民辦高校行政秘書的角色定位及素質要求

吳桂玲

摘 要 行政工作的順利開展離不開行政秘書的協助，行政秘書在工作中起到了管理內務、上傳下達、調查研究以及協調上下關系等多方面的重要作用。想要更好地順應新時代的發展和當今民辦學校的迫切需要，行政秘書必須為自己進行精準的角色定位，從方方面面提升自身的綜合素質，才可以為民辦學校的辦學提供一己之力。在本文中首先提出了秘書的定義以及工作特點，隨后給出了行政秘書的幾種角色定位，最后緊跟時代要求提出了行政秘書應當具備的幾點基本素質，旨在提供一些參考意見，促進我國民辦高校更好地完成辦學任務。

關鍵詞 行政秘書 民辦學校 角色定位 基本素質

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2018.08.011

Abstract The smooth development of administrative work can not be separated from the assistance of the administrative secretary， and the administrative secretary has played an important role in managing internal affairs， uploading， investigating and researching and coordinating the relationship of upper and lower. In order to better conform to the development of the new era and the urgent needs of the private schools， the Administrative Secretaries must make a precise role orientation for themselves and improve their comprehensive quality from all aspects. In this paper， the definition of the Secretary and the characteristics of the work are first put forward， and then several roles of the administrative secretary are given. Finally， the basic qualities that the administrative secretary should have are put forward with the requirements of the times. The aim is to provide some reference opinions and promote the private colleges and universities to complete the task of running a school better.

Keywords administrative secretary； private colleges； role positioning； basic quality

1 秘書的定義以及工作特點

1.1 秘書的定義

秘書一般是指管理辦公室程序，協助領導人員處理政務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的工作者。隨著民辦學校不斷進行改革和創新，人們對于行政秘書的角色定位和基本素質又有了新的時代要求，因此在本文中對其進行探討就有了更加現實的意義。

1.2 行政秘書工作特點

行政秘書的工作特點反映了行政秘書作為一個職業群體在職業生活中所具有的與崗位相關工作性質和工作職責，是自身職業價值的重要體現。直接性和輔助性相統一、突發性與常規性相統一以及專門性與綜合性相統一是當前行政秘書重要的三個特點。

直接性和輔助性是行政秘書的工作特點之一。直接性是指其自身能直接處理部門或者是學校院系的相關行政事務，一方面行政秘書可以根據民辦學校領導提供的相關信息完成輔助工作，領導能根據事務本身的相關信息完成決策工作；另一方面行政秘書也可以貫徹落實上級領導指示處理代辦的行政事務，是決策后的直接行動者。輔助性是指秘書的本職行業就是起到一個輔助的作用，相當于我們所說的“助手”，主要就是配合學校領導提出的決策進行貫徹落實工作，但其自身并沒有實際的指揮權或者是決策權。

突發性與常規性是行政秘書的工作特點之一。突發性屬于偶發事件，是打破了學校原有計劃而發生的事務，其中包括上級部門臨時出差、學校發布緊急通知、院系臨時召開會議等內容。而常規性是指高校行政工作的重復性、計劃性和可預見性等，這使得行政秘書的工作保持著一定的周期規律性，例如：制定學校每個學期的工作計劃、總結學校每個學期的工作、審評職工職稱等工作，是可預見的、可及時處理的事務。突發性和常規性的工作特點相互統一，彼此不會發生任何矛盾。

專門性與綜合性同樣也是行政秘書的工作特點之一。行政秘書的工作綜合性非常強，涉及到的工作面十分廣泛，不僅需要更好地幫助學校上下級溝通，達到上傳下達、下情上報的目的；同時也需要溝通好民辦學校每個部門之間的微妙關系；還需要聯絡好內外關系，做好學校對外宣傳的工作。專門性是指其工作分工的專門性，針對不同工作崗位和工作性質，要分門別類地進行處理和溝通。綜合性特點是指行政工作涉及的范圍十分廣泛，行政秘書在協調的過程中，對于每個部門設置不同的工作側重點，有負責起草文件的、有處理人事師資工作的、有組織工會活動的等等。

2 行政秘書角色定位

角色，是指個體在特定的社會關系中所具有的規定的權利義務和行為規范。

在我們對行政秘書進行角色定位的過程當中，可以更好的幫助行政秘書認可自身的工作職責，規范自身的行為準則，自主地履行自身的工作職責。那么，當前的行政秘書到底在民辦教學的工作中扮演了怎樣的角色？我們從其工作特點出發，認定其扮演著一個復雜的、動態的多重角色，主要為以下幾種：

2.1 助手與參謀者的角色

秘書的主要日常工作便是協助民辦學校的領導妥善處理好各類事務，也可以說，行政秘書扮演著“助手”的角色。當前民辦學校的領導大多數都身兼數職，每天會有繁雜的事務需要去妥善處理，但是不可能每件事情都親力親為，這時候行政秘書將會發揮自身的重要作用，妥善處理好一些簡易的事務。學校領導雖然事務繁多，但是處理起來不能憑借自己的臆想來解決問題，需要下級提供的相關經驗和信息才能夠有效完成決策，秘書又在其身邊擔任起了“參謀者”的角色，實時從各處獲取幫助領導決策的有效信息，歸納、總結、處理以及研究后方可為領導決策提供智能的、必要的支持，輔助領導更及時地做出決策。

2.2 育人與服務者角色

民辦高校的主要工作就是為社會培育更多人才，這也是每所學校開展工作的出發點和落腳點。民辦高校的領導本職工作就是為了給社會培育更多優秀的人才，行政秘書的工作也是如此，在工作中扮演著育人和服務者的角色。行政秘書通過間接的方式來教育和管理人才，按照民辦高校的規章制度，不斷規范高校學生的行為準則，審批學生的相關活動；與此同時行政秘書還通過直接的方式服務于學生管理、師資教學活動等諸多工作，兩種途徑相互作用，共同幫助高校更好地培育出優秀的人才。

2.3 代表與基層管理者角色

相比于民辦高校的領導來說，行政秘書是沒有決策和指揮的權利的，但是其自身的崗位卻處于十分重要的地位，作為民辦高校的領導，不可能每件小事都做到親力親為。但是秘書可以發揮自身的作用，按照領導的需求去直接辦理事務，為領導排憂解難，可以說，行政秘書的工作就代表著領導自身去處理事務，也是代表領導行使基層管理功能。“育人為本”是每所民辦高校發展的核心目標，在學校各級領導的支持下，行政秘書可以更好地實施上級領導發出的指令，完成科研管理、教職工會議考勤、處理行政事務等諸多工作，使自己成為民辦院校管理層領導的得力助手，更好地幫助民辦高校完成培養人才的重任。

2.4 公關者角色

行政秘書擔任的工作盡管不屬于“專職的公共關系工作人員”，但是其很多的工作內容都是隸屬于公共關系工作的。相比于公關人員來說，行政秘書的工作與公關人員也有著一定的交集，在工作中行政人員通常也會扮演公關人員的角色，完成“溝通上下、聯絡內外以及協調左右”的角色職能，可以說，行政人員在其中充當著潤滑劑的作用，能夠理順各部門人員的關系，解決各部門人員之間的矛盾，更加緩和各級人員之間的問題。行政秘書在實際的工作當中扮演著對外聯絡和對內宣傳的重要公關角色，對內起到了聯系領導、教師、其它院系、職能部門等工作的公關職能。

3 行政秘書應具備的基本素質

3.1 思想作風及政治理論素質

在工作當中，行政秘書要牢記全心全意為人民服務的宗旨，用最實事求是的態度去積極應對工作；一絲不茍地完成上級領導交代的任務，盡可能的在最短的時間內順利完成工作。民辦高校的院系較多，涉及的內容面極廣，任務量大，因此每個辦公室成員都應該肩負起責任，敬愛自己的工作崗位，繼承和發揚中國傳統美德，為學校奉獻出自己最大的力量，不圖回報，發揚艱苦奮斗、甘于奉獻的高尚精神。在自己的本職工作當中，行政秘書要積極提高自己的辦事效率，圓滿完成上級交代的任務，為民辦高校的辦學奉獻出自己的光和熱。

3.2 文化心理素質

隨著民辦高校師資團隊的不斷擴建，教師的職稱結構和學歷結構發生了翻天覆地的變化，作為辦公室的重要一員，行政秘書要深入掌握辦公室管理工作的事務知識和基本理論；對于與辦公室緊密相關的學科知識、教學教研、教育管理理論等內容也要有一個大致的了解；可以說，行政秘書只有具備高文化、掌握多方面的理論和知識才能夠做好學校協調和管理等方面的服務工作。高校辦公室內部的工作大多都屬于常規性的工作，偶爾會有一些突發事件，想要做好本職工作，行政秘書就需要掌握管理學知識的精髓，在實際的事件中靈活運用知識來解決問題，積極發揮自身的作用，才能夠有效提升工作效率，自身也會對管理學的知識有更深層次的理解，自己的工作就會變得極富創造性和預見性。互聯網風靡全球的今天，民辦高校的辦公環境也發生了巨大的變化，網絡的引入使得辦公變得更加自動化，我們更愿意將檔案資料存檔在計算機當中，更加便于我們對于資料的查詢和發布，為此行政人員要緊跟時代發展的腳步，積極學習計算機和網絡知識，盡快勝任本職工作，進而提升自身的辦公效率，這也是為了更好地促進民辦學校教學工作的開展。

3.3 優秀的心理素質

具備良好的心理素質是體現一個人穩定性和傾向性的心理素質的綜合，良好的心理素質可以有效調整個體的心理活動和外在行為，因此行政秘書要不斷鍛煉自身的心理素質，有條不紊的處理民辦高校內部領導分配的各類事務，時刻保持一個清醒的頭腦，做好上下級之間的協調工作，做到不出位、不越位、不錯位。同事也能夠在工作中不斷約束自己，進行自我反思，在實際的工作當中不斷鍛煉自己的保密意識和責任意識，按照民辦高校的規章制度來提升自身的工作效率。

4 結束語

民辦高校的工作范圍極廣，處理起來更是十分繁雜，想要有條不紊地做好辦公室的相關工作，行政秘書要認清自身在其中扮演的重要角色，不斷提升自身的綜合素質，細致了解當前民辦高校辦公室工作的性質、主要特點和重要作用等方面的內容，注重理論知識和實踐相結合，唯有這樣才可以不斷提升自身的業務水平，高效率地完成上級領導交代的各項事務，更好地促進我國民辦高校辦學工作的展開。

參考文獻

[1] 楊國營.高校與學生需要有溫度的互動[N].中國教育報，2015-11-03（2）.

[2] 劉小蓉.新時期高校院系行政秘書的自我調適[J].職業時空，2012（6）：95-96.

[3] 徐燕.新時期獨立學院行政秘書應具備的素質及能力探討[J].時代教育，2015（15）.

[4] 王珊珊.淺析信息化時代高校行政秘書綜合素質的培養[J].佳木斯職業學院學報，2015（7）.