探討人事檔案管理存在的問題與建議

柏慧 周紅日

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，它全面真實的記載著一個人不同時期的人生軌跡，包括個人經歷、業務能力、工作實績等重要信息。人事檔案管理作為人事管理工作中的一個重要組成部分，其管理水平的高低，直接影響單位和個人的工作效率和質量。因此，切實做好人事檔案管理工作，對于調動各類人員的工作積極性，全面完成機關、企業事業單位和個人的各項目標任務，發展經濟等都具有非常重要的促進作用。但目前我國的人事檔案工作還存在一些問題，給人事檔案工作的發展造成很大影響。因此，筆者結合實踐對人事檔案管理存在的問題進行全面分析，并提出有效的建議，對提升人事檔案管理水平，促進經濟社會的進步與發展具有重要的現實意義。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；建議

人事檔案是機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統地考察和了解一個人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發、利用不可缺少的重要參考依據。人事檔案對于每個人來說也是極其重要的，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障。但是在實際工作中發現，目前我國人事檔案管理方面還存在很多問題，不僅給人員的變動、工資調整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，同時也直接影響到人才合理使用，嚴重制約了人力資源的開發，難以為現代人力資源開發、使用提供有效的服務。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，為更好地為選拔和任用人才提供真實可靠的依據，具有極其重要的意義。下面筆者結合實踐對人事檔案管理存在的問題進行全面分析，并提出有效的建議，旨在對人事檔案管理水平的提升有所助益。

1 人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”---食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事制度必將走向臺前。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制度等限制，發展代理業務，改革戶籍、人事檔案 管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。筆者認為，人事檔案及制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展。

內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外隨著時代的發展，人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足單位的發展需要。如記載個人履歷、社會關系、政治 面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷的質量。使用上，技術手段滯后，運行效率。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力、效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平 不相適應。

2 提高人事檔案管理水平的建議

保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化：

1）實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬于歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

2）改進檔案的檢查與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方法進行，這兩種方法均是有一定科學性，但用記起來費時，用起來繁瑣，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為了提高檔案管理水平，可以采取計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行人事檔案原件管理系統，使查檔人員利于計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件 ，不僅可以提高查閱檔案速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

3）分類管理。國家公務員的檔案管理由組織人事部門按管理權限建立并管理：其余人的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種界限，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

4）人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查：同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

5）利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

3 結語

為了轉變人們對人事檔案無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。

參考文獻

[1]陳玉華，文雪峰.淺談認識檔案管理的發展方向[J].檔案管理，2015，（4）.

[2]李保平，鄭敏等.關于人事檔案管理現狀分析及對策研究[J].現代檔案管理技術，2016，（3）.

作者簡介

柏慧（1990-）女，漢，湖南永州，本科，助理館員，研究方向：機關及企事業單位綜合辦公部門檔案管理、人事部門檔案管理。