淺談事業單位檔案管理信息化建設的意義和方法

摘 要：當今時代，信息化技術已成為人類發展史上不可或缺的一部分。其在事業單位檔案管理工作中的作用也日益突出，隨著傳統檔案管理模式的逐漸遠去，我們必將迎接檔案管理信息化時代的來臨。本文在對事業單位檔案管理進行闡述的基礎上，深入分析了事業單位檔案管理信息化建設面臨的問題，并提出了具有針對性的建議，以期對事業單位檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：信息化 事業單位 檔案管理

隨著社會和經濟的不斷發展，事業單位檔案管理也應該隨時代和周圍環境的變化而變化。當下，雖然許多事業單位檔案管理信息化水平有了較大的提升。但是，我國事業單位檔案管理目前僅僅是停留在借鑒國外研究成果的基礎之上，并沒有根據我國實際國情進行相應的調節。因此，研究事業單位檔案管理信息化建設面臨的問題與對策具有重要的意義。

1.事業單位實現檔案管理信息化的重要意義

對于事業單位來說，為了能夠更好地對檔案進行管理，提高經濟活動預測的準確性和及時性，必須要有效的搜集數據，并且在大量的數據中提取出有效信息。而信息化技術提供了途徑，信息化技術的出現能夠提高事業單位的檔案管理水平。

在信息化時代，將檔案管理信息化，可以提高檔案在檢索、文件傳輸和使用中的作業效率，有效地轉變現有的管理模式，更好地為檔案使用者服務。除此之外，加強檔案管理信息化工作，可以減少紙質文件的使用量，通過電子檔案的廣泛應用，大幅增加檔案的存儲量，有效節省檔案儲存空間，優化檔案儲存環境。增強檔案管理信息化，可以保持事業檔案管理工作的電子智能化水平，健全和完善事業單位的檔案管理制度和管理方式。

2.信息化時代事業單位檔案管理發展面臨的問題

2.1信息安全存在漏洞。當前的信息技術建立在互聯網技術的發展之上，信息安全還存在一定的問題，這也就導致許多事業單位檔案在信息收集、管理和保存方面并不能夠得到很好的安全保障。現階段，我們國家存在著賬號盜用的現象，這就會導致一些隱私的信息可能會被盜用和轉售。除此之外，信息化技術除了自身的信息安全保障不完善之外，還對核心檔案數據的保護提出了更多的要求，一旦核心檔案信息被泄露或者盜竊，那么信息將會被快速傳播，在短時間內產生不可挽回的巨大損失。因此，在此種情況之下，當今如何保障檔案信息的安全性將是眾多事業單位發展將面臨的嚴峻問題。

2.2事業單位檔案信息化人才匱乏。我國經濟現如今是一個飛速發展的階段，事業單位檔案人員的隊伍也在發展壯大，從事檔案管理的人員越來越多，但是現代社會當中事業單位檔案人員的素質良莠不齊，普遍工作能力不夠，大多數人缺少相關的工作經驗，對于事業單位檔案管理等方面，自身工作能力還不夠，缺少專業的素質和工作能力。有少許的事業單位檔案人員在利益的誘惑之下，可能出現弄虛作假的現象，甚至有從事檔案管理的人員不具備事業單位檔案管理的基礎知識，對于事業單位檔案管理準則等認知較少。除此之外，許多事業單位的檔案管理人員由于缺乏相應的信息化技術知識和實務培訓，導致其知識結構尚不完整，無法更好地使用信息化技術來進行事業單位檔案的管理。

2.3在事業單位檔案管理中對信息化技術的應用不足。雖然，信息化技術的快速發展為事業單位檔案管理帶來了許多新的機遇，但是，眾多的事業單位并沒有能夠很好地將信息化技術運用到事業單位的檔案管理之中。一方面，由于受信息技術和管理層的認知影響，信息化技術在事業單位檔案管理中仍然未得到重視。事業單位想要實施檔案管理信息化建設往往需要收集很多信息，不僅包括檔案信息，也包括非檔案信息，如果信息不能夠有效進行搜集，事業單位檔案管理將受到很大阻力。另一方面，信息化技術在事業單位的檔案管理之中并沒有得到全面和系統的推廣，部分管理者對于這一技術也沒有深入的了解，還停留在比較膚淺的認識階段，正是由于這些制約因素，導致一些事業單位不重視信息化技術在檔案管理之中的應用。

3.事業單位檔案管理信息化建設與應用方法

3.1建立事業單位檔案管理核心信息保護機制。一方面，事業單位檔案管理人員應該盡力配合相應的技術人員，共同制定保障檔案安全的方案，為事業單位檔案的管理提供堅實的保障。另一方面，事業單位要嚴格加強對于事業單位檔案信息的管理和保護，以免發生信息被他人盜竊，出現信息大規模泄露的現象。面對這些情況，必須要加強對相關人員的管理，只有不斷加強對于信息化技術的控制，才能在源頭上保障事業單位檔案的信息安全。

3.2培養專業的高素質檔案管理人才。事業單位檔案管理工作人員的自身素質以及工作能力是決定性因素，從事事業單位檔案管理相關工作的人員要有良好的自身素質，要誠實守信，并且要及時了解事業單位檔案管理方面的政策和變化，保證工作的順利進行。相關檔案管理人員進行有效的溝通，對于異常現象要及時的更改，保證事業單位檔案管理信息化建設的有效性。除此之外，可以通過聘請專業的知識人員對其進行培訓，還可以通過薪資獎勵的方法來嘉獎員工，或者是事業單位可以通過晉升的方法促進員工學習信息化技術的積極性，從而提升事業單位檔案管理人員的工作能力，促進事業單位檔案管理信息化建設的順利開展。

3.3重視信息化技術在事業單位檔案管理中的應用。在信息化時代，提高信息化技術在事業單位檔案管理中的地位，有利于檔案管理的向前發展。一方面，舉辦相關專家的研討會，積極動員所有事業單位管理者和員工參加，加強員工對與信息化技術的了解，通過技術的創新發展來帶動事業單位檔案管理的發展，降低相應的管理成本;另一方面，我們國家的相關部門要發揮重要作用，讓一些管理相對成熟的事業單位來帶動一些較為落后的事業單位，不斷向其傳送相關的經驗。從而讓信息化技術在事業單位檔案管理之中不斷得到重視，提高實效性。

4.大數據時代園林綠化單位檔案管理的發展趨勢

4.1園林綠化檔案的特點。對于園林綠化檔案來說，其作為城建檔案的重要組成部分，主要包括公園、綠地和樹木等，具有以下幾個特點：

一是需要多部門的參與，具有復雜性。一些較大的園林綠化工程來說，需要涉及多個部門，檔案管理就具有一定的復雜性;二是專業性，園林綠化檔案是園林綠化科技、生產活動等專業技術領域相關的記錄活動，需要根據綠化的特點來進行記錄，因而具有非常強的專業性;三是多邊性，由于植物一直都在生長，對于其檔案的管理也非常復雜，數據也隨時處在變化之中。

4.2提升園林綠化檔案的利用價值。在大數據時代，可以為園林綠化檔案的管理提供保障。例如，可以通過對現有的樹木數量以及生長情況進行分析，從而選擇更加合適的樹木進行種植。除此之外，還可以對相關檔案進行管理，科學的對樹苗進行養護，從而提高樹木的成活率。由此可見，園林綠化單位須要建立能夠實時收集動態數據且實現檔案利用的園林綠化檔案共享平臺，從而實現檔案管理的有效性。

5.結語

綜上所述，信息化技術作為一種新的決策支持系統，為事業單位檔案管理注入了新的活力。隨著社會經濟的發展和科學技術的飛速進步，信息化技術在加強事業單位檔案管理中將發揮越來越重要的作用。

參考文獻

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[2] 程文富.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略[J].企業改革與管理，2018（02）：23.

作者簡介：童玉蘭（1987.2—），女，漢族，四川會理人，大學本科學歷，單位：大竹縣園林綠化局，研究方向：檔案管理。