優化文秘檔案管理

王芙榕

摘 要：檔案管理工作就是將過去形成的公文、文件資料等收集、整理、立卷、歸檔、保存、移交、銷毀等，及時做好相關檔案的借閱、對檔案存放地的保密管理等，從這些可以發現，文秘和檔案管理員的工作具有一定的重復性，是相輔相成的。當今時代，計算機網絡快速發展，辦公室自動化的優勢越來越明顯，既能節約資源，減少辦公成本，又能大大提高工作效率，因此，辦公室工作人員必須努力跟上時代，順應時代科學技術的發展，認真學習相關的計算機操作知識，努力提高自己的動手操作能力。

關鍵詞：文秘工作；檔案管理

1引言

文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為領導機關當好參謀，處理好事務性工作。文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。文秘部門要加強檔案管理，實現檔案管理信息化建設的同步發展，更好地為企業生產經營服務，應從以下幾個方面入手。

2文秘工作和文秘檔案管理的定義

2.1文秘工作的定義

作為辦公室的文秘，簡單理解就是領導的助手，負責傳達上級的指令和相關信息，還要幫助上級領導起草文書，整理文件，來協助領導完成工作和決策，對于文秘來說，跟文件打交道，起草、整理、傳達文件，并且要及時處理好相關文件，完整地保管好文件，最大程度發揮公文的重要性并且有效推進，更好地為上級領導服務，文秘是一項實踐工作，在單位中起著協調的作用，要有高度的政治覺悟和對于職業的道德水平，要有保密意識，對于重要的文書要高度重視并且保密。

2.2文秘檔案管理工作的定義

文秘檔案管理工作，主要是對單位內部的檔案進行收集和管理，并且把資料和相關文書分類整理立卷并且妥善保管，工作的主體是文書、會計、人事的相關資料，文書檔案室記錄政務活動的檔案，是比較常見的檔案管理類型，是集中統一管理好管轄范圍內的各種檔案，保障檔案的完整和安全，大力開發檔案信息資源，進而為領導決策和單位的各項事務工作提供科學的依據。

3文秘與檔案管理工作的關系

第一，檔案管理對文秘工作具有重要的基礎性作用。辦公室是開展管理工作的重要機構，對于日常工作來說屬于“中樞”，因而辦公室一定要發揮好自身的作用，為工作創造條件。由于檔案管理是對各類信息進行收集、匯總、整理和分析，通過立卷歸檔的方式發揮自身的作用，從這一點來看檔案管理工作對辦公室的文秘工作能夠提供重要的基礎上工作，比如檔案信息可以成為文秘工作的重要依據，可以為決策提供有力的咨詢服務，特別是在信息化飛速發展的形勢下，通過大數據的運用，能夠為文秘工作的更好開展奠定數據基礎。

第二，文秘工作對檔案管理具有重要的保障性作用。辦公室必須抓好溝通與協調工作，服務是辦公室的重要使命。文秘工作在服務方面具有專業化的特點，特別是掌握各類文件以及相關的信息，這就使得文秘工作能夠為檔案管理工作的深入開展提供重要的保障作用，比如文秘工作的很多文件資料、相關信息、影音資料等等，都應當進行歸檔，這也是檔案管理的重要內容，因而文秘工作的保障性功能就會得到更大程度的發揮。

4優化文秘檔案管理的策略

對于文秘與檔案工作來說，都是辦公室工作的重要內容，特別是在當前社會經濟體制不斷改革的情況下，企業內部管理體制的變革，都要求文秘與檔案管理工作更有效的開展，最大限度提升工作效率和工作質量。通過對文秘與檔案管理的關系進行系統的分析，建立科學有效的運行體制和管理機制，使其能夠共同發揮作用，推動辦公室工作取得更好的成效。

4.1轉變思想觀念，提高自身專業素質

隨著社會形勢的變化和發展，文秘檔案管理工作必須正確認識自己工作的重要性，并努力改變思想觀念，努力尋求高效兼顧的方法，提高工作效率的同時，提高自身的專業素質。首先對檔案工作要有高度的認識，重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，檔案整理工作的規范性要求隨著時代發展越來越高，文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能僅憑主觀臆斷來確定文檔的歸檔價值。其次，要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。同時要有較強的職業悟性，要隨時將 “檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。按照檔案管理辦法的相關要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。

4.2融通工作制度

從文秘工作與檔案管理工作的緊密型可知，其在工作中必須要在組織制度中進行有效的融合，實現對文檔的科學化和合理化管理。秘書部門與檔案管理部門在很多企業都屬于同一個部門的兩個獨立運行個體，在工作上由于溝通不到位或者理解存在偏差等，會使檔案的質量難以得到保證，數量也存在缺失，進而使檔案管理面臨一定的困難，或者由于檔案管理的問題使得文秘工作的查閱不便。因此需要將文秘工作與檔案管理工作進行有效的結合，建立一個綜合性的工作制度，以我國相關的法律條例為基礎，制定嚴格的簽發、審核等手續，進而保證公文的質量。同時根據管理的實際情況，建立嚴密的檔案收集以及整理人員網絡，使各部門的檔案管理人員做到各個崗位、各個層次都有人負責，形成一個互相配合、左右協調的管理體系，進而推動文秘工作與檔案管理工作的共同發展。

4.3及時做好電子歸檔及規范管理工作

隨著檔案管理信息化的發展和網絡建設的逐步推進，統一的網絡平臺整合檔案，最大限度實現信息資源共享成為必然的趨勢。文秘部門要主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。同時要在現有技術狀態下根據查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進行掃描，使其能全文瀏覽；然后根據客觀的人力、物力和財力情況，有針對性、有計劃性、有重點性地逐步實現原有檔案的數字化轉換。

4.4加快檔案信息化建設，提高檔案工作現代化水平

隨著以互聯網和云計算為代表的網絡時代與大數據時代的到來，檔案管理現狀已不能適應檔案事業的發展需要，檔案基礎業務建設的中心向檔案管理信息化建設轉移。只有改變傳統的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會，避免檔案機構變成純粹博物館式的收藏機構。要加強基礎業務工作，在建立科學的檢索體系方面下功夫。尤其要加強機讀目錄數據庫建設，不斷適應信息化、現代化管理的需要，實現從手工檢索向計算機檢索的全面過渡。

5結束語

總之，文秘工作和檔案管理工作在企業里占有至關重要的地位，對于企業的長期發展有著一定的促進作用，與日常的工作管理內容密切相關，實現文秘工作與檔案管理工作的有效結合，相關單位要不斷引進先進的管理觀念，加強檔案信息化和數字化的管理；還要加強對文秘工作人員的專業技能的培訓，找到兩者的關聯點，避免出現問題，并且采取一些措施，提升文秘工作和檔案管理工作的融合發展，提高工作效率和管理效率。

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