信息化背景下醫(yī)院辦公室檔案管理的建設(shè)路徑思考

高萌

摘 要：信息化時代給醫(yī)院檔案管理工作帶來較大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，做好辦公室檔案管理工作，能有效提升醫(yī)院綜合管理水平。本文探究信息化背景下醫(yī)院辦公室檔案管理的建設(shè)路徑，為醫(yī)院辦公室檔案管理工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：信息化 醫(yī)院辦公室 檔案管理 建設(shè)路徑

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

在信息化社會，醫(yī)院辦公室檔案管理工作逐漸向著信息化、科學(xué)化和規(guī)范化方向邁進(jìn)。信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)一方面拓展了醫(yī)院辦公室檔案管理的渠道，一方面為醫(yī)院辦公室檔案管理提供了新的途徑。信息化環(huán)境中，積極探究醫(yī)院辦公室檔案管理的建設(shè)路徑，具有重要指導(dǎo)意義。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院辦公室檔案管理的問題

1.檔案管理工作量大

傳統(tǒng)醫(yī)院辦公室檔案管理工作量大、內(nèi)容復(fù)雜，包含圖紙、圖表、原始文件等多種資料，而且各種資料需要反復(fù)查閱，文檔種類多、數(shù)量多，傳統(tǒng)庫存管理檔案的方式不僅給工作人員帶來巨大工作壓力，還易出現(xiàn)各種錯誤。傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展對檔案管理的需求。

2.檔案利用難度大

但是，傳統(tǒng)醫(yī)院辦公室檔案管理中，檔案利用難度大，對檔案資源的利用不足。傳統(tǒng)醫(yī)院辦公室檔案管理的重心為保管，將各種檔案資源靜止的保管起來，對檔案的開發(fā)利用不到位。再加上檔案管理硬件不足，查閱資料需要花費大量的時間、精力，檔案開發(fā)利用難度大。

3.難以實現(xiàn)信息共享

醫(yī)院辦公室檔案資源種類多、用戶范圍廣，部分檔案資源有著相互借鑒和資料共享的可能。但是，傳統(tǒng)醫(yī)院辦公室檔案管理的方式很難實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，在檔案資源利用中，很容易受到時間、地點、人為等因素的影響。

二、信息化背景下醫(yī)院辦公室檔案管理的建設(shè)路徑

1.提升檔案意識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案管理工作，提高檔案意識，并給予醫(yī)院辦公室檔案管理足夠的經(jīng)費、人員支持。隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備廣泛運用，也使得傳統(tǒng)辦公模式向著無紙化時代邁進(jìn)，醫(yī)院辦公室檔案管理工作也應(yīng)朝著信息化、科技化方向邁進(jìn)。新形勢下，醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員必須樹立信息化檔案思維，真正認(rèn)識到信息化檔案管理的重要性，全面思考、改革傳統(tǒng)檔案管理的內(nèi)容、形式，徹底改變傳統(tǒng)被動的檔案管理工作模式，積極、主動的開展信息化檔案管理工作。檔案管理人員必須具備全新的信息化思維意識，重新審視高新技術(shù)給醫(yī)院辦公室檔案管理方式、檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、檔案用戶體驗以及檔案文化傳播渠道等帶來的變化，學(xué)會以共享、開放、合作的視角思考醫(yī)院辦公室檔案管理工作。信息化檔案管理人員需要全面提高自身綜合素質(zhì)，主動收集各種信息、優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量，全面提升檔案管理水平，充分挖掘檔案價值，真正發(fā)揮檔案管理的重要作用。

2.創(chuàng)新醫(yī)院辦公室檔案管理機(jī)制

由于醫(yī)院辦公室檔案管理工作面廣、涉及因素多，很容易受到各種因素的影響。故而，新形勢下，必須創(chuàng)新醫(yī)院辦公室檔案管理機(jī)制，全面提升信息化檔案管理水平。醫(yī)院需要結(jié)合自身實際，制定科學(xué)合理的崗位職責(zé)、工作細(xì)則、規(guī)章制度，將信息化醫(yī)院辦公室檔案管理直接納入醫(yī)院日常管理工作中去，集中統(tǒng)一管理，并進(jìn)行全面的監(jiān)督檢查。與此同時，加強(qiáng)目標(biāo)責(zé)任考核，按照誰主管、誰負(fù)責(zé)的原則進(jìn)行，責(zé)任到人、獎罰分明，細(xì)化崗位職責(zé)，制定明確的績效指標(biāo)和工作目標(biāo)，充分調(diào)動醫(yī)院辦公室檔案管理人員的工作積極性，使其自覺履行自身責(zé)任與義務(wù)。

3.健全醫(yī)院辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為了更好地加強(qiáng)信息化檔案管理質(zhì)量，必須建立健全完善的醫(yī)院辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而使得各項信息化檔案管理工作有章可循。另外，還需要統(tǒng)一各項檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而方便檔案資料的查詢與利用。醫(yī)院辦公室檔案管理部門應(yīng)使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)和格式結(jié)構(gòu)，各種檔案資料必須有序管理，從文件備份、分類整理、交接手續(xù)等小細(xì)節(jié)入手，嚴(yán)格歸檔材料要求。另外，還需要創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的醫(yī)院辦公室檔案管理信息平臺，根據(jù)這一系統(tǒng)進(jìn)行檔案運作，通過醫(yī)院辦公室檔案管理信息平臺進(jìn)行查閱、借閱和歸檔，并全程跟蹤檔案利用全過程。

4.確保醫(yī)院辦公室電子檔案安全

確保醫(yī)院辦公室電子檔案的安全性是加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)。可從如下方面入手：①加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全性，保障數(shù)據(jù)庫的安全。②對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行加密處理，并對各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全過程監(jiān)督，保證各項信息數(shù)據(jù)的安全性和真實性。③及時備份。對數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行備份，保障各項檔案數(shù)據(jù)的安全性與完整性。④動態(tài)監(jiān)控檔案調(diào)動全過程，并對檔案調(diào)動過程進(jìn)行全記錄，以便檔案檢查。⑤全面提高醫(yī)院辦公室檔案管理人員的安全意識，真正認(rèn)識到檔案安全的重要性，加強(qiáng)信息檔案管理的軟硬件管理，不泄露各種檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全性。

5.加強(qiáng)醫(yī)院辦公室檔案資源開發(fā)

5.1數(shù)字化技術(shù)。確定合理的醫(yī)院辦公室檔案開發(fā)方式，對提高資源利用價值、節(jié)約檔案資源開發(fā)成本具有重要作用。醫(yī)院辦公室檔案資源類型復(fù)雜、數(shù)量眾多，另外，很多醫(yī)院辦公室檔案圖紙、文件等已經(jīng)發(fā)生損害，圖紙型號不一、無備份，站在經(jīng)濟(jì)角度分析，購置高昂的掃描儀成本過高，可以委托專業(yè)的圖文機(jī)構(gòu)掃描醫(yī)院辦公室檔案材料等內(nèi)容，并制作成光盤和文本。

5.2優(yōu)化檢索方式。合理歸檔信息化檔案資料，制定合理的檢索目錄，嚴(yán)格檔案利用程序，全面發(fā)揮醫(yī)院辦公室檔案信息化的重要價值。在這一過程中，需注意如下幾點：①掃描案卷，需要仔細(xì)核對世紀(jì)文件與文件目錄，保證兩者完全一致，確定信息化文件位置，為接下來的文件利用提供便利。②建立專門的醫(yī)院辦公室檔案管理數(shù)據(jù)路，完善檢索目錄，加強(qiáng)現(xiàn)實文本與數(shù)字文本的銜接。③完善醫(yī)院辦公室檔案管理借閱登記表，詳細(xì)記錄檔案借出、歸還人員、時間與方式等，在檔案資源的開發(fā)利用中妥善保管，不損毀、不丟失。

綜上所述，以傳統(tǒng)醫(yī)院辦公室檔案管理的問題為切入點，從檔案意識、檔案管理機(jī)制、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等角度，詳細(xì)論述了信息化背景下醫(yī)院辦公室檔案管理的建設(shè)路徑，旨在全面提升醫(yī)院辦公室檔案管理綜合質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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