文書檔案保管期限表的量化演變

文/延邊朝鮮族自治州體育局 金穎

一、文書檔案保管期限表及其作用

文書檔案是指機關、團體企業以及事業單位在行政管理事務一系列活動中產生的，也就是說將發生的一系列活動通過文書的形式體現并且保存，主要包括指示、通告、報告、通知和會議總結等文件。

檔案保管期限的主要作用：我國各時期的文書檔案保管期限表都是為了便于各級管理人員準確地區分檔案保管期限，使保存的檔案既能夠明確地反映出我國檔案界對每一個工作時期發生的事件以及任務整理思考，還可以維護機關的主要職能活動的歷史原貌，可以更好地保存文書檔案，方便工作人員的查詢工作；在檔案保管期限表中，管理工作人員可以按照其保存價值進行分門別類的劃分，并且結合現實檔案工作的環節內容，這種方式可以防止相關部門錯銷、誤銷的現象發生；根據文書檔案保管的工作人員實際反饋，將文書檔案保管期限表作為保管工具，檔案管理的工作人員可以快速、準確地查詢不同時期的文書檔案，在更大程度上保全了文書檔案的保存價值，提高了工作管理者的鑒定效益，使其可以快速區分文書檔案的價值。

二、文書檔案保管期限表的量化演變

（一）文書檔案保管期限表分析。在我國文書檔案保管工作中，文件材料應該嚴格按照歸檔范圍和保管期限的要求進行鑒定整理，當這部分文件按規定整理好后需要移交到相關部門，因此，應該編制一個符合該部門實際狀況的文書檔案保管期限表，這是做好檔案管理工作的基礎前提，也是實現檔案有條理歸放的重要依據，對提高文書檔案保管庫存具有深遠的意義。下面是對機關文書檔案保管期限表的分析，文書檔案保管期限分為永久、30年以及10年。

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文書檔案保管期限作為檔案管理工作的主要工具，它在其中有著非常特殊的含義，針對每個時期以及每個部門都有相應的文書檔案保管期限表，隨著我國檔案部門對檔案的成分、數量以及認識的提升，對檔案保管期限表的修訂次數也逐漸增加，不斷的修訂、完善可以使我國相關部門的檔案保管期限更加明確。

（二）量化說明與結論。1.文書檔案保管期限表適用性的衡量標準包含條目、款目、項目的變化情況。據相關負責人對歷年來的檔案保管期限表統計分析得出，其中包含的條目、款目隨著年限的增長也在逐漸減少，這也就代表著檔案管理期限表對檔案形成的整體概括程度在逐漸降低，也就是說將來會有很大一部分新型檔案在保管期限表中找不到相應的條目、款目情況，因此，我們需要對現實中檔案的變化進行分析，從而更方便地修訂適合該檔案保管期限表的內容。2.文書檔案保管期限總體上逐年縮短。文書檔案保管期限總體上逐年縮短，主要表現在其中永久項款目隨著年限的增長也在不斷地減少，這種情況的變化主要是因為相關負責人對永久項目的檔案審核相對嚴格，尤其是2000年征集意見稿以后，相關部門也將一些永久保管年限的檔案改為定期保管，這種方式降低了檔案的重復保管現象的發生，對本機關的檔案保存情況有著深遠影響，從根本上促進了檔案保管期限的完善發展。3.文書檔案保管期限在表格中分布相對較合理。文書檔案保管期限的合理性主要是通過對各期限表階段的永久、定期比例進行分析的，結果顯示永久期限的檔案逐漸減少，這種比例上的變化說明了以下情況：一是說明了檔案管理期限表實際的工作價值有所下降，其實際評價也會相應地逐漸降低。二是在同一時期的檔案表，我們需要參照實際操作選擇年限，目前呈現的趨勢是，人們會在可長可短期限中選擇采用率較高的作為自己的檔案保管期限。

三、結語

作為通用操作標準，文書檔案管理期限表具有重要參考意義，也在文書檔案保管質量提升方面發揮重要作用。時代的推進對于我國檔案的成分、數量、類型均不斷進行變化和更新，通過其保管期限表的量化演變也更加能夠了解國家各部門對于檔案的管理需要。同時，我們也更加期望有更多的部門參與到文書檔案的保管中來，對其期限表根據需要進行優化和調整，做好其適當年限的跟進和分類，讓文書檔案的保管更加科學、規范，讓文書檔案的利用更加有效，讓文書檔案在新時代發揮重要作用和價值。