服務在檔案管理中的重要作用

葉佐林

摘 要：檔案管理是現代經濟建設的重要組成部分，為經濟建設和城鎮發展提供強大的信息支持。當前在檔案管理當中技術不斷進步，效率得到不斷提高，但是在實際的服務當中還存在不少的問題，如服務重視力度不夠、服務機制不健全等問題。因此對服務在檔案管理中的重要作用進行具有重要的現實指導意義。論從服務在檔案管理中的重要作用出發，分析檔案服務管理當中存在的常見的問題，最后提出檔案服務管理的具體措施，提高檔案管理服務水平。

關鍵詞：服務；檔案；管理

隨著我國經濟建設的快速發展，我國各行各業獲得快速的發展，在各行業的發展當中需要多方面的后勤支持，其中檔案管理就是一方面。檔案管理承擔了社會發展和企業管理信息支持的重要任務，現實當中檔案管理不但要為社會和經濟發展提供信息支持，還應該為其他行業和人員提供良好的服務，因此把檔案管理定位在服務部門也不過分。對服務在檔案管理中的重要作用進行研究具有重要意義。

1 服務在檔案管理中的重要作用

服務在檔案管理中的重要作用主要體現在以下幾點：

1.1 服務是提高檔案管效率的因素之一

在檔案管理的過程當中，很多人員看到的是專業信息技術的傳遞，其實在信息傳遞的前提上是服務好壞。如果在檔案管理當中，一個良好的服務流程和意識，那么相關檔案管理系統會更高效的反應現實的要求，檔案可以更高的為社會和經濟發展服務。反之如果服務較差，檔案管理就會與所學要的行業產生沖突，影響實際管理效率。

1.2 服務是提高檔案客戶滿意度關鍵

服務是提高檔案客戶滿意度關鍵。在現代經濟的快速發展過程當中，各行各業競爭日益激烈，檔案行業也是一個方面。在檔案行業的發展過程當中，不但需要具有良好的專業技能，還需要具有高效的服務意識，只有充分的服務，滿足不同種類的客戶需求，才能提高客戶對檔案管理的滿意度，從而從根本上提高檔案管理的自身競爭力。

1.3 服務是提高檔案管理人員素質的重要內容

在檔案管理人員的內部素質結構當中，除了專業素養之外還需要具有良好的服務意識。因此在實際的工作當中，如果一個檔案管理人員具有良好的服務意識或是超前的服務意識，那么這個檔案管理人員的自身素質也會高于其他人員。因此衡量一個檔案管理人員自身的競爭力高低，服務就是其中的一個重要內容。

2 檔案服務管理中存在的常見的問題

2.1 重視程度不夠

目前在很多檔案機構的管理過程當中，對檔案服務管理重視程度不夠。在實際的管理當中，很多管理人員認為，檔案管理的重點工作是檔案信息管理的問題，保障檔案信息的準確性和及時性。對檔案服務管理重視不夠，認為服務是可有可無的東西，因此沒有有效踐行檔案服務管理的基本思想。

另外在檔案管理的過程當中，在相關投入上還是存在不足，如在實際的檔案服務過程當中還是過去老舊的檔案信息索取模式，在硬件和軟件服務上都存在嚴重的不足，也影響了檔案的服務效率。

2.2 服務管理機制不健全

服務管理機制不健全是當前檔案服務管理當中較為常見性的問題。其主要表現在，在實際的檔案管理當中沒有一個健全的服務管理制度，如在實際檔案管理過程當中，相關部門職責不清楚，部門之間相互有時候為了工作相互推諉，影響了用戶的實際檔案需求。另外在檔案服務過程當中，相關用戶投入流程處理不完善，針對檔案服務過程當中產生的投訴問題，就沒有一個明確的管理制度，這樣長期下去會嚴重影響檔案管理的社會形象。

2.3 管理人員素質不高

目前在檔案行業的建設和管理過程當中，管理人員素質不高問題也較為突出。很多檔案管理人員都是都是長期幾年或是幾十年保持在同一個工作崗位，這部分人員在實際的工作當中，已經習慣了按部就班的流程，缺乏應有的服務意識和超前服務意識。在這樣的工作狀態下，服務水平當然不高，在用戶進行檔案咨詢的過程當中，都是一種無所謂的態度，不能提供熱情的服務，服務效率較低。

3 加強檔案服務管理的對策

3.1 加強檔案管理服務管理的重視力度

在檔案服務管理的過程當中，首先就是要加強檔案管理服務管理的重視力度。在實際的管理當中，檔案機構和部門負責人員要高度重視服務在檔案工作的重要地位，將服務與檔案技術管理放在同樣的位置。只有領導層有效的重視才能確保檔案管理服務的有效進行。

另外在檔案服務管理當中，需要有良好的硬件和軟件支持，只有良好的軟件和硬件設備支持到位才能，為廣大的用戶提供良好的檔案服務體驗。加強檔案管理部門的場館配置和設備配置，當代城建檔案管理逐步向業務規范化、標準化，技術現代化、 信息化， 服務社會化、 多元化方向發展。城建檔案管理工作今后必然也要強化其對社會服務的功能，提高社會服務的服務水平，拓寬社會服務的服務層面。要檔案保存場館和對外服務場館的建設。增加檔案管理的技術含量， 引入當前檔案管理的新技術、 新設備、 加快檔案信息化建設。

3.2 健全服務管理機制

在檔案服務管理的過程當中要健全服務管理機制，首先就是根據自身的情況建立檔案服務管理制度，對檔案服務的流程、相關人員的崗位職責、投訴處理流程等要有一個明確的規定，只有這樣才能為檔案服務提供規范和指導。檔案管理部門根據新時期檔案管理工作變化發展的新情況，適時調整管理部門的科室和人員配置，消減不符合客觀現實需要的科室，更好的服務當前經濟社會發展。要不斷加強城建檔案部門規范化、標準化建設。嚴格管理，有法必依，有章必循。確保檔案管理不出疏漏，不出差錯。同時，簡化檔案使用的相關手續， 提高檔案的利用率，增強檔案的社會服務功能。

3.3 提高管理人員的專業素質

在檔案服務管理的過程當中，管理人員是關鍵，因此在實際的管理當中，可以通過多種途徑提高管理人員的服務素質，第一，可以加強內部的培訓。建立常態化的培訓機制，將檔案管理的性質、服務的重要性等各種知識技能傳授給相關人員提高實際的服務意識。要不斷學習黨在新時期的理論思想和路線方針政策，深刻領會新時期社會發展 “以人為本” 理念的內涵， 牢固樹立以人為本的服務理念。要掌握檔案管理新知識、新技術，借鑒發達國家城建檔案管理工作好的經驗。 第二，可以建立持續性的考核機制，對服務較好的工作人員，進行薪酬提升和職位提升，對服務工作較差的人員進行通報批評，使內部形成一個能上能下的機制，從而促使相關人員服務技能的提升。

4 結語

從以上的分析我們可以看出，服務在檔案管理中具有重要的作用，其作用主要表現在服務是提高檔案管效率的因素之一、服務是提高檔案客戶滿意度關鍵、服務是提高檔案管理人員素質的重要內容。但是在當前檔案服務管理中存在重視程度不夠、服務管理機制不健全、管理人員素質不高等問題。因此在實際的管理當中要采取針對性的改進措施，要加強檔案管理服務管理的重視力度、健全服務管理機制、提高管理人員的專業素質，從而從根本上提高檔案管理服務水平。

參考文獻

[1]李靜.服務意識下高校檔案管理工作思考[J].辦公室業務，2017（20）：139-140.

[2]張彩霞.知識服務：一種檔案管理新模式[J].管理觀察，2017（22）：69-70.

[3]朱俊義，丁海英.檔案管理服務功能的社會轉變與拓展[J].人力資源管理，2017（08）：390-391.