辦公室行政事務管理的若干問題分析

朱中香

摘要：辦公室行政管理工作對于單位有著重要影響，需要引起關注。同時，辦公室行政事務管理屬于行政事務管理的關鍵內容，可以發揮自身的協調作用。辦公室管理工作有著較強的綜合性，而且有著廣泛的接觸面。相關人員需要承上啟下，加強各部門的聯系。辦公室工作人員工作范圍比較廣，同時需要參與政務，所以需要進行有效協商和工作落實。

關鍵詞：辦公室 行政事務 問題

在當前的發展中，辦公室的職能受到了一定的重視，并且在單位中發揮了不可替代的關鍵作用和調節作用。在辦公室行政事務管理工作中，涉及到文化傳播、職員溝通以及人員調配等方面的內容。辦公室行政管理工作比較零碎和復雜，所以相關人員需要加強對業務細節的研究。

一、行政事務管理工作的意義和內涵

為了保障工作的高效運行，必須重視行政事務管理工作，這是為了服務單位事務的實踐活動。如果從性質層面對行政事務管理進行分析，有著綜合性和服務性的基本特點。行政事務管理工作的影響范圍比較大，工作內容比較多，在許多狀況下需要聯動多個部門進行管理。相關事務管理著需要根據事物的復雜性以及數量的特點進行監管，這樣可以有效處置綜合性的事物管理工作。同時，行政事務管理的對象是人，所以需要遵循以人為本的原則，做好相關的服務工作，優化工作服務質量，這樣可以體現行政事務管理的性質，發揮自身作用。行政事務管理在單位的運行和發展中有著關鍵作用和意義，主要體現在這兩個方面：第一可以為單位部門職能的發揮提供保障，這樣可以為單位的運轉和發展奠定基礎。第二，如果行政事務管理系統比較完善，可以在單位的行政管理活動中提供制度性和規范化保障，這樣可以顯著提升工作質量和效率。

二、辦公室行政事務管理工作的常見問題

第一，管理人員的素質不符合要求。一些辦公室管理者的綜合素質能力不符合要求。許多管理者經過了短期的培訓和專業學習，但是并不具備較強的實踐工作能力。他們的服務性較差，而且缺乏對于工作性質的全面了解，無法根據單位的實際狀況開展相關工作，沒有提出可以促進自身發展的意見，無法提供有效的服務。

第二，缺乏對工作的科學界定。當前背景下，辦公室行政管理涉及到單位的方方面面，所以相關管理人員需要有效應對較大的工作壓力和繁多的事務，有效處理從業人員問題。在工作中，管理者沒有有效總結和歸類相關信息。為了加強對工作的了解，需要花費大量的時間參與相關項目活動，否則會面臨來自于單位領導的壓力，所以引發了職員之間溝通不暢的問題，這提升了辦公室行政管理的難度，對管理者造成了心理壓力。

第三，工作效率比較低。當前背景下，許多單位都設置了企業文化管理制度、人事管理制度以及薪酬管理制度，這樣可以提升辦公室行政管理的效率。但是，在落實制度的過程中，這些制度發揮的作用比較有效。辦公室行政管理和制度之間存在一定的沖突和矛盾，解決問題往往需要經過負責和繁多的持續，所以對于工作效率有著較大的影響，影響企業的正常發展和運行。

三、辦公室行政事務管理的策略研究

（一）重視管理服務的主動性

辦公室屬于督促檢查工作、綜合協調內外、反饋群眾意見以及貫徹領導決策的重要中樞機構。相關的工作人員需要具備一定的服務意識，這是他們在工作中需要具備的。在實際工作中，需要轉變被動服務的觀念，引入主動服務的思路。需要立足于發展和改革的大局，圍繞中心開展工作，這樣可以提升工作的計劃性、預見性和主動性，如果可以想的遠一點，謀略的深一些，可以落實領導的指導意見，并且為領導的決策提供有效的素材和基礎。同時，需要從以往的事務型服務轉向政務型服務。利用辦事、辦公和辦文的核心環節，為相關領導辦好關，其中包括依法行政、文件質量和工作程序方面的關。相關人員需要重視改革服務，并且具備創新意識和發展思想，這樣可以具備勇于創新的精神、銳意進取的意志和創新意識。依據新任務的要求，積極思考思路和問題，不僅需要善于提出問題和發行價問題，還需要在創造性和求真務實的執行中解決相關的實踐問題。

（二）提升自身的綜合協調能力

綜合協調能力是辦公室行政事務管理人員的核心能力素養。在辦公室工作的方方面面都涉及到綜合協調，如果無法發揮這樣的作用，就會影響工作的有效運轉。辦公室工作屬于承上啟下的關鍵紐帶和橋梁，需要遵循領導的要求和意圖進行思考，進而有效處理、安排、籌劃和思考問題，協調各個方面的關系，這樣可以形成共識并且統一自己的思想[1]。在工作中，需要關注科學決策，做好相關工作的部署，這樣可以和自己的領導保持一致，并且確保政令的暢通。在做好協調工作的流程中，需要了解全局，并且遵循標準程序辦事，這樣可以提升工作效率，促進工作的創新。圍繞自身的工作重點，需要踏實工作并且按部就班，不僅需要獻計獻策，還需要未雨綢繆。對于重大問題的處理，需要提升自己的敏銳性，進而發揮自己的主心骨作用。對于重大活動和會議的安排，需要提升自己的計劃性，這樣可以結合靈活性和計劃性。辦公室工作的內容沒有小事，所以需要嚴謹和細致完善各個環節的工作，這樣可以克制求穩怕變、求穩怕亂的負面思路，加強對新情況的研究和探索，利用創新拓展自己的思路，同時解決新出現的問題[2]。

（三）協調辦公室人員的人際關系

一般來說，確定工作內容和做法，屬于管理工作的簡單任務。最關鍵是人事和管理方面的工作。對于辦公室人員來說，每個人都有自己的責任。所以是，常識、耐心、公正和信任屬于解決人問題的基本要求。對于成功辦公室管理者來說，需要博得下屬的忠心和尊敬，這樣可以確保部門保持較高的效率，讓他們有較強的個人品質。管理人員需要像對朋友一樣對待下屬，避免傷害到相關人員的尊嚴。管理者避免過于親近自己的下屬，這種親近可能導致過于寬厚，進而失去信任和尊重。如果采取過于嚴格和冷淡的幾率，也難以成功。管理者如果是從一個工頭的思路進行管理，就會到另一個極端，不利于有效合作，同時會破壞相關部門的高效運行，所以必須具備坦率和公正的辦事思路。對于具體的問題，需要公平解決問題，在接近下屬的工作成，需要善于聽忠告，進而有效處理私人和個人問題，保持自己的寬容和耐心[3]。

（四）利用信息平臺提升反應速度

對于領導來說，信息是有效耳目，通過積極報送和收集信息資料內容，可以為領導及時掌握合理能接情況，做出科學有效的決策，屬于比較關鍵的辦公室行政事務管理服務。在鉆研和研究業務和形勢的前提下，需要有針對性、及時、快捷地，對領導關心的重點問題和具體情況、突發性事件、社會民意等等，做出準確和有效反饋。這種信息工作是在主動查找不足以及總結經驗的流程中進行的，需要了解到領導的實際需求，站在較高的角度上，進而多層次和多方面分析問題，擴展自己的思路并且有效收集信息，盡可能全方面反映工作的變化和復雜性。信息的關鍵是真實性，相關人員需要喜憂兼報。同時，需要加強對信息內容的整合，這樣可以提煉有效價值的情報和信息，完善當前的信息參考服務[4]。

四、結語

辦公室行政事務管理常常給相關工作人員帶來較大的壓力，如果缺乏完善的秩序和制度，難以發揮辦公室行政事務管理的效果，在辦公室行政事務管理中，需要切實優化工作流程，重視自身能力提升和提升信息素養的重要意義。通過促進管理的流程化和規范化，可以獲得顯著的效果。

參考文獻：

[1]趙春梅.淺談做好辦公室行政事務管理[J].企業導報，2014，（04）.

[2]李威.對辦公室行政事務管理工作的認識及探討[J].低碳世界，2014，（13）.

[3]彭彩鳳.淺談辦公室行政事務管理工作[J].科技創業家，2013，（20）.

[4]李欣.淺析如何提升辦公室綜合事務管理水平[J].辦公室業務，2015，（01）.

（作者單位：江蘇省無錫市衛生和計劃生育委員會）