利用計算機技術提升檔案管理水平的策略

賈秀芳

摘 要：在檔案管理的過程中，有必要使用計算機進行工作。采用先進的計算機專業軟件實施檔案管理，就是應用這種技術手段改進檔案管理工作的模式，不僅可以提稿檔案管理的質量，還可以提高檔案管理的效率，使得檔案的功能和價值得以充分發揮，檔案的使用壽命也會相應地延長。在檔案管理的具體工作中，如果采用的管理手段不合適，就必然會對檔案管理的質量造成影響。應用計算機信息技術就是對檔案管理模式的創新。本論文針對利用計算機技術提升檔案管理水平的策略展開研究。

關鍵詞：計算機技術 提升 檔案管理水平 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

引言

要提高檔案管理水平，就要對計算機技術合理應用。這就需要在應用實施檔案管理中，要對于檔案管理的需求合理應用。作為一名檔案工作者，僅僅熟悉檔案的專業知識是不夠的，還需要了解自然科學方面的知識和計算機技術應用知識。應用計算機進行檔案管理中，對于計算機的操作要熟練，能夠合理應用計算機檔案管理軟件。另外，在檔案管理中，應用計算機技術可以實現創新，使得檔案管理可以實現跨越式發展。應用計算機進行檔案管理，還要強化組織管理工作，有關人員對于相關的內容進行研究，還要做好組織策劃工作和分工工作，使得檔案管理工作規范有序地展開。應用計算機技術實施檔案管理中，還要考慮到市場環境和商業發展途徑，將檔案轉化為生產力，創造經濟效益。

一、檔案管理中應用計算機技術的重要形式

1.檔案管理中對計算機檔案檢索系統的應用

在計算機技術不斷發展的進程中，檔案管理也不斷地現代化推進。應用計算機技術可以對重要的檔案信息進行收集，并在數據庫中保存。

按照傳統的檔案管理模式，就是實施紙質檔案的管理。在管理方法上就是將所有的檔案數據信息保存完整，確保信息準確無誤。

應用計算機技術對于檔案信息實施規范化管理，就是要發揮計算機的檔案數據檢索作用，對檔案實施開放性管理，發揮信息檢索系統的作用，可以加速檔案運行效率，使得檔案資料的功能得以充分發揮[1]。

2.檔案管理中對計算機文檔管理系統的應用

在實際的檔案管理中，實施計算機文檔管理，就要運行計算機文檔管理系統。計算機文檔管理系統所發揮的作用是有效地對信息數據進行處理，對于檔案信息實施集成化管理。在檔案信息管理中，包括檔案信息的注冊、信息的檢索、信息的注釋以及信息的請求等等功能都能夠發揮出來。

應用計算機文檔管理系統進行檔案管理中，對于檔案信息的分類、組合，對于檔案資料的歸檔以及借閱的過程中，都可以將計算機文檔管理系統充分運用起來。

采用數字管理的方式實施檔案管理，可以將檔案信息輸入其中，對于檔案文件的處理模式和管理模式予以改進，可以實現利益共享，由此降低了人力成本和物力成本，檔案管理效率也會有所提升。

3.檔案管理中對計算機統計系統的應用

檔案管理中對計算機統計系統的應用，就是通過運行計算機系統，將應用軟件和系統軟件都充分運用起來。

計算機統計系統的應用中，就是通過運行系統對于檔案資料進行檢查、接收，還要對檔案信息進行注冊，實施有效的檔案信息管理，使得檔案統計管理工作能夠滿足實際需求。在檔案管理工作中，將計算機充分利用起來，就是通過運行個人信息管理系統，可以自動生成統計管理數據信息，而且保證了信息統計的準確無誤[2]。

在計算機統計系統的運行中，就是終端系統應用計算機管理統計系統，可以對用戶的各種信息進行查詢，做好文件信息的傳輸各種，對于文件實施全面管理。

二、檔案管理中對計算機技術的具體運用

計算機技術檔案管理在實踐中得到有效實施，檔案管理人員通過運行計算機系統對檔案實施管理，發揮系統的應用功能，就可以對相關的系想你充分掌握，并對于所存在的問題提出解決方案。應用現代化的計算機技術，就是啟動先進的設備實施檔案管理，實現檔案管理的科學化，以達到文件管理的目標性。

檔案管理中，部門的管理至關重要，管理人員要強化檔案工作，就要重視人才培養。在檔案管理人員上崗之前要做好培訓工作，實施技術能力考核，還要將經營管理的內容納入到檔案管理中，對于檔案管理還要進行技術改進，使得檔案人員的個人能力得以提升[3]。

在高素質的檔案管理人才培養中，要求檔案管理工作要滿足現實需求的同時，還要從實際出發通過檔案管理的系統化運行，對于檔案信息全面掌握，還要做好分析工作，以能夠及時發現并對問題具有針對性地解決。檔案管理工作中，還要從時代發展的角度出發，做到檔案的管理理論與實踐相結合，明確檔案管理目標，做好各方面的協調工作。

計算機技術在現代化的檔案管理中，需要應用設計和編程工作展開檔案管理。在管理系統的設計中，其中所涵蓋的內容是要對社會服務方面的問題充分考慮。在檔案管理中，要綜合管理信息，對于計算機技術在檔案管理中的應用充分了解，從工作實際情況出發展開檔案管理工作[4]。

在對檔案管理系統的界定中，要將計算機系統的檔案管理框架界定出來，以編程的方式界定功能模塊，建立數據結構，還要在檔案管理中從工作實際出發實施管理，使得計算機技術管理滿足需求，數據庫系統管理也可以滿足需求。

在檔案管理中實施計算機管理，要做好信息準備工作，還要對數據信息進行處理。計算機檔案管理系統的運行中，還要對軟件系統和硬件實施管理，還要做好技術維護工作。當系統處于運行狀態的時候，還要做好技術調試調整。

三、檔案管理中應用計算機技術的有效措施

1.檔案管理中應用計算機技術要強化工作人員的職業素質培養工作

檔案管理人員要對于檔案管理工作充分了解，采用合理的檔案管理方法可以有效地完成檔案管理工作[5]。在檔案管理中應用計算機技術，就需要所有的工作人員都要樹立檔案管理意識，提高檔案管理人員的計算機操作能力和專業知識的應用能力，還要強化檔案管理的研究，對網絡技術合理應用，保證檔案管理質量。

2.檔案管理中應用計算機技術要強化工作人員的創新思維培養工作

計算機技術的創新，在管理檔案的時候，就要對檔案模式不斷創新。在具體的管理中應用計算機技術，按照規范展開工作，對于檔案管理工作實施統一管理，就可以保證檔案管理的各項工作有序展開。

檔案管理是專業性比較強的工作，對于專業知識具有很強的要求。通過創新思維，就是對計算機技術合理應用。因此，要強化檔案管理人員的專業素質培訓，還需要檔案管理工作掌握計算機技術，在檔案管理中有效地發揮計算機軟件的作用[6]。

3.檔案管理中應用計算機技術要提高人才培養意識

在檔案管理人員的招聘工作中，企業選擇了檔案管理人員，不僅要關注人員的計算機技術操作，還需要檔案專業人員掌握基礎知識，使得檔案管理的技術層面有所提高。應用計算機技術實施檔案管理，對于檔案管理部門的工作起到重要的促進作用。

在招聘檔案管理人員的時候，但人員進入到崗位工作中，就要定期對檔案人員進行培訓，除了專業知識培訓之外，還要進行計算機技術培訓。如果采用傳統的檔案管理模式，就需要轉變管理思想，使得檔案管理人員的專業知識和計算機技能都有所提高，管理人員不僅能充分掌握計算機操作技能，而且還能有效執行日常工作[7]。

綜上所述，在社會的發展進程中，為了使檔案的內容得到有效保存，就需要將重大的歷史事件及時地記錄下來。但是，檔案資料往往是以文本信息體現。越來越多的人都在探索檔案管理方法，希望對大量的信息進行有效存儲，而且還不會占用很大的空間。應用計算機檔案管理軟件，就可以將文件管理系統構建起來，使得檔案信息的保存從傳統的人工處理模式轉變為計算機處理模式，對檔案管理工作可以起到一定的促進作用。

參考文獻

[1]王蔚麗.論述學校人事檔案管理信息化[J].檔案管理，2017（03）：95—96.

[2]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2014（12）：150—151.

[3]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2014（12）：150—151.

[4]張琳.計算機在文書檔案管理工作中的運用策略[J].黑龍江檔案，2017（03）：108—108.

[5]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機電兵船檔案，2014（01）：83—84.

[6]蔡蕾.檔案信息中圖紙收發自動化系統管理技術的研究[J].科技展望，2016（16）：229—229.

[7]林麗媚.基于檔案管理理念創新視角的檔案管理信息化思考[J].經濟與社會發展研究，2014（10）：126—127.