醫院特種設備檔案工作現狀分析與管理探討

摘 要：醫院特種設備檔案即安全閥、壓力容器、氧氣瓶、中心供氧、高壓氧艙、醫用電梯等設備，在投入前以及投入后使用都需要記錄在案，從而形成檔案后構成醫院特種設備檔案。可以說醫院醫療特種設備對醫院科研、醫療、教學、患者生命安全、醫院從業人員等有著積極的促進作用，由此凸顯醫院特種設備檔案管理重要性。對此，本文則從醫療特種設備檔案工作現狀為切入點分析其具體管理措施，望給予醫院檔案管理人員提供參考。

關鍵詞：醫院特種設備；檔案；工作現狀；管理

醫療設備管理在醫院基礎管理體系中占據重要位置，其檔案管理效率更是評價醫院管理水平指標之一。醫療特種設備在采購中會形成照片、圖片、文件、光盤等各種信息材料，因而其管理水平直接影響醫院醫學治療水平，一定程度還會影響醫院運營成本。但目前醫院特種設備檔案普遍存在管理意識淡薄、缺乏健全采購驗收制度以及醫院領導缺乏重視等現狀，不利于醫院特種設備檔案管理效率。因而需要不斷優化特種設備檔案管理，使其能充分發揮作用，保證醫院正常運行和經濟效益。

1 醫院特種設備檔案工作現狀分析

1.1 設備檔案管理意識淡薄

在大部分醫院都存在重視臨床治療和科研學術，忽視后勤等意識觀念，缺乏重視特種設備檔案管理，崗位管理力量也十分不充足，更嚴重忽視設備檔案在醫院生活秩序和安全生產中重要作用。再加上沒有定期對特種設備檔案管理人員教育培訓，以致于管理人員水平和能力出現參差不齊情況，隨意存放設備檔案資料。

1.2 設備方面的問題

醫院特種設備的數量和種類比較多，安全監管的難度比較大。蒸汽管道、壓縮空氣管道以及天然氣管道等來源不同，并且有的采取架空方式，有的采取埋地方式，新舊的程度也不同。各個單位對于特種設備的使用、維護以及保養檢查工作不夠重視，設備的使用情況以及安全狀態存在比較大的差異。設備在日常的使用、維護和保養中存在脫節的現象，部分移動式空壓機購買的渠道比較多，在使用的過程中沒能夠及時納入到安全監管的范圍，存在一定的安全隱患。

1.3 醫院領導極度缺乏重視

很多醫院后勤設備管理干部均從其他崗位轉職而來，但多數醫院領導并不重視醫院后勤工作，更不注重對外引進優秀后勤人才，培訓教育體系更不知從何談起。以致于很多后勤工資人員缺乏基本醫學知識，再加上醫學技術快速發展，各種頂尖和高端設備引入醫院，和醫院后勤薄弱人員管理和維修技術形成強烈的反差，服務供應體系更是無法滿足現代醫院管理需求。

2 加強醫院特種設備檔案管理措施

2.1 明確管理職責 督促使用部門強化檔案管理

特種設備安全監管在質量監督部門工作有著重要地位，甚至關系到醫院未來經濟效益和發展。因而需要明確規定醫院后勤部門特種設備管理領導責任并將其管理直接納入經濟責任制考核和獎懲體系當中，同時明確運用特種設備管理人員應責任和義務協助管理人員做好特種設備運行登記和保管檔案信息資料等各項責任。運用特種設備部門技術人員在檢查設備安全時應明確注意對每臺起重設備和壓力容器進行登記編號并記錄設備實際運行情況，更要登記設備維修管理信息。醫院檔案部門更要運用動態管理方式建立特種設備改造、檢修、每年檢驗鑒定記錄，目的在于充實醫院后勤特種設備檔案內容，使其能和真實設備運行情況相對應，為后期使用特種設備檔案以及檢修提供有效參考依據。根據《檔案法》相關要求得知，醫院后勤部門在特種設備檔案管理應始終堅持統一管理原則，在傳遞移交和收集檔案材料中應做好檔案材料收集和移交登記工作，一旦出現問題則能立即核查責任方，明確責任。

2.2 建立設備制度 提高特種設備軟件硬件配置

無論哪個領域檔案管理都需要建立相對完善管理制度，尤其對于醫院特種設備檔案管理而言，作為一項系統工程需要各個部門協力配合，院級管理者應強化責任擔當并做好牽頭作用，共同建立管理制度，積極宣傳到各個科室，加強工作人員對特種設備檔案管理認識，將醫用特種設備檔案管理制度和流程歸納到醫院資源體系當中，從而實現制度化、科學化、規范化、系統化管理。與此同時完善和修訂醫院制定相關規章制度和特種設備管理制度，盡可能做到各類設備賬目和資料分類合理且種類齊全，必要時可以制定科學合理獎懲制度，細化管理人員職責。此外按照檔案管理目標和要求不斷加快人才隊伍、基礎設施、管理資質、檔案中心等各種能力建設，配備專用電腦更新檔案檢索工具，對檔案目錄條碼標簽進行完善。同時在重點區域安裝防盜監控視頻做好監管工作，配置防潮、防火、防霉等配套設備，提高檔案資料安全性。可以運用先進條碼技術優化管理，提高檔案信息查詢效率，這種方式更是從傳統紙質檔案管理過渡到信息化資源管理當中，提高檔案管理效率。

2.3 開展系列活動 實現特種設備檔案信息管理

9S管理活動是醫院特種設備檔案管理不可缺少的組成，由整理、整頓、清掃、清潔、節約、安全、服務、滿意、素養等部分。核心在于強調檔案管理團隊協作，提高人員素質和工作滿意度。在醫院特種設備檔案管理持續改進過程中應用和推廣9S活動對調動職工參與積極性有著積極的促進作用。醫院特種設備檔案管理經應用9S管理后得知，檔案人員工作效率從原先80%提升到95%左右，利用率也從原先的88%增加到100%，還不同程度提升檔案完整性、利用率、滿意度，減少不必要的工作時間。同時注重將特種設備檔案信息管理引向信息化管理，要求工作人員在數據分析中將繁瑣的檔案信息分類并進行提煉加工，從中總結出檔案信息資源內在聯系和規律。只有這樣才能將加工數據和全新開發數據相結合，才能提高檔案管理質量。

3 結語

總之，隨著經濟水平提升和現代化改革發展，很多醫院都開始引進高端和先進醫療特種設備，逐漸凸顯特種設備在醫院服務中重要性。可以說醫院特種設備安全運行是醫院實現集約化經營、現代化發展和一體化服務立根之本。因而需要檔案管理人員明確特種設備檔案管理職責，不斷督促設備使用部門強化檔案管理，建立檔案設備制度，開展系列活動，提高特種設備軟件和硬件配置，進一步提升特種設備檔案管理效率和質量，發揮更多的經濟效益。

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作者簡介

謝奕青（1975-），女，漢族，福建泉州人，本科，館員，工作單位福建省泉州市兒童醫院，主要從事檔案管理和人力資源管理工作