信息化背景下檔案管理改革初探

李永艷

摘 要 隨著社會生活節奏的加快，傳統手寫記錄信息的方式已經不適合現代化的進程。延長信息儲存時限，精確信息內容，提高服務效率與工作質量是檔案管理者所必須重視的問題。而檔案信息化就是檔案員在管理部門的正確引導下，運用先進技術對檔案進行系統化、精準化、簡易化的處理。在信息化背景下，檔案管理工作理應跟隨時代的腳步，應用現代信息技術朝著信息數字化的方向發展。

關鍵詞 信息化背景 檔案管理 改革

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A

1檔案管理信息化的相關闡述

檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開放利用檔案的過程。檔案信息化是一個過程，一個動態概念。不同專家、學者和檔案工作者基于不同角度和定位，賦予了檔案信息化的多種的概念和不同的內涵，同時涵蓋了檔案信息化建設、檔案信息化工作、檔案管理信息化、檔案工作信息化等不同的稱謂。從檔案信息化建設的主要任務和目標來看，核心任務是檔案信息資源建設，工作基礎是檔案網絡建設，目標任務是擴大開發利用程度，事業導向是檔案事業發展的要求和國家信息化建設，依托是人才隊伍建設，此外，信息化工作體系是以標準規范、政策法規、管理制度等為保障。

2傳統的檔案管理工作現狀及其問題

在信息化時代之前，傳統檔案主要以紙質檔案為主，檔案管理人員負責各部門文件的收集整理、鑒定組卷、分類歸檔，因工作量大、辦理管理的手續繁瑣、消耗大量的人力物力資源，卻又容易丟失破損，促使檔案管理者不得不尋求更為有效的管理方法。在現實生活中，有些單位部門因對檔案管理不重視與法治建設理念薄弱造成檔案系統的不完整，基本信息缺失；還有的地方檔案管理劃分紊亂，信息儲存不完整，查找交接存在嚴重困難，影響檔案管理質量與辦事效率。檔案管理方式單一、收集資料形式單調落后、檔案管理者工作經驗的欠缺導致傳統的檔案管理方式遭淘汰。

3新時期檔案管理工作的改革方向

3.1改變舊時代思想，發展創新精神

網絡信息化時代，人們追求方便快捷獲取信息的方式，那么與人們生活密切相關的檔案管理應率先步入現代進程中。國家檔案局原局長楊冬權曾說：“過去我們對檔案服務功能的認識存在一個誤區，即重視為歷史服務的功能而輕視檔案為現實服務的功能，也就是重視檔案為黨和國家積累史料，提供歷史經驗，傳承歷史文明方面的功能，而忽視通過建設檔案對人、財、物、事進行管理從而提高社會管理水平，提高社會效率方面的功能。與此相聯系的又一個認識誤區是重視檔案工作在提供檔案信息服務方面的功能，而忽視在幫助建設和管理檔案方面的功能。”由此可以看出，檔案工作管理者要具有創新精神與時俱進，構建適合社會發展的新型檔案管理制度。

3.2提高工作人員管理能力與信息技術應用能力

優化傳統工作方式，提升管理水平，構建更縝密、更先進、更專業的工作隊伍。不僅要對檔案管理專業知識運用自如，而且掌握一定的計算機辦公技術，有上進心和對新事物的探索與學習能力，工作人員的責任感強弱是辦事效率質量高低的關鍵。牢記檔案工作的基本原則：統一領導，分級管理，從質量上維護檔案的完整性，保證檔案安全，避免天災人禍的損害，便于社會各方面的利用。

4信息化背景下檔案管理工作改革的意義

隨著我國經濟建設的快速發展，網絡生活是當下大部分群眾的選擇，因此檔案管理工作改革順應了時代發展進程。《關于加強國家檔案管理工作的決定》中提出：“檔案工作的任務就是要統一管理國家檔案的原則下建立國家檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于國家機關工作和科學研究工作的利用。”從中我們可以明顯意識到，傳統的檔案管理方式已經不能滿足日益增長的檔案管理工作量的需要，只有適應新形勢的社會需求，立足當下管理形式，不斷提高管理能力，才能滿足社會需求，增進檔案工作者熱情，實現檔案管理的價值，為社會發展與前進作出貢獻。檔案記錄了一段時期重要事件，在經濟、文化不斷發展的今天，我們應牢記“四個自信”的主要內容，做好檔案管理工作，注重對檔案的保護，順應時代的發展，充分發揮檔案管理工作的優勢。

5結語

通過對傳統檔案管理工作與社會信息化的探析，本文提出了檔案管理工作的前進方向。檔案管理信息化建設是現代化發展的趨勢，這有助于檔案信息處理的方便快捷與服務質量的提高，有利于形成中國特色的檔案管理制度。我國近年來雖然在這方面有了很大的進步，但是本著可持續發展的戰略方針，在信息化的社會背景下要注重循序漸進，逐步實現檔案信息化。

參考文獻

[1] 姜偉.信息化背景下的事業單位檔案管理研究[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業管理模式創新學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院，2017：1.

[2] 張忠文.事業單位檔案管理信息化建設的途徑[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理科學與工程研究學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院，2016：1.

[3] 紀世友. 淺談檔案信息化建設中的保密問題[A].山東省檔案學會.齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2008年學術年會會刊[C].山東省檔案學會，2008：5.