醫院科研檔案的管理創新思考

摘 要：隨著近年來我國醫療事業快速發展，特別是我國醫學技術的快速進步，各種有關前沿醫學科技的最新成果出現在人們面前，為了將珍貴的科學研究材料進行有效保存，做好醫院的科研檔案管理工作就顯得十分重要。然而隨著醫院科學管理制度改革，醫院的科研檔案管理工作在實踐中還存在不足。鑒于此，本文就醫院科研的步驟和程序及其檔案管理工作的特點進行分析，進而總結出醫院科研檔案管理中存在的一些問題，最后總結歸納出醫院科研檔案管理的創新思路，以期為廣大讀者提供參考。

關鍵詞：醫院科研檔案；管理創新；問題研究

醫院科研部門在進行科學研究活動時所形成的科研檔案是具有一定科學價值和保存價值的文檔材料，能夠真實有效反映出醫院的科學研究狀況，同時也是醫院檔案管理體系的重要組成部分。對于醫院的科學研究檔案，如果能高效保存和有效利用，能有效提高醫院的科研管理水平，甚至能推動我國醫療事業進步。然而隨著近年來科學管理機制改革的深化，在醫院科研檔案保存和管理方面還存在一些問題，針對這些問題進行有效研究，并找到相應的解決策略，能夠提升醫院的檔案管理水平，促進醫院在科學研究上取得進步[1]。

1 醫院科學研究的程序和醫院科研檔案管理特點

1.1 醫院科學研究的程序

醫院作為社會性服務機構，承擔著重要的科學研究責任，需要醫院管理層建立完善的科研管理制度及條例，讓醫院科學研究人員按照相應方法開展科學研究。通常，醫院科學研究活動分為五個步驟：科研選題、研究內容設計、實驗論證、數據整理和總結分析。對醫院科研檔案，從內容上來看，又可分為醫院科研項目檔案、科研文書檔案、科研成果檔案，其中項目檔案是醫院科研檔案的重要組成部分，項目檔案主要包括了項目的申請說明、申請書、項目合同、所取得成果、項目結束證明等；科研文書檔案是科研檔案的基礎和依據，是醫院開展科學研究活動的重要參考，其中包括醫院的科研制度、管理制度、醫療規定以及重要的管理文件等。科研檔案的成果檔案是對科學研究項目的重要總結，包括項目所取得的研究成果、論文發表情況、獲得獎項以及專利材料等，是衡量醫院科學研究活動所取得成果的重要標準[2]。

1.2 醫院科研檔案的管理特征

醫院科研檔案的保存與管理，并不是獨立分開的步驟與程序，而是一套完整的管理系統，針對科研項目的不同每一套管理系統都具有特色專題，能夠根據檔案內容分門別類的進行保存和管理。但是在醫院檔案管理實踐中，這套行之有效的管理系統是經過長期探索形成的，因此其管理工作有較強的連續性和聯系性，進而保障科研檔案儲存和管理不受到管理周期和外部因素影響。此外，醫院科研檔案管理的專業性較強，需要具備專業技術的人才進行管理，在實際操作過程中管理人員要注重醫院科研檔案的專業性及重要特征，實現科研檔案的有效管理和高效利用[3]。

2 醫院科研檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案管理人員的檔案管理意識缺乏

醫院科研檔案對醫院在技術的積累及科學研究活動開展方面有著積極作用，可有效提高醫院的科研技術水平，推動醫療事業發展。這也就決定了在科研檔案管理實踐中，檔案管理人員要具備較強的檔案管理意識，能針對不同種類、不同內容的科研檔案，有效搜集、整理和保存。但是在現實操作中，由于檔案管理工作較為繁瑣，進而導致檔案管理員的檔案管理意識缺乏，在一個科研項目完成后，文件材料的收集和保存，包括科研課題計劃、項目立項批準、項目合同以及成果評比等，這些都是重要的科研檔案材料，檔案管理人員必須有效管理。但由于檔案管理人員重視文件搜集效果，輕視了與科研檔案有關材料的收集，使得科研數據方面的信息記錄不夠全面，加之檔案管理人員科學意識的缺乏，導致科研檔案記錄不夠完整，使很多有價值的科研信息失去了應用價值，影響了整體科研檔案收集計劃的落實。實踐證明，只有建立完善的檔案收集管理制度，才能實現醫院科學研究檔案的科學化管理與收集，不斷提高醫院科研檔案管理水平，促進醫院科研檔案管理工作又好又快發展。

2.2 醫院科研檔案管理制度存在不足

醫院科研部門在制定科學研究檔案管理計劃時，由于沒有教科研檔案管理與實際的科學研究活動進行關聯和信息同步記錄，導致科研檔案在實際管理中效率不高，無法滿足后期科研人員信息查詢及成果運用的需要。由于目前很多醫院沒有健全科研檔案監督機制，導致檔案管理中很多文件材料內容有所匱乏，歸檔效率不高，進而造成科研檔案開發利用率較低。另外，由于科研檔案管理人員不能長期保持較好的工作態度，使得歸檔的檔案資源與科學研究活動脫節，進而降低了檔案管理效率，也影響了檔案管理人員的創造性和工作積極性。

2.3 科研檔案管理人員科學文化素質缺乏

從目前醫院科研檔案管理的實踐情況來看，科研檔案管理人員科學素質的缺乏是當前醫院科研檔案管理過程中存在的主要問題。由于醫院的科學研究活動是由各領域頂尖專家負責，所涉及的科學文化層次較深，有大量的專業醫學用語和醫學實驗數據，無論是選題立項，還是實驗論證，在醫學研究活動各個步驟中產生的文字材料都需要檔案管理人員分類保存，有效歸檔。這也就決定了醫院科研檔案管理人員要具備較高的科學文化素質，具有一定的學術背景和科研能力，能針對各類醫學科研檔案信息詳細分類、保存和歸檔，能夠針對科研活動中每一個步驟產生的檔案信息進行收集，進而保障檔案信息內容的完整性和連續性，為后期相關領域科研活動的開展提供參考。

3 醫院科研檔案管理的創新途徑

3.1 創新醫院檔案管理機制

要實現醫院科研檔案的高效管理和有效利用，最有效的途徑就是創新管理機制，也就是去除科研管理機制中阻礙科研檔案高效保存與管理的因素，解決科研檔案管理中遇到的問題，使管理機制能與檔案管理實際工作吻合。科學技術的快速發展使各種技術融入到社會生產的各個領域，因此在實際檔案管理中要轉變思維意識，通過更新組織觀念營造良好的檔案管理環境。同時要不斷加強科學研究檔案組織管理制度建設，將具體的檔案管理工作職責劃分到各個部門，實現以各部門為主體的科研檔案管理，讓具體工作得到有效落實，提升科研檔案管理效率。在具體工作開展中，需要檔案管理人員能夠為科研項目提供更加豐富和完善的信息材料，以便提高醫院的科學研究能力。對管理機制創新要不斷推動檔案管理人員轉變思維觀念，不僅要讓其從思想層面認識到科研檔案管理的重要性，還需促進檔案管理人員對科研檔案的科學性和專業性進行分析研究，推動最新科研成果進行技術轉化，使之符合醫療市場的動態規律。醫院管理層還要將科研檔案管理工作提升到議事日程上，需要構建科學完善的科研管理機制，要以加強檔案管理體系建設為基礎，由不同領導統一負責，各個科室具體負責，運用行政方法和制度手段對醫院科研檔案進行集中管理，強化管理機制建設，提高醫院整體檔案管理水平。

3.2 創新醫院檔案管理模式

醫院科研檔案管理模式創新的重要前提就是對科研檔案管理人員的工作意識進行強化，在檔案信息材料分類、搜集、整理、利用方面要由專人負責，并通過雙向協同模式實現各崗位互相監督，將具體的工作職責落實到各個部門、各個責任人，理順各個科室的關系，實現各個科室協同發展、共同配合，以強化科研檔案信息材料利用及管理。同時要對檔案管理人員進行專業培訓，促進醫院科研檔案管理人員掌握正確的工作方法，具備一定的信息化操作技能，既能夠有效搜集各類科研信息數據，也能為醫院科研部門科學研究活動的開展提供信息支持，實現科研檔案管理的井然有序。在具體的管理實踐中，要對不同的科學研究項目進行分類，對科研信息檔案進行跟蹤管理和定期檢查，避免科研檔案在管理實踐中出現問題，同時要協調專門的人員對重要的科研信息材料定期核查，既要保障科研檔案信息管理質量，也要促進檔案信息數據的真實可靠，推動科研檔案信息資源得到有效利用。

3.3 創新醫院檔案管理技術

在當今以科學文化為主的國際競爭中，專業的技術型人才成為了技術創新的基礎，針對檔案管理技術進行有效創新，不僅能提高醫院科研檔案管理水平，更有助于增強醫院的科研技術實力。這就需要對專業人才進行技術化培養，促進其掌握一定的信息化技能，并形成現代化檔案管理意識，能夠針對醫院科研檔案管理技術進行創新。在醫院檔案管理過程中，需要尊重科研檔案管理人員的創造性和主動性，要為檔案工作人員提供充足的發展空間，通過加強其專業化培訓、建立專業化的人才培養策略，促進其有效落實檔案管理工作，在全面實現檔案管理科學化、規范化的基礎上，依托互聯網技術建立專業的數據庫和數據管理系統，對各類重要的科研檔案信息進行有效存儲，全面實現檔案管理技術創新，提高醫院科研檔案管理水平。

3.4 創新醫院科研檔案資源利用模式

醫院實現科研檔案管理的主要目的并不是為了讓檔案有序排列，而是為將來科研活動的開展提供有效的資料參考，進而提高自身的技術實力。因此，拓寬科研檔案信息資源共享渠道，開發創新資源利用模式成為提高科研檔案信息資源利用效率的途徑。這就需要醫院檔案管理部門需要與其他各科室建立良好的協作關系，加強科室之間的溝通交流，促進信息技術和科研資源共享，可利用高新技術和高科技設備建立線上資源共享系統，具體可分為兩個步驟：其一可以利用信息技術對數字化平臺進行創新，可以在滿足傳統科研檔案信息資源查閱功能上，將科研檔案有關醫學的信息材料利用數字編碼方式導入到數據庫，可以建立多種題材的專業數據庫，例如，科研項目信息支撐數據庫、文檔信息閱覽數據庫、特色醫學信息數據庫等。并通過計算機進行排序和檢索，為醫院用戶提供多種檔案信息服務。其二，可以利用各種方法進行開發創新，可以將大數據技術、云計算、人工智能技術引入到科研檔案管理中，利用不同的數字編碼方法對各類重要的科學文獻信息進行電子化處理，例如科研項目專項簡介、科研項目論文匯編等，以保障各類科研項目資源得到有效利用。

4 結語

隨著我國科學技術快速發展，人們的檔案管理意識也在逐漸增強，在各個領域中應用新技術、新方法，提高工作效率。在醫院科研檔案管理中，實現科研檔案管理創新是為滿足科研信息檔案專業化管理需求，進而實現科研檔案資源的有效開發和綜合利用，對醫院各類科研活動的開展提供信息支持。這也就決定了在檔案管理實踐中，上到醫院院領導，下到檔案管理人員都要樹立創新意識，針對科研檔案管理的實際情況，應用新技術、新方法、新思路，提高科研檔案管理效率，促進科研檔案信息資源得到有效保存，以滿足醫院科學技術創新的需要。

參考文獻

[1]胡桂周，吳志華，魯鴻，錢毅，陳超.醫院科研檔案管理存在的的問題與建議[J].中國病案，2013，14（01）：17-19.

[2]陳立新，潘景之.醫院科研檔案管理的現狀及應對策略[J].科學與管理，2010，30（06）：72-73.

[3]索南玉珍.醫院科研檔案管理的現狀及對策[J].西藏科技，2016（08）：3-5.

作者簡介

盧潔貞，廣東東莞，東莞市東坑醫院