社會保險檔案管理模式創新問題及策略探討

翁凌燕

摘 要：社會保險檔案管理工作在保證參保人員合法權益，維持社會和諧穩定等方面具有重大意義。而當前的社會保險檔案管理工作還存在一些問題和不足，需要相關人員加以分析，創新社會保險檔案管理模式，解決存在的問題，提升社會保險檔案管理工作質量和水平，促進單位的工作開展。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；模式創新

1 引言

社會保險是國家和政府制定的為喪失勞動能力、暫時失去勞動崗位或因健康原因造成損失的人口提供收入或補償的一種社會和經濟制度。在改革開放進程中，社會保險是對群眾進行身體和財產保護的重要措施，是保障民生的重要手段。對于勞動和社會保障中心來說，社會保險檔案的管理是工作的重點，因為社會保險涉及到的內容很多，也很復雜，給檔案管理工作帶來一定困難。

2 社會保險檔案管理工作的重要性

一方面，社會保險檔案管理工作是保證參保人員合法權益的基礎，使參保人員維護自身合法權益的憑證。社保關系到民生，涉及到的范圍很廣，專業性也很強，社保檔案記錄著參保人員的基本信息，也記錄著保險發生的過程，諸如社保關系轉移、參保繳費記錄、待遇享受情況等，是參保人員享受社保待遇資格的核定憑證。另一方面，社會保險的檔案管理關系到社會的和諧穩定。社會保險檔案是民生檔案的重要組成部分，關系著千家萬戶的利益，因此社會保險檔案管理工作的質量和效率，關系著廣大參保人員的切身利益，社保檔案管理工作一旦發生問題，必然會對參保人員的利益產生影響，進而對社會穩定造成威脅。

3 社會保險檔案管理中存在的主要問題

3.1管理形式不統一

鑒于社會保險檔案管理工作的重要性，鑒于社會保險檔案管理已收到多方面的重視，但在實際工作開展中，并沒有取得預期的效果。最為明顯的問題就是沒有統一的管理形式，管理工作的規范性不強。社會保險業務在受理和創建過程中，需要涉及到大量的業務資料，這些資料不可能由一個部門完成，而是由多個部門合作提供的，需要多個部門之間的協同工作，有時還可能出現工作內容的重復，這樣不僅降低了鑒于社會保險檔案管理工作效率，也造成了一定的資源浪費。

3.2管理的專業性不強

傳統的檔案管理模式是利用紙質檔案進行管理，但這樣檔案的丟失和損壞可能大大增加，天氣濕潤會造成檔案發潮，天氣干燥則有可能引發火災，這些會造成紙質檔案不可挽回的損壞，給檔案管理增加了難度。而現在隨著信息技術的發展，電子檔案逐漸代替紙質檔案成為檔案管理的主要形式。但很多單位對于信息技術的應用還不廣泛，尤其很多單位的保險檔案非常多，工作量重，難以及時將傳統的紙質檔案轉換成電子檔案。而且檔案管理的信息化管理制度還不明確，導致管理內容混亂、模糊、不準確，長期以往出現檔案丟失、損毀等問題，影響鑒于社會保險檔案管理工作的開展。另外就是社會保險業務的飛速發展，對于檔案資料的需求也越來越大，也進一步增加了檔案管理的難度。

3.3管理方式落后

現有的檔案管理方式并沒有全部落實，很對規章制度的實施存在漏洞，影響鑒于社會保險檔案管理工作的開展。而且部分單位尤其是基層單位的檔案室的基礎設施建設不足，容易出現檔案丟失的情況。另外電子檔案還涉及到檔案網絡安全的問題，因為很多文件沒有特殊的字跡或簽名方式，錄入電腦后都是統一格式，因此容易被篡改，也存在泄漏的危險；單位的檔案管理系統一旦被人攻擊也會導致檔案數據的丟失或被篡改，存在很大的網絡安全隱患。

4 新時期社會保險檔案管理模式的創新策略

4.1健全檔案管理體系

新時期對于社會保險檔案的管理，首先要根據時代發展的特點，以及社會保險檔案的特點，完善檔案管理制度。社保單位要根據本單位的工作內容，制定詳細的檔案管理規章制度，劃定明確的檔案管理內容，確定社會保險檔案管理的改革方向和優化策略；制定嚴格的檔案管理工作內容的收集、歸納、整理和劃分標準，保證提供的社會保險資料準確真實；開展檔案管理的法治化和標準化建設，完善檔案管理相關的法律法規，確定社會保險檔案管理部門的管理職責和范圍，將責任明確到個人和崗位，方便在出現問題后追責。其次要建立嚴格的管理標準，社會保險檔案管理應朝向科學化、制度化、標準化和規范化方向發展，因此要制定科學的管理方式，適用嚴格的管理標準。比如對于社保檔案的收集、文獻歸檔、信息整理和儲存、運用、檔案轉交等，都建立嚴格的標準和規范，按照檔案類別、內容、載體等的不同，制定不同的保管期限和歸檔位置等。

4.2加強信息化建設

在新時期要借助信息技術和互聯網技術，在檔案室配備先進的計算機和硬軟件設備，建立單位內部的社會保險電子檔案管理系統，一方面實現對現在社會保險工作和參保人員檔案的電子化管理，同時要保證電子檔案的網絡安全；另一方面，實現對單位過去社保工作留存的紙質檔案的轉化，轉換成電子檔案，對內容進行整理和備份，防止資料丟失、損毀等。還要加強對于檔案信息搜索的信息化建設，提高檔案資料的收集速度和查詢速度，加快社保業務的辦理。另外，還應與其他部門和地區政府的電子系統進行聯合，形成覆蓋全國的社會保險檔案管理信息系統，加快信息共享和流通，進一步加強社保工作的效率。

4.3提高管理人員素質

創新社會保險檔案管理工作，還要注意加強檔案管理人員的素質建設，提高檔案管理人員的管理水平。第一，在面向社會招聘時就注意招收有一定計算機背景的高水平的檔案管理專業人才，進行崗前培訓；因為社保單位是事業單位，人員由政府系統統一招聘，要盡量避免招聘非專業的人員進行檔案管理工作。第二，加強對現有檔案管理人員有關社保資料收集、鑒定、歸檔、整理和存儲、檢索等工作的培訓，邀請專家舉行社保檔案管理知識講座，或者為管理人員提供外出交流學習的機會，同時與其他社保單位交流最新的社保檔案檔案管理工作模式，學習其他社保單位的先進經驗。第三，組織培訓后考核活動，與獎懲機制相掛鉤，聯系人員的績效考核，以促進檔案管理人員的積極性。

4.4重視創新管理

社會的持續進步，單位也在持續發展，社會保險檔案管理工作內容也在逐漸豐富。因此要重視對于檔案管理的創新。比如堅持對于檔案管理的統一性，將檔案管理工作的領導、單位、機制、監管和指導工作等都做到統一標準、統一規范、統一內容，減少不同單位之間由于社保檔案內容或格式或載體等不同帶來的轉交工作上的難題，這樣不僅可以最大化實現社保檔案的價值，而且也能提高地區和單位之間社保工作開展的效率。

5 結語

社會保險檔案管理對于社保單位工作的順利開展具有十分重要的意義，也是推動社會社保事業發展的關鍵。因此在信息化水平穩步上升的新時期，單位要結合信息技術，實現社保檔案的信息化、規范化、標準化管理，確保社會保險檔案管理工作的有效性。

參考文獻

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