檔案全過程安全管理風險控制研究

張金安

摘 要：隨著社會主義市場經濟的蓬勃發展，檔案安全管理工作難度也在日益增大，傳統的檔案管理模式已經很難適用信息化、數字化的今天，對檔案管理實施全過程管理是時代特征所驅，同時也符合現代檔案管理思想。本文首先介紹檔案全過程管理的內涵與優勢，進而對全過程管理措施進行詳細分析，以期尋找適用于我國現階段檔案管理水平的全過程安全管理方案，為我國檔案管理工作者提供力所能及的幫助。

關鍵詞：檔案安全；全過程管理；安全管理；前端管理

對檔案實施安全管理的過程實則是對檔案與電子信息采取避免自然災害、人為破壞或突發事件造成檔案損壞的相關措施。由于傳統檔案管理模式對于檔案管理風險把控存在一定的問題，不利于確保檔案的安全性與保密性，而實施檔案全過程安全管理在一定程度上提高了目前國內的檔案安全管理水平，解決了部分傳統檔案安全管理的弊端。明確檔案安全的必要性、控制檔案安全管理風險、消除存在的安全隱患是每個檔案管理者的基本職業素養，也是檔案安全管理的基本工作內容。

1 檔案全過程管理內涵

對檔案實施全過程的安全管理是信息時代與科技時代的必然，其手段是使用標準化、科學化的信息收集模式與管理模式，以確保檔案管理工作的規范化、有序化。檔案全過程管理有三個步驟，分別是檔案的前端管理、檔案的庫房保管、檔案的后期監管。全過程檔案安全管理通過對檔案信息進行收集、整理、完善、分類、提供服務這五個階段全過程的把控，有效提高檔案部門對檔案信息收集歸檔以及提供查詢服務的工作效率與準確性，具有長遠而現實的意義。

2 檔案全過程管理優勢

2.1 擴展工作環境

檔案的安全管理不僅是將檔案收集完畢保管在庫房內，還需提供檔案信息查詢服務，在許多時候，檔案會因某些原因被帶出庫房，因此檔案的安全防護視野不僅僅在庫房內，也應密切關注檔案在庫房之外環境中的安全。全過程安全管理加大了管理人員對于庫房內外檔案安全性的把控力度，在一定程度上確保檔案的不同環境下免受破壞。

2.2 延伸工作業態

新型的檔案安全管理模式是全過程、全方位地覆蓋檔案的各個工作業態，包括檔案信息的收集、匯總、利用的全過程，對檔案信息源、收集方式、保存方法、使用途徑都給予相當的關注，以確保檔案每個工作業態監管與管理工作的切實有效，有效降低檔案事故的發生率。

2.3 提升工作目標

如要實現檔案的絕對安全工作目標，需要從檔案管理的每一個細微環節入手，不僅要確保檔案信息在收集、保存與使用過程中不發生損壞、丟失等情況，還需要消除可能引起檔案破壞的不確定因素與潛在威脅，努力營造檔案安全保存與使用的工作環境，使檔案始終處于安全狀態。

3 檔案全過程安全管理措施

3.1 檔案前端管理措施

在檔案征集與接收過程中開展檔案安全管理，為全過程檔案管理提供基礎保障。在檔案初步檢驗合格后，指派護送專員對檔案進行包裝、運輸、護送，順利完成檔案移交工作后，才可進行檔案檢查入庫工作。在對檔案前端管理模式進行完善時，第一步需要完善檔案征集與接收過程中對檔案的質量檢查制度，針對即將入庫的檔案開展全面檢查，只有檢查合格的檔案才能順利入庫；第二步嚴格遵守檔案消毒標準，對于質量合格的檔案，要先消毒合格后才可以入庫進行保存；最后一步是對檢驗、消毒合格入庫后的檔案進行編號，以便于編寫目錄，方便日后的檔案查看工作的開展。

3.2 檔案庫房管理措施

檔案庫房安全管理的前提就是庫房的基礎設施能夠跟上安全等級的要求，同時滿足工作人員的工作需求。在現代化檔案庫房的建設中應積極應用新技術，例如全范圍覆蓋數字監控設備，且設計符合實際情況的消防系統，以確保基礎設施的安全性。同時構建并完善現有的工作管理制度，確立個人責任制使每個工作人員明確自己的工作內容與責任，且提高工作人員對管理規范的熟悉程度，以提高工作人員的效率和檔案安全性。檔案館應指派相關專業人員，對檔案庫房的安全設施與電氣設備進行定時檢查，從根本上消除火災等安全事故對檔案安全造成的威脅。

3.3 檔案后期監管措施

檔案存在的意義就是通過文本或數字檔案對信息進行記錄，其本質目的是為了便于今后的查看，所以檔案管理的一個重要服務對象就是檔案查詢。在檔案查詢過程中極易遭受各種原因的破壞，因此必須通過登記來訪者信息、進行監控等方式，杜絕檔案在查詢過程中發生破壞與丟失等情況。工作人員在進行檔案編研時，必須嚴格按照技術規范與相關規章制度，采取適當的檔案管理措施，防止檔案使用過度與破損情況出現。為提升檔案使用的便捷性與安全性，大力發展使用數字檔案的方法，以避免過度使用原件對原件造成破壞。在檔案展覽過程中，檔案需要面對各種接觸與使用，因此遭受破壞的可能性也會急劇增加，在這一過程中應設置切實有效的安全保護設施，避免檔案外部環境發生大變化。

4 結語

檔案全過程安全管理工作的質量關系到檔案收集、整理、保管與利用，對檔案日后的保存與查看工作有著不可忽視的影響。我國現階段對于檔案的全過程安全管理水平尚且有待提高，尤其是對于落實科學有效的規章制度與安全規范，采用現代化、數字化的手段對檔案管理工作進行優化，落實對于檔案前端管理、庫房管理、后期監管等三個部分的管理工作，消除可能對檔案安全產生影響的危險因子，確保檔案收集、保存、使用環境的安全，使檔案始終處于安全狀態。

參考文獻

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