淺談前饋控制理論在檔案前端控制中的運用

侯怡夏

摘 要：本文簡單介紹了前饋控制理論在檔案前端控制中的應用，針對檔案前端控制系統的建立展開了深入的研究分析，結合本次研究，發表了一些自己的建議看法，希望可以對前饋控制理論在檔案前端控制中的應用起到一定的參考和幫助，提高前饋控制理論應用有效性，更好的滿足檔案前端控制工作實際需要，使檔案管理質量得到有效保證。

關鍵詞：前饋控制理論；檔案前端控制；運用

當前計算機技術、網絡技術等迅猛發展，電子文件數量有了明顯增多，對傳統檔案管理工作帶來了嚴峻考驗和挑戰。與傳統檔案管理相比，電子文件管理在其生成時進行相應的整理和鑒定，能夠很大程度上減輕之后工作壓力。檔案前端控制逐漸成為檔案管理工作的一項必然發展趨勢。將前饋控制理論應用在檔案前端控制中，能夠為檔案前端控制的實現提供理論支撐，本文就此展開了研究分析。

1 前饋控制理論在檔案前端控制中的應用

檔案前端控制主要是同時展開文件的管理和檔案管理，在檔案管理工作本身就屬于一種前饋方式，能夠提前管理和控制系統作用，提前采取相應的防范和應對措施避免有不利影響出現，使檔案質量得到有效保證。也就是說，檔案前端控制需要從信息源頭出發，檔案管理人員利用自身的技術素養，保證有價值的檔案資料不出現損毀和流失情況，使檔案管理質量得到提高。

1.1 檔案前端控制需要滿足的條件

檔案前端控制不僅是前饋控制思想表現形式，同時還與其他控制系統密切相關，想要實現檔案前端控制，第一，需要對輸入變量有全面、詳細的分析，比如說針對某項計劃在展開前端控制時必須要做好職能活動情況、文件整理、文件內容等信息的詳細了解；第二，輸入變量確定后，需要結合實際情況建立相對應的前端控制模式，為前端控制的實現打下良好基礎；第三，檔案管理人員還需要做好相應的監督、指導等工作，及時發現錯誤并糾正；第四，有問題出現時，需要有相應的解決控制措施。

1.2 檔案前端控制要求

首先，準備性要求，檔案管理人員在前端控制應用方面首先要保證準確性，有準確、詳細的信息；其次，適時性要求，必須要保證控制工作及時性，及時處理獲取的信息，尤其隨著電子文件的大量出現，必須要對其運動規律有詳細了解，把握質量關；再次，經濟性要求，前端控制中經濟效益同樣十分關鍵，經濟效益主要是指控制支出與控制成本相比不會有太大差異；最后，糾正行動，檔案前端控制主要是為了降低各類問題的出現，保證檔案質量，但是在控制過程中問題的出現很難有效避免，必須要做好相應的糾錯和糾偏工作。

1.3 檔案前端控制工作原理

在檔案前端控制中，想要取得理想的控制效果，控制系統的建立必須要遵循相應的原理，比如說控制關鍵點、組織適宜性等，這些原理需要在檔案前端控制工作中得到體現。

2 檔案前端控制系統建立的建議

2.1 給予政策方面支撐

以往檔案部門的職能主要集中在事后的接收和整理方面，業務部門提前介入必須要獲取行政部門在政策方面的支撐，保證檔案前端控制合理合法展開。另外，想要使檔案前端控制從人員角度得到落實，還需要采取統一管理方式，建立系統性的管理工作網絡，實現對檔案資料的全程化管理。檔案資料管理工作的督查指導存在有較大難度，管理部門相關工作人員需要主動承擔起自身責任，保證整個檔案資料管理工作的連續性。

2.2 前端控制模式的建立需要符合實際情況

檔案前端控制模式的建立，需要有相應的管理機制和標準，以此為基礎實現對檔案前端控制成效的有效評價。在標準建立方面需要保證其權威性，將檔案前端控制劃分為若干不同目標。只有保證前端控制模式建立與實際情況相符合，才能夠取得理想的控制效果。

2.3 提高工作人員專業技能和綜合素養

檔案前端控制過程中相關工作人員需要對業務活動有詳細了解，這對業務人員素質有十分嚴格要求。檔案資料管理人員在日常工作中不僅需要對資料業務有熟練把握，同時還需要有足夠責任心，熟悉項目領域，為檔案資料工作給予及時的指導，提高檔案資料前端控制有效性。也就是說，檔案前端控制人員素質的提高在整個檔案前端控制中起到十分關鍵性作用。

2.4 利用法律手段保證檔案前端控制的實現

檔案前端控制只有在法律支撐情況下才能夠順利有效落實，在實際工作過程中，可以采取條款和合同方式，使檔案前端控制合法化。將檔案管理工作作為項目合同中一項主要內容，從資料收集、整理和歸檔方面出發，在合同中詳細列明。針對項目檔案展開全方位、全過程管理，使資料檔案的準確性、完整性得到保證。檔案前端控制的實現，還需要將整個檔案管理工作看作整體，自檔案材料信息制作起就使其處于控制狀態，將檔案管理工作與文件管理工作相互融合，保證檔案檢定工作貫穿在整個項目管理權過程，最終實現對檔案的規范化和標準化管理，提高檔案管理水平。

3 結束語

當前電子文件數量越來越多，對檔案管理工作提出嚴峻考驗。檔案前端控制能夠從檔案形成時刻出發，實現對檔案的全過程控制，保證檔案控制質量。前饋控制理論應用在檔案前端控制中，有著非常好的應用效果，能夠使檔案前端控制有效性有明顯提高。在檔案前饋控制系統建設過程中，首先要給予政策方面支撐，其次需要符合實際情況，還需要提高工作人員專業技能和綜合素養，最后要利用法律手段保證檔案前端控制的實現，通過這些方式，提高檔案前端控制系統建設有效性。

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