淺談檔案工作的規(guī)范化管理

任雯靖

摘 要：實現檔案管理現代化，必須以規(guī)范化、標準化的檔案工作為核心，以規(guī)范的文書處理工作為基礎開展工作，并在實際工作中有切實可行的制度為考核標準。本文就個人在實際工作檔案管理的體驗來討論，并提出自己的建議措施，以期更好的完善檔案管理工作。

關鍵詞：檔案；管理；規(guī)范化

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環(huán)節(jié)，一個規(guī)范、達標的檔案室在搞好硬件建設的同時，還必須做好文書處理等重要基礎工作。從多年管理檔案室工作發(fā)現，建立切實可行的管理目標責任制，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口等工作，是實現檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

1 規(guī)范檔案管理人員崗位責任制

長期以來，許多人們都認為，檔案只不過是幾張紙而已，幾個文檔而已，檔案管理工作只是一個可有可無的部門，檔案管理工作只是整理和保管一些過期的文件，或者活動、項目的資料而已，跟歷史有關，產生的價值不是太大，只是簡單的勞動和保存而已，從而限制了這項工作科學化、創(chuàng)新化的發(fā)展。在配備檔案管理人員時，好多是一兼多職，檔案管理人員對自已工作也缺乏職業(yè)道德和責任心，使檔案管理工作嚴重產生失位的現象，使大量的歷史資料缺失，大量反映重要改革和科研成果歸檔不及時，造成了流失，給后期的管理工作帶來麻煩，甚至會產生重大的事故和損失。做為檔案的管理人員要轉變自已的意識，把認為檔案管理工作長期存在的工作意義不大這個錯誤的觀念徹底消除掉。加強高層領導自身對檔案管理工作的重視程度。充分認識到檔案管理工作對整體工作良性發(fā)展的重要意義，把提高檔案管理工作的科技建設和創(chuàng)新發(fā)展并入在總體的重點工作內。另一方面還要對檔案工作人員的思想進行教育，使其內心對檔案管理工作的重要性要認可，才能改變工作態(tài)度，做到認真負責，增強自己的工作責任感，全身心的投入到工作中去，加強與同行業(yè)的先進管理技術進行交流和溝通，吸收先進的管理經驗，豐富自己的專業(yè)素養(yǎng)，從而提高效率，保質保量的完成工作任務。檔案管理人員要努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，按照《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。熟悉本單位和本系統業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

2 規(guī)范公文制發(fā)，推進檔案工作規(guī)范化、標準化

公文是檔案的前身，公文制發(fā)不僅決定公文本身的質量，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

3 完善檔案立卷歸檔制度

凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

嚴格歸檔時間。各項管理工作形成的文件材料，各科室應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。歸檔的文件材料必須完整、系統、準確的反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。

4 實施“以我為主”的立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規(guī)范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

5 提高案卷質量，確保檔案工作規(guī)范化、標準化

案卷材料收集的是否完整，決定和影響檔案價值，而立卷方法與案卷裝訂質量是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面解決好立卷方法，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

參考文獻

[1]陳兆襖，和寶榮，《檔案管理學基礎》，中國人民大學出版社，2006

[2]翟翠平，新形勢下高校教學檔案管理現代化路徑淺析，《黑龍江史志》，2009

[3]馮曉麗，常艷杰，學習實踐科學發(fā)展觀加強教學檔案的現代化管理，《黑龍江教育學院學報》，2009