實準確的記錄監獄的各項活動，在監獄管理人員進行決策時能夠起到輔助作用。監獄管理人員可以通過分析研究檔案的記錄，對過去的工作進行總結，可以發現工作當中的不足，并可以借鑒之前的經驗，根據監獄的發展現狀制定出更加科學的發展規劃。并且，做好檔案管理工作還能夠更好的服務于各部門，使各部門的業務更加有序的開展。最后，檔案管理工作能夠豐富監獄的文化。一個監獄的發展，離不開監獄文化的建設，而檔案管理工作能夠準確的記錄監獄文化形成的過程，保證其在長時間的傳承過程中不至倒退或是流失，保障監獄發展的生命力。由此可見，做好檔案管理工作對監獄的健康發展具有十分重要的意義，所以監獄要重視檔案管理工作，促使檔案管理工作在監獄發展過程中的作用得到進一步的發揮。

2 新時期監獄檔案管理存在的問題

2.1 監獄對檔案管理工作重視程度不足

隨著市場經濟日益激烈的競爭，監獄管理階層的注意力主要集中在生產經營方面，以監獄的發展和經濟效益為第一要素，檔案管理部門處于監獄管理考慮的邊緣部門，檔案管理工作也流于形式，不論資金投入還是人員配置都亟待完善，造成檔案管理工作過程中漏洞百出，監獄檔案丟失、泄密的現象時有發生。

2.2 信息化程度不明顯

在信息化時代背景下，為監獄檔案管理工作的開展奠定了堅實的基礎支持，然而仍然存在部分監獄沒有對信息化檔案管理的作用形成正確的認知，所以在實踐工作中，只是選擇使用可以提高管理質量與效率的措施，但卻無法保證人員與資金配置的合理性，致使檔案管理的信息化十分被動。在此基礎上，信息化的管理標準難以保持一致，而監獄在信息化管理轉型方面，必要的標準要求并不具備時效性的特征，使得檔案錄入的時候出現流程混亂的情況，嚴重影響管理工作的質量與效率，也制約了信息化管理工作的順利開展。在此基礎上，檔案管理工作人員自身的計算機水平不高，且尚未接受技術方面的培訓，影響了錄入效率的提升，引發一系列的檔案遺漏問題。

3 新時期檔案管理工作的對策

3.1 強化監獄對檔案管理工作的認識，提高檔案管理部門工作的地位

監獄領導要及時轉變傳統的檔案管理觀念，強化新時期對檔案管理工作的認識。在基礎設施上，加大資金投入，實現符合現代監獄檔案管理的電子設備配置，進行深化改革和人員調整，提高檔案管理部門的工作地位。以檔案管理信息化建設為目標，加強監獄管理和發展方向協調一致，促進監獄可持續發展。在新的發展階段，監獄人事制度不斷變革，工作人員減少的同時工作量不斷增加，這對監獄檔案管理人員既是挑戰也是機遇，檔案管理部門工作人員要對自身工作有清醒的認識，轉變以往傳統的檔案管理思維方式和操作方法，對自己工作內容作出相應的調整和重新定位，改變“守攤看點”的陋習，在勤奮努力的同時學習新的電子設備操作，為檔案管理工作注入源源不斷的活力，使檔案管理工作和監獄的生存發展有機結合，為監獄的經營和發展提供必要的有利條件。

3.2 大力推廣信息化檔案管理工作，使管理辦法朝向精細化方面發展

隨著我現代技術的不斷推進和運用，檔案管理方面的科技技術實現了長足的發展，信息化是我國監獄檔案管理質量提升的未來趨勢。一方面監獄必須要設立信息化平臺，另一方面則是使得管理辦法朝向精細化方面發展。監獄建立交互性、開放式檔案服務平臺，實現計算機信息技術如實為檔案管理進行服務，加快檔案管理網絡的建設發展，并且以此為條件加快電子檔案管理系統的完善，提升相應檔案數據信息的輸出量及運用效率，令檔案管理能夠有效為監獄及社會的發展作出貢獻。同時，在信息化檔案管理工作的基礎之上，監獄所采用的管理辦法也需要朝向精細化發展，具體來說就是將監獄檔案管理工作分解成為一個個流程，并將每一個流程在利用信息化技術進行責任落實，做到細節上的規范。

3.3 深入挖掘監獄檔案潛力，做好檔案資源的二次開發工作

監獄的檔案中有著大量的監獄信息，這些信息包含著監獄生產經營和日常管理的各個方面，是監獄生存和發展詳盡的數據材料。對于監獄來說，檔案是需要保密的，而保密則是建立在監獄檔案具有龐大的影響監獄各個各項工作的基礎之上。因此監獄需要做的就是深入挖掘這檔案中的發展潛力，進一步做好檔案資源的二次開發工作。監獄要明確檔案管理的服務方向，檔案管理主要是服務于監獄的生產與經營，所以，在開展檔案工作時務必要切實圍繞監獄的經濟建設，與監獄檔案工作目標相結合，將服務重點凸顯出來，以有效提升服務質量，同時，應當大力應用現代化信息技術，設立監獄電子檔案室，構建起監獄檔案數據庫，且進行及時更新，不僅如此，還應當開發專門的檔案資料檢索工具，給用戶對信息查閱與檢索提供便利。

3.4 重視檔案管理工作人才培養

在開展檔案管理工作的過程中，監獄應當重視培養檔案管理人才，重視工作人員的技能培養。首先，監獄要對檔案管理人員進行專業培訓，也可以聘請專業人士開展講座，使他們了解檔案管理的具體流程和需要注意的問題，從而能夠有效減少工作中的失誤。其次，監獄要將優秀的工作人員送出去進行培訓，使他們學到最新的檔案管理技能，從而不斷提高檔案管理水平。最后，監獄在招聘時要注重招聘那些擁有計算機知識和檔案管理知識的復合型人才，從而有利于開展檔案信息化管理工作。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作的現實意義特殊，且價值不可估量，所以必須要高度重視工作的貫徹與落實，為其他工作的開展提供必要的保障。為此，在實踐過程中，要積極采取創新策略，以實現監獄檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

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