關于仲裁院仲裁檔案管理改革的思考

李程

摘 要：在現階段頻繁發生的勞動人事爭議案件中，仲裁檔案扮演著重要角色。現階段，隨著仲裁院辦公自動化與信息化的不斷發展，仲裁檔案管理存在標準規范不完善、實體建設落后、忽視電腦管理、人員能力不足等問題，急需加強改革。所以本文就從仲裁檔案管理的重要性入手，針對問題，思考改革策略，促進仲裁院提高檔案管理水平。

關鍵詞：仲裁院；仲裁檔案；檔案管理；改革策略

自國家確立仲裁制度以來，勞動人事爭議仲裁院成為解決勞動爭議的重要機構，處理大量勞動人事爭議案件，產生大量仲裁檔案，這些檔案是組成國家檔案資源的重要部分，是公民、法人及其他組織解決糾紛、維護權益的重要憑證。所以做好仲裁檔案管理工作是關鍵，如何加強仲裁檔案管理改革是仲裁院面臨的重要課題。

1 仲裁院仲裁檔案管理的重要性

在思考仲裁檔案管理改革的策略之前應先了解并深刻認識仲裁檔案管理的重要性。仲裁檔案是勞動人事爭議仲裁院在依法對案件進行審理時形成的具備查考利用價值的、按規定立卷歸檔的文書、物證、聲像等材料[1]。仲裁檔案真實記錄著勞動人事爭議仲裁活動，客觀反映仲裁院辦理案件的全過程，能監督促進仲裁員依法公正公平辦案、規范仲裁業務工作，為今后的仲裁業務提供參考資料，為仲裁院的研究工作提供原始資料等，加強仲裁檔案管理至關重要。

除了收集、整理、保管、利用仲裁檔案，檔案管理還能控制仲裁院檔案工作成本，即控制仲裁檔案的管理成本與利用成本。因為在仲裁檔案管理的總成本里面，管理利用成本占據很大的比例。一般情況下是不允許縮減仲裁檔案管理成本的，因為成本投入越多，仲裁檔案管理利用工作就開展得越好，實現最優化的檔案資源配置。但為進一步深化仲裁檔案管理改革，避免一味擴大成本，可適當控制仲裁檔案管理成本，致力于用最小的投入獲取最大的回報，優化配置資源，提高仲裁院仲裁檔案管理水平。

2 仲裁院仲裁檔案管理改革的策略建議

2.1 完善標準規范

和其他檔案相比，仲裁檔案的特點鮮明，如最基本的仲裁單位管理檔案是一案一號，從勞動人事爭議案件承辦人和書記員完成文件的制作、收集、整理和立卷、歸檔，并且辦案過程影響著檔案的歸檔等。所以仲裁院檔案部門必須要加強調研，把握形成仲裁檔案的規律，基于實際情況盡快統一制定與仲裁檔案的特點相符的檔案管理標準和規范，把仲裁檔案管理工作納入仲裁院規范化管理范疇[2]。在管理標準與規范中還應詳實規定仲裁檔案的內容、范圍、整理方法、立卷要求以及檔案室配套設備、檔案人員職責、檔案期滿銷毀等，改變仲裁檔案管理標準規范不完善、無章可循的不良現狀，奠定改革仲裁檔案管理的基礎。

2.2 加強實體建設

加強仲裁檔案管理改革的根本在于控制好經濟活動，所以仲裁院的各部門要加強相互之間的協調，將所需經費納入財政預算，強化投入管理，專門安排檔案室建設，配置改革仲裁檔案管理所需的所有設備，同時逐漸實行仲裁檔案信息化管理，確保能共享仲裁檔案管理信息，從而大大提高仲裁檔案管理工作的效率。仲裁院應在辦公區走廊合理設置LED顯示屏，將勞動人事爭議案件的進展情況以及開庭日期、地點、仲裁人員等信息公示給當事人；安放觸摸查詢一體機，存儲仲裁員信息以及勞動人事法律法規，介紹調解仲裁流程和有關仲裁活動的知識，方便當事人查閱，為當事人了解庭審情況提供硬件支持；在仲裁庭安裝幾個高清同步錄制音頻與視頻的攝像頭，設立獨立監控室，全程錄制開庭情況，并把監控建設與局域網相連，由院長與分管業務院長利用辦公室電腦遠程訪問庭審情況，隨時了解、查看勞動人事爭議案件的庭審情況；安裝使用調解仲裁業務的軟件，在軟件上操作從立案到結案的整個過程，實時監控監督案件進展情況，提高仲裁院辦理案件的透明度，提高辦案效率，提高仲裁院信息化建設水平。通過加強實體建設，發揮一系列設施設備對仲裁檔案管理改革的輔助作用，為完善收集仲裁院仲裁檔案提供條件，加快仲裁檔案管理的信息化建設進程。

2.3 強化電腦管理

為更好地凸顯仲裁檔案的重要作用，進一步深化仲裁檔案管理改革，必須不斷強化仲裁檔案的電腦管理[3]。第一，專門安排一個人負責管理電腦中的仲裁檔案，做好電腦中的仲裁文件的歸檔處理，實現長遠的電腦文件管理目標。通過對電腦中的文件進行技術加工，把已經歸檔的文件改成電腦里的可閱讀材料，也就是只能讀不能更改，區別并保護電腦文件最原始的結構，確保電腦文件可靠，使其像紙質文件一樣真正發揮效用；專門設置檔案人員負責整理仲裁檔案文書材料，并開展立卷、歸檔與保管等檔案管理工作，把仲裁檔案管理責任落實到人頭，提高仲裁檔案的立卷與歸檔的效率，禁止發生結案的案卷長時間沒有歸檔的現象。

第二，嚴格強化仲裁檔案的保管工作，統一保管、專人負責，由檔案員定期檢查仲裁檔案歸檔情況，依據規定的檔案保管期限把仲裁檔案保管好。仲裁院的檔案人員必須熟悉法律業務、忠于職守，不僅要嚴格把關，還要嚴守秘密，認真積極做好仲裁檔案的收集、整理以及電腦錄入、傳遞、保管與統計等業務，嚴格把控仲裁檔案歸檔的質量關，及時完整地收集和轉遞仲裁檔案；整理仲裁檔案時要做到及時歸檔，經手案卷蓋歸檔章，核定保管期限；電腦錄入時要把年度仲裁業務、行政文書等檔案全部輸入電腦，打印索引目錄以及全引目錄；保管仲裁檔案時要堅持每月檢查、每年清點，保證統計數據準確、統計內容完整，及時上報，把報表歸檔保存。第三，建立仲裁檔案利用臺賬，嚴格執行仲裁檔案的查閱與借閱登記制度、歸還驗收制度，在為勞動人事爭議案件的當事人、代理人提供便利的同時保證仲裁檔案資料完好無損；按期歸還借調的檔案，超過期限的必須由檔案人員及時催還，防止發生仲裁檔案遺失或泄密、被盜等現象，保證檔案安全。

2.4 提高人員能力

仲裁院檔案人員整體素質有待提高、缺乏專業知識，導致檔案管理未能達到規范化與信息化的要求，必須及時提高檔案人員的專業素質與能力。國家有專業檔案管理課程，仲裁院檔案人員應積極參加學習活動、培訓活動，明確檔案管理工作的重要性和流程。與此同時，規范處理仲裁工作流程與內容，詳細分解仲裁工作細節，明確仲裁檔案的處理方法與處理流程。仲裁檔案管理不局限于接收、存儲，還有整理、歸類、歸檔、借閱等，只有掌握科學規范的檔案管理方法，檔案人員才能發揮仲裁檔案的作用與價值。所以檔案人員要圍繞仲裁檔案長期有效這一核心，配合檔案的完整性、真實性以及條理性制定檔案管理改革方案，科學規范地收集檔案、梳理檔案、歸納分類檔案、借閱檔案，制定仲裁檔案管理工作的要求與流程，提高仲裁院勞動人事爭議仲裁檔案管理質量。

3 結語

仲裁檔案管理是勞動人事爭議仲裁院的重要工作，是影響甚至決定仲裁管理水平高低的主要因素，只有把仲裁檔案管理工作做好，才能促使相關部門與人員順利完成其他事務。在新的形勢與要求下，仲裁院務必要充分認識仲裁檔案管理的重要性，致力于建立仲裁檔案管理的標準與規范，加強實體建設，同時強化仲裁檔案電腦管理，提高人員能力，加快仲裁檔案管理改革步伐，為提高仲裁管理水平、發展仲裁事業奠定堅實基礎。

參考文獻

[1]苗雷.勞動人事爭議仲裁檔案管理工作問題及改進[J].民營科技，2017（01）：119.

[2]梁惠忠.勞動人事爭議仲裁檔案管理問題與優化方式分析[J].辦公室業務，2017（09）：115.

[3]郭雷，李玉勝.如何在仲裁檔案管理工作中貫徹以人為本的理念[J].赤子（上中旬），2015（15）：225.