關于創新檔案管理理念實現檔案管理信息化的思考

唐小琴

摘要：創新檔案管理理念，實現檔案管理信息化能夠保障檔案文件的完整性和準確性。本文首先分析了當前我國檔案信息化管理存在的問題，隨后針對這些問題提出了相應的解決措施，希望這些觀點能夠有效實現檔案服務水平的高質量化。

關鍵詞：創新檔案管理理念；檔案管理信息化；數字檔案館藏

引言：

隨著網絡信息技術的蓬勃發展，計算機等電子設備在檔案管理中的作用越來突出，檔案管理信息化建設已經成為不可逆轉額的趨勢。實現檔案管理信息化，需要相關的工作人員創新檔案管理理念，積極改進檔案管理技術，提高文書傳遞的便捷性和高效性，逐步實現檔案的數字化和無紙化，此外，還要注重改變檔案編研工作方式、存儲模式和數據庫檢索方式，以全面推進數字檔案館藏，提高檔案管理工作的效率。

1當前我國檔案信息化管理存在的問題

1.1重視程度不足

檔案管理信息化的實現需要完善相應的基礎設施建設，而這些硬件和軟件的建設必然會消耗大量的人力和物力，但是當前很多單位的領導似乎沒有意識到檔案管理信息化的潛在價值，其發展資金多投入到生產經營之中，并沒有將信息化管理技術、檔案數據庫、管理系統以及安全防護系統納入到企業的戰略發展體系，難以為設備的更新、軟件的升級和設備的維護保養提高充足的資金支持[1]。

1.2信息安全有待提高

檔案信息的安全管理時檔案管理信息化過程中非常重要的環節，相關管理人員必須采取相應的措施以抵御人為惡意入侵導致的信息泄露、篡改和損毀。造成我國檔案信息安全性不高的原因在于：首先，企業由于缺乏對檔案管理信息化設備的資金支持，導致了部門企業的檔案信息設備老舊，存在安全漏洞，抗風險能力較差，能以為譯碼數據提供強有力的保護，從而為檔案信息帶來不必要的損失。其次，網絡環境和操作過程中的安全防范措施有限，企業缺乏高水平的信息技術人才，難以在具有開放性的網絡環境中，抵御威脅檔案安全的活動。

1.3缺乏相應的規范

當前我國的檔案信息化建設還不夠成熟，缺乏相應的標準化規范，甚至在一些國家力量較為薄弱的地區，我國已有的檔案信息化標準都不能得到有效的貫徹，從而導致了數字化檔案的各自為政、互不兼容、重復建設等現象，造成了國家資源的嚴重浪費，極大的限制了我國檔案信息數字化進程。此外，我國的檔案管理軟件的適用性、通用性和靈活性較差，一旦外部環境發生了變化，其軟件就不能良好的運行，難以保障各部門之間的信息資源共享，從而使得我國的檔案管理信息化建設陷入“瓶頸”。

2創新檔案管理理念實現檔案管理信息化的措施

2.1加強宣傳，提高重視

實現檔案管理信息化需要不斷創新檔案管理理念，樹立檔案管理信息化建設的思想保障。首先，相關管理人員要充分意識到檔案管理信息化建設并非是一蹴而就的，是一個較為長期的過程，在這個過程中，需要加強對檔案管理的宣傳力度，敦促檔案管理部門的相關工作人員，轉變管理理念，讓人民群眾充分認識到檔案管理信息化建設對經濟發展和社會發展的重要價值，并在宣傳過程中，落實信息的公開化和透明化，有獲取人民群眾的廣泛支持。其次，要提高企業領導的重視，企業領導對檔案管理信息化的前瞻性認識，將有效推進檔案管理信息化建設的進程，有利于保障政策幫扶和資金供給，從而為其建設提供堅實的基礎。最后，要制定科學合理的檔案管理信息化建設方案，并將其工作納入到日常管理之中，提高人民群眾對檔案管理信息化工作的全面認知，以保障檔案管理工作的有序開展[2]。

2.2完善檔案信息資源管理制度

在構建檔案信息化標準體系規范準則的過程中要遵循前瞻性原則、兼容性與開放性原則以及系統性原則：前瞻性原則是指依據實際檔案信息化發展現狀以及對未來發展方向的預估，充分把握各標準制定的時機，建立具有成長性的檔案信息化標準；兼容性和開放性原則是指檔案信息化標準要與信息技術行業和檔案管理行業相匹配的同時，對各項開放性標準予以次啊帶，以避免重復性勞動；系統性原則是指要在充分發揮各項標準的規范作用的條件下，強化標準之間的相互關聯和補充，使之成為一個有機整體。值得注意的是，完備的檔案信息化標準體系，應該包含檔案數據標準體系、答案信息資源標準體系和檔案信息管理應用系統標準體系，在構建過程中要注重遵循國際和國內數據交換格式標準要求，不斷拓展電子檔案功能，遵循《全國革命歷史檔案數據采集標準》和《健康檔案基本架構與數據標準》中的相關規定，優化資源庫、軟件系統工作平臺的各項標準，落實電子商務和電子政務的廣泛應用。

2.3落實檔案網絡信息安全保障

落實檔案網絡信息安全保障能夠有效抵御病毒和黑客的攻擊，提高檔案管理信息化建設的質量和效率。首先，要保障硬件設施的安全。對于檔案信息化中性的硬件設備要做好定期和不定期的設備巡檢，及時檢驗服務器和網絡設備的運行狀況，并及時更新檔案日志。另外，注重對不可控事件的預案規劃，完善數據備份中心，避免由于環境變化、線路問題以及設備故障造成的數據遺失。其次，要落實網絡安全，重點檢驗服務器和客戶機中的文件，并設置檔案文件的訪問權限；基于網絡管理平臺，構建在線報警系統，提高網絡安全處理的及時性；從外網和內網兩個層面，優化防火墻技術，強化安全訪問控制力度，以保障檔案信息應用的安全性；嚴格遵照相關規定時限內外網絡的物理隔離。最后，要經理具有安全性和穩定性的應用系統。相關技術人員要建立用戶范圍權限平臺，嚴禁用戶的越權操作行為，落實身份認證和對關鍵技術的加密和防密碼盜竊。與此同時，還要建立日志文檔中心，落實數據庫更新日志、用戶訪問日志以及管理軟件更新日志，以有效實現對安全事件的排查和追蹤。

結論：

綜上所述，在實現檔案管理信息化的過程中，要完善檔案保管保密制度、檔案利用制度、檔案歸檔制度，切實強化檔案管理信息化人才隊伍建設，大力引進先進管理人才，落實思想教育和專業教育，以不斷提高檔案管理的數字化、智能化和信息化。

參考文獻：

[1]劉迎迎.信息化建設在事業單位檔案管理中的應用分析[J].城建檔案，2018（04）：62-63.

[2]談芳吟.高校檔案管理信息化建設的現狀及存在問題對策[J].管理觀察，2018（06）：140-141.