中學生學籍檔案信息化的應用及管理人員素質的提升

范琳

摘 要：近年來我國教育改革的步伐正在逐年加速，而信息化作為一種信息技術被高度廣泛應用，那么信息化的檔案管理便成為了現階段中學生學籍檔案工作中不可或缺的關鍵問題。中學生在校期間的學籍檔案憑證有著非常重要的作用，在中學階段學生的入學、轉學、休學、復學、升學、出國、考試、學生評價等多方面都發揮著極為重要的作用，如何管理和利用好信息化的學籍檔案便成為學校管理的基礎和首要任務。怎樣更好的依托《全國中小學學籍信息管理系統》管理好學校的學籍檔案工作？如何利用學籍檔案信息化更方便、快捷的服務于師生、家長？下面我將對學生學籍檔案管理的信息化、服務能力等若干問題，簡單的陳述自己的觀點。

關鍵詞：檔案信息化；中學生；學籍檔案；管理人員素質

1 全省學籍檔案信息化的統一管理是必要的、科學化的創新

近年來我國教育改革的步伐加速，信息化的檔案管理成為現階段中學生學籍檔案的重要組成部分，中學生學籍檔案作為學生在校期間的憑證，在學生的入學、轉學、休學、復學、升學、出國、考試等多方面發揮著重要的作用。教育部《中小學生學籍管理辦法》和《山西省中小學生學籍管理辦法實施細則（試行）》實施以來，特別是全國中小學生學籍信息管理系統建設成并運行后，我校依托《全國中小學生學籍信息管理系統》，嚴格執行省教育廳的相關規定，在學校的常規學籍檔案管理中起到督促與推進信息化的作用。推行全省統一的中學生學籍檔案信息化管理，是完成學籍檔案管理現代化的必經之路，如何落實好學籍檔案管理工作的服務性、科學性、高效性務必施行統一的信息化管理，唯有如此才能在效率、便捷、準確方面完成質的提升和改變。

百年名校太原五中經歷了110多年的風雨征程，是一所有著光榮歷史和文化底蘊的學校，作為山西第一位共產黨員的高君宇和老一輩無產階級革命家彭真等，都是從這里走向革命的起點，參加革命活動，中共山西省第一個黨小組、第一個黨支部都從這里誕生和壯大，為后來山西的革命事業打下了穩固的基礎。這些歷史風云人物的檔案和事跡都保存完好的陳列在學校的展覽館內，每年新生入校第一課的思想教育都會在五中的展覽廳進行。由此可見，無論什么時代學生在校期間的檔案是珍貴而有歷史意義的。隨著現代化科學技術的加速發展，現在太原五中學生學籍檔案的日常管理工作成為了學校工作的一個關鍵組成部分。然而舊體制中的檔案管理存著很多的問題，比如檔案工作整理需要大量的人力和物力、保存時間周期特別長、翻閱查找所需檔案特別繁瑣的特征。

學生學籍檔案作為在學校學習的重要憑證和依據，包括學生本人的學籍卡、各學期的成績單、思想品德考核表、體檢卡、體育合格證、畢業生登記表等等，這些重要的個人檔案不是以學生的個體為單位立卷，而是以班級或者年級為單位裝訂成冊交檔案室保存，因此在查找某一位學生在校時期的各種信息就相當不容易了。如今按照省教育廳中學生電子學籍注冊的有關規定，只要新生入校后，就會為每一位學生建立編號共14位的全省統一學籍號，并將其詳細的信息錄入統一管理的數據庫，錄入完畢核對后將當年新生注冊的數據報送省教育廳基礎教育處審核并備案。我校的學籍檔案嚴格采用省教育廳統一的錄入格式，并建立健全與我校學籍檔案及學籍管理相關的制度和辦法，學籍的信息檔案應永久保存。在不久的將來網絡信息化工作啟動后，學校以及教育行政主管部門只要輸入學生14位學籍號就能夠快速準確的查詢和檢索所有學生的學籍檔案信息。家長和學生本人也能通過網絡在任何一臺計算機上查詢到學生初中階段的各類學籍方面的相關信息。

學籍檔案信息化統一管理是檔案能被更好的利用和體現價值的必然趨勢。學籍檔案信息化的利用率正在不斷提高，特別是我校這類省級示范高中、省文明單位、著名大學的優秀生生源基地，唯有將紙質學籍檔案信息化，才能突破傳統檔案管理的禁錮，實現學籍檔案統一應用價值的最大化。現階段我省統一管理檔案信息化打破了傳統管理的形式，為進一步利用好檔案資源提供了健全的體系和必要的條件，確實是一次十分必要和科學的改進。

2 實行電子學籍檔案的審核功能和健全管理制度

2.1 審核功能

多年前，學生的學籍信息都是紙制的，經過學生本人或教師人工手寫制成，難免出現錯誤。實行電子學籍檔案的審核功能是學校信息化管理的平臺，學生只要登錄到學校這個平臺上輸入自己的個人信息和密碼，就可以校對本人信息正確與否，既能保證學生自己的信息不外泄，又能減少教師的審核工作。實行電子學籍檔案的審核功能，是鞏固學校學籍檔案管理信息化的關鍵渠道。

中學生在學校期間的信息隨著家庭、戶籍或各種因素的變動而變化，那么學生的學籍信息也應及時做到相應的修改。我在學校負責初中的學籍檔案管理工作，為了能夠及時掌握學校學生信息的變動情況，建議初中各班實行月報制度，由班主任負責每月的月末匯總變動學生的信息并報送，我把各班報送的信息匯總后，在學籍系統中及時修改學生的信息并重新審核，審核后對數據進行維護和更新。例如：初中學習階段有出國的同學，一系列手續辦理完成后，必須在學籍系統中點擊出國，那么出國的學生在中考報名、綜合素質評定、中考成績等一系列的工作就與之無關了。月報制度的實行既做到自己對每一位學生學籍檔案信息和內容心中有數，又方便了學校對每個學生信息的掌握和查閱的快捷。

2.2 健全管理制度

由于學生的學籍內容包含著個人隱私的信息，不能外泄，這就要求學校健全檔案管理的相關保密制度，并且要嚴格依法實施。例如，學生參加實踐活動時需要在學校管理學籍的部門開具在校證明，由專人負責，并嚴格信息的保密制度；還有學生辦理病休、轉學、退學、復學、出國等手續時，家長或學生應按上級部門的文件精神和學校的具體要求及正常程序來辦理相關手續，由專人負責，并嚴格信息的保密制度。只有學校從實際出發建立健全信息化管理制度，才能夠保障學生學籍信息內容的安全性；才能夠確保學校學籍管理工作的正常運轉；才能夠真正從信息化管理中得到實惠。

3 學校學籍管理人員素質的提升，開啟校園信息化管理的新模式

我們要牢固樹立全心全意為師生服務的宗旨，誠心誠意為師生服務的情懷，努力維護好師生根本利益是學校服務的基本要求。檔案管理人員服務水平與信息化建設是密不可分的，信息化建設與檔案服務能力提升有著必然的聯系。通過對學校學籍管理信息化的不斷推進，不斷改善管理服務的手段和方式，不斷提高管理服務的質量和水平。

學校學籍信息化管理應有專門的、高素質的管理人員。信息管理人員在經過相關部門的培訓之后，能嫻熟的操作學籍檔案管理系統，確保工作的質量；學籍的錄入、整理和歸檔是一項繁瑣的工作，檔案管理人員必須有使命感、嚴謹、仔細對每一位學生的學籍檔案進行分類，根據年級和班級進行標記，以簡便查閱步驟，關鍵內容務必要備份信息；信息管理人員要對學生的學籍管理系統進行正常的升級以及精細的維護。

檔案管理人員素質的高低，決定了服務能力和水平的高低，因此我們要不斷加強業務方面的學習，提升專業方面的素養，善于總結工作中出現的問題，勤于思考問題出現的什么方面，不斷創新檔案信息化和服務能力的最大化利用。隨著高科技的日益變化和廣泛應用，檔案信息化的技術平臺正在發生著質的蛻變與飛躍，那么對檔案管理人員的業務知識、信息技術以及檔案方面的知識等有了新的更高的技術要求和能力的體現。有壓力才能有動力，在這樣的高科技趨勢下，新型檔案管理人才，首先應該認真貫徹國家、省、市檔案主管部門關于加強新時期檔案人才隊伍建設的指示精神，實實在在抓好檔案管理人員的管理、教育和培訓，采用“走出去”與“請進來”相結合的方式，加速提升檔案信息化的進程；其次，要積極參加關于檔案方面的各類培訓和學習，比如參加由省檔案局組辦的“蘭臺大講堂”公益活動，聽名師講檔案信息化方面的專業知識，學名師從檔案信息化知識中提升的內涵，用名師從檔案信息化中提練出的精髓；再有就是開展橫向聯系，向先進的單位學習精華，取長補短，更有效的利用檔案信息化在校園的各個領域中發揮的作用。作為一名省級示范學校的學籍檔案管理人員，應當積極踴躍的開展自學和繼續教育的深造，不停的完善自己檔案信息化專業方面的知識體系，以持之以恒的態度讓自己在學籍檔案信息化專業的路上越走越堅實，思路越來越開闊，使自己具備更強、更全面的知識存儲量和敏銳的信息意識，用良好的信息道德和過硬的信息處理能力來完成學校學籍信息化的各項工作，并認真做好我市學籍檔案網絡信息化的建設和正常運行的工作。

4 結束語

檔案有著濃縮的歷史，積淀的文化，蘊含的內涵，在一生的成長中記錄了接受教育、增長見識、陶冶情操的點點滴滴。怎么能夠更好的利用檔案信息化來服務學校、服務師生，是下一步我們研究的方向。我們將用更人性化、務實求真的理念來武裝自己，不斷探索和研究新方法，分析當前的新形勢，解決遇到的新問題，加快檔案信息化的進程，展望檔案信息化的美好未來！

參考文獻

[1]唐風華. 高中學籍檔案網絡信息化管理芻議[J] 陜西檔案 2016.12.25

[2]甘露. 信息化管理在新形勢下中學生學籍檔案的實施 [J] 技術與市場 2016.5.15