檔案歸檔及管理創新研究

楊柳

摘 要：外事僑務工作中所形成的各類檔案，均是其自身歷史記錄與工作成果的見證，亦是今后事務處理的重要資料參考，具有較高的保存價值。因此，為了更好的保證檔案資料的完整、安全以及應用，需要進一步創新檔案歸檔的管理理念與管理手段。進而實現檔案歸檔管理模式向著標準化、規范化方向發展。本文就檔案歸檔與管理創新進行了相應的研究，以便更好地提升自身的檔案管理工作。

關鍵詞：檔案歸檔；檔案管理；管理創新；研究

檔案歸檔主要是指，將具有一定利用價值的資料信息，以一種歷史記錄的形式進行保管的措施，是信息及資料的重要載體。因檔案資料中蘊含著大量的信息資源，可以在今后的部門工作中進行利用與借鑒，所以檔案的歸檔管理變得尤為關鍵。如何提升自身的管理方法，進一步優化管理手段，提高檔案管理的工作效率以及延長檔案的保存與使用壽命，是當前每一個檔案管理者所面臨的重要難題與挑戰。

1 檔案歸檔的概念

所謂歸檔文件主要是指立檔單位在其職能活動中所形成的，辦理完畢后應該作為文書檔案保存的紙質文件材料【1】。檔案歸檔即將歸檔文件以件為單位進行分類，排列，裝訂，并加蓋歸檔章或編號之后編制歸檔文件目錄，再到裝盒上架的整個規范化流程。

2 檔案歸檔的重要性

檔案作為一種信息資源，已成為機關單位工作管理中不可或缺的一部分，具有重要的保存價值。檔案不僅記錄著機關單位的工作內容，發展軌跡，更能夠為單位今后的發展提供基礎性依據。尤其是在單位工作過程中遇到重大特殊事件或類似工作時能夠提供有力的參考依據。檔案還可以為單位提供輔助服務，在工作過程中涉及涉訴問題時當做證據加以佐證。因此，進一步加強對檔案歸檔整理已是勢在必行。而進一步提升自身檔案歸檔管理能力，保證檔案的完整性與真實性，在進一步增加單位歷史底蘊的同時，更有利于單位科學、穩定的發展。

3 檔案歸檔的基本程序與方法

3.1 編制分類目錄

根據單位的工作性質、職權范圍、工作規律以及分工情況，對下一年度可能產生的檔案按照檔案整理的原則，對歸檔檔案的類別與條目進行擬定【2】。當下，比較常用的分類方法是根據檔案的編制類別進行分類，一般分為按保管期限、按組織機構、按問題內容這三種類別。

3.2 檔案歸整

所謂檔案歸整，即檔案處理人員需要在日常工作中，有計劃地把單位一年中所形成的，應該進行歸檔的檔案逐步整理起來。然后，根據上文所提到的檔案分類方法把已經產生的檔案材料，以“件”為單位進行收集與裝訂，并及時按照有關類目進行歸整，以便保證所有檔案能夠順序清晰、內容精確，進而保證年終檔案歸檔工作的順利完成。另外，通過對檔案進行歸整還可以起到檢查的作用，以便及時發現檔案中存在的問題并作出及時的糾正。

3.3 系統整理

在平時檔案歸整的基礎上，還需對檔案進行更為系統與科學的整理與編制目錄，以方便檔案的移交與管理。首先，需要對每個案盒內積累的檔案進行認真檢查，查看其檔案是否齊全，歸類是否合理，檔案的保管期限是否一致，以及檔案數量是否合適等。做到對案盒內的歸檔檔案進行最后的確認。其次，需要對案盒內檔案進行編號，并將檔案編號以歸檔文件的排列順序在每件檔案的首頁上端進行注明。且應保持案盒中所有檔案的位置與順序的一致性。 此外，還需對案盒各項內容進行填寫，比如對案盒內文件的文號、文件題名、日期、頁數和備注進行填寫；對檔案的缺損、移出、補充、銷毀情況的記錄以及其他需要進行備注的內容。 最后，便是進行檔案歸檔處理，而在這一步驟中，需要對檔案的歸檔范圍進行整理。同時，需要做好對檔案歸檔質量的把控，確保應歸檔的檔案材料已經收集齊全、完整，并按照檔案之間的聯系與保存價值進行清晰、有序的整理。確保歸檔的案盒符合檔案整理與歸檔的各項質量要求，完善檔案保存的硬件設施。并且還需要編制一式雙份的移交目錄，確保交接雙方經過清點案盒，進行簽字確認，進一步明確責任【3】。而在歸檔時間方面，一般會在年底或者次年初進行檔案歸檔，但對一些專門性的檔案，為了便于日常查找和利用，也可根據實際情況對其歸檔時間進行合理的制定。

4 檔案歸檔管理的創新措施

4.1 進一步提高檔案的歸檔意識與利用效率

檔案是單位發展的歷史證明，亦為單位的發展指明了方向。單位應進一步加強對檔案的利用與宣傳，進一步加深對檔案價值作用的理解，并對檔案管理形成較為深刻的認識。另外，還應進一步加強對檔案管理知識的學習，使其對檔案鑒定、歸檔范圍、價值作用有充分的認知，進而更好地完成檔案歸檔工作【4】。例如，可以通過相關檔案進行案例講解與宣傳，從而使人們意識到檔案的重要性；或者通過對歷史檔案進行展覽等活動，從而增進對單位歷史與貢獻的了解，充分利用檔案來增強單位工作者的集體榮譽感。

4.2 進一步拓寬檔案收集范圍

除了傳統的紙質檔案外，還應進一步拓展對實物檔案的收集范圍。比如，某一時期所特有的、具有時代意義的用品，或是單位某一歷史時期或特殊事件中產生的紀念物品等，均可以作為一種實物檔案進行歸檔處理，以便使之成為輔助紙質檔案的例證，進一步加深對該歷史時期或事件的認知與理解。另一方面，檔案的收集應不僅僅只局限于單位內部，還應進一步擴大收集范圍。可將新聞媒體報道等社會輿論所產生的與單位相關的資料進行收集與整理，或對與本單位有所合作或串聯的其他單位的相關資料進行整合。在充分豐富檔案存儲的同時，也使單位檔案更加全面與完整。

4.3 進一步創新檔案的管理手段

一直以來，機關單位大都遵循著人工管理的傳統檔案管理模式來進行檔案管理，制約力檔案管理水平的進一步提升以及檔案利用程度的提高。因此，需要緊跟時代的步伐，創新檔案管理手段。當前，隨著各種高新技術的紛紛涌現，為檔案管理提供了新的機遇。應加快將辦公自動化系統與檔案管理進行相結合，可以將檔案庫中的庫藏條目進行錄入，實現對館藏檔案的自動化檢索，在便利檔案歸檔存放與查找的同時，還可以便利相關工作人員對檔案的調閱與使用，進一步提升檔案管理的工作效率與服務質量，【5】使之更好的服務于單位的工作與發展，進而賦予檔案新的生命與意義。

5 結語

檔案歸檔做為檔案管理的重要組成部分，對檔案的完整性與安全性起著至關重要的作用。因此，要加強對檔案歸檔的重視程度，進一步規范檔案歸檔的操作流程，從而更好的實現單位檔案的歸檔管理。在此基礎上，還應進一步加強對檔案管理的創新與應用，以更加便利、實用且完善的方法加強對檔案的管理，來保存并延續單位的歷史與工作成效。

參考文獻

[1]王立國.淺談檔案歸檔問題與檔案安全管理工作[J].東方企業文化，2013，（13）：60-60.

[2]胡桃.論如何做好檔案歸檔管理工作[J].科學與財富，2017，（2）：21-21.DOI.

[3]麥小蘭.檔案歸檔范圍與保管期限表編制中應注意的問題[J].城建檔案，2016，（10）：100-101.DOI1.

[4]山長輝.淺談檔案歸檔問題與檔案安全管理工作[J].時代報告（學術版），2011，（11）：208.

[5]賈珩.文書檔案歸檔新規則的內容和方法[J].黑龍江史志，2015，（8）：56.DOI.