編制采購計劃崗位任務認知分析

劉磊

摘 要： 編制采購計劃是生產企業重要的工作任務，對保障企業生產運營正常進行具有非常重要的作用。編制采購計劃任務一般由生產企業采購部門采購員或計劃員負責，采購員或計劃員要完成這一崗位任務，需要具備內外部良好的溝通能力，收集基礎資料的能力，完成資料的分析整理能力，在此基礎上，才能編制好采購計劃，進而完成崗位任務，為企業做好管理服務。

關鍵詞： 生產計劃；物料清單；采購認證

編制采購計劃崗位任務，是指物流企業采購管理部門下發給采購員或計劃員的工作任務，主要任務內容為，聯系生產部門和倉儲管理部門，根據生產計劃、物資消耗計劃及庫存量編制采購計劃，并最終通過向供應商發出訂單的方式實施計劃的過程。

采購計劃編制的計劃期通常為一年，一般會根據企業實際需要，在年度采購計劃的基礎上按照生產經營需要，再行編制季度、月度、周等時期的采購計劃。

一 編制采購計劃任務崗位職責劃分

編制采購計劃任務通常由企業采購部門負責，是采購部門基層工作人員依據基礎資料，在完成認證計劃的基礎上制訂的實際采購清單。

企業可根據自身規模、組織架構模式及實際運營需求，在采購部門設置采購員、計劃員等基層崗位負責編制采購計劃任務，規劃比較大，采購業務量較大的企業可單獨設立采購計劃編制崗位專項負責編制采購計劃任務。

編制采購計劃任務一般由采購員或計劃員崗位負責，該任務對應崗位職責主要包含以下幾個方面：

（一）溝通聯系生產部門

采購員或計劃員需溝通聯系生產部門，及時獲取生產計劃，掌握整體用料需求，還要

1.生產計劃

生產計劃是企業經營計劃的重要組成部分，是企業從事生產管理活動的主要依據。生產計劃是企業對生產任務做出的統籌安排，擬定的需要生產產品的品種、數量、質量和進度的計劃。

生產計劃對于生產部門非常重要，生產部門為制訂生產計劃也需要收集基礎資料，按進度做好產品的品種、數量等安排計劃，控制產品質量等。

因此，為完成編制采購計劃任務，采購員或計劃員需要及時溝通聯系生產部門，及時跟進生計劃進度，做好信息的溝通，編制好采購計劃，保障生產部門的物料供應連續不中斷，保障企業生產經營活動能夠正常開展。

2.物料清單

物料清單指生產單件產品所需要的零部件的清單及組成結構。物料清單一般由生產部門提供，隨著技術的進步及生產工藝的提升，生產部門還會對物料清單進行調整。

采購員或計劃員要跟進生產部門物料清單，及時掌握物料清單最新信息，在確定生產計劃的基礎上，根據物料清單信息，最終確定生產制成品所需物料的數量，進而為編制采購計劃做準備。

（二）溝通聯系倉儲管理部門

倉儲管理部門主要負責企業生產用物料、半成品及制成品的存儲與保管工作。采購員或計劃員在編制采購計劃時，需要確定生產制成品的需物料的數量，還要與倉儲管理部門溝通聯系，及時掌握倉庫存儲物料數量、質量等信息，避免重復采購，降低采購浪費，科學制訂采購計劃。

（三）完成采購認證計劃

確定的采購的數量及質量等信息，還要解決向供應商采購的問題，解決這一問題是通過采購認證實現的。采購員或計劃員要完成采購認證計劃，一般會通過初選供應商和終選供應商這兩步驟實現。

1.初選供應商

許多生產企業，特別是新設立的生產企業，采購符合生產企業物料標準的商品及選擇合適的供應商需要做大量的工作。

通常應先確認供應商的范圍 ，再通過實地考察、電話訪問等方式查驗商品是否符合采購要求，從而進一步縮小供應商的范圍。

2.終選供應商

終選供應商是對商品符合采購需求的供應商進行綜合認證，從供應能力、接收臨時訂單能力、經濟實力等方面對供應商進行認證，再根據合作關系，最終確定供應合作伙伴的過程。

特別地，單次采購可能會選擇一家或部分供應商完成采購供應任務；但認證的供應商都有與之合作的機會，只不過評分越高，合作的機會越大。

此外，采購與供應工作也是雙向選擇的結果，采購方自身經營能力和效果也會影響供應商合作的態度及供貨能力。

二 編制采購計劃任務流程

采購員或計劃員不僅要協調好部門內關系，即與生產部門的關系、與倉儲管理部門的關系，還要協調好外部關系，主要是與供應商的關系。在協調好內外部關系的基礎上，采購員或計劃員可著手編制采購計劃。

采購員或計劃員編制采購計劃的原則是在保證物料使用功能的條件下，認真完成物料的審定等工作以降低采購成本。在編制采購計劃的任務流程中，核心是采購清單的制作。

編制采購計劃任務的具體流程如下：

（一）收集采購計劃編制的資料

通過內部溝通，獲取生產計劃、物資消耗計劃及庫存量等基礎資料。對這些基礎資料進行必要的審核，查實數據的真實性，復核資料的有效性，估算數據的誤差范圍，為數據的分析整理打下堅實基礎。

（二）進行資料分析

通過生產計劃和物料清單，確定生產所需的物料種類及數量，在保障最低庫存或安全庫存的前提下，剔除這些物料庫存種類及數量，計算需要實際采購的物料種類及數量。對資料的分析整理通常通過Excel辦公軟件實現，要求采購員或計劃員要懂得數據處理的相應操作；有條件的企業可通過合作開發分析軟件的方式實現數據的自動化處理，只需要進行基礎數據的審核錄入，不需進行專門的運算，從而減少數據處理的運算量。

（三）編制采購清單

根據采購計劃編制需要，在對資料進行分析的基礎上，就可以初步編制采購清單，從而確認采購商品的種類、數量及質量等要求，根據擬采購商品種類及總價值，初步確定擬采用的采購的方式，提出選擇供應商的條件，如供應商的產能、應急訂單能力、提供服務的水平、支付貨款的時間等，為選擇供應商提供依據。

（四）選擇供應商

根據初步編制的采購清單物料信息，確定采購選擇供應商的范圍，對供應商進行綜合考評，在雙方充分溝通的基礎上，最終確定各批次采購任務的供應商，根據采購商品數量、種類及質量等的特點，綜合運用集中采購、分散采購及分散采購的采購方法與供應商商討初步定價等采購計劃編制的內容。

（五）調整采購清單

在綜合考察供應商產能、臨時訂單處理能力等的基礎上，對采購清單進行調整，使之符合企業實際生產的需要。

（六）生成采購計劃

完成年度采購計劃的編制，據此編制季度、月度及周采購計劃，確定采購的批量、次數、時間等具體信息。

總之，采購計劃編制任務是企業采購部門重要的崗位任務，采購計劃是保障企業生產順利進行的基礎，在制訂采購計劃的過程中，需要從事這一任務的采購員和計劃員要懂得開展工作的方法及業務開展的流程，并能夠根據供就商供貨方式和特點及企業自身經營需要進行靈活調整。

參考文獻

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