試論基于大數據時代背景下的檔案管理方略

顧曉秋

摘 要：檔案工作的主要內容是管理檔案、提供檢索服務，雖然看似簡單，實際上工作量非常大，任務較為繁重。在大數據背景之下，檔案管理工作更加艱巨。在大數據背景之下，檔案管理工作面臨著新的需求、也可以應用到新的技術，這就需要我們探討如何在大數據的背景之下做好當那管理工作，給其他檔案數據整理工作提供有效的服務，這也已經成為新時代檔案工作者的職責。本文結合大數據背景給檔案管理工作帶來的機遇和挑戰總結了一些可行的管理方法，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；對策

現在時代迅速發展，信息技術也得到了充分的普及，可以說大數據也已經在各行各業得到了一定程度的應用。而檔案管理工作的重要性就近年來也開始得到了人們的重視，已經將其視為現代化建設的重要基礎。但是在這種情況下，更需要我們對大數據背景下的檔案管理工作要點有一個明確的認識。本文針對這些問題進行了簡要分析。

1 大數據背景下檔案管理工作的挑戰

1.1 管理理念的轉變

在傳統的模式之下，檔案管理工作人員的主要工作是分類整理檔案、進行歸檔和管理，其工作的開展都是以傳統理念作為主導的。但是大數據背景下，由于各類信息交織在一起，所以信息量顯著提高，這需要更強的信息分辨力和發現整合能力。從這個價角度上來看，大數據時代的到來已經給檔案管理理念和方法帶來了改變。

1.2 管理工作的轉變

大數據背景之下，各類檔案的基本形態都在轉發生改變，檔案存儲介質也在從紙質向電子過渡，這也給大數據技術的應用帶來了足夠的便利，但相伴而來的問題就是檔案信息量的提高和增長?，F在可以說檔案數字化管理手段已經開始落后，大數據面前顯得力不從心。在大數據背景之下，對檔案管理工作的重點已經不再是簡單的儲存，而是經過一系列分析來找到一切可以應用的信息，這樣才能讓其價值得到發揮。所以在大數據背景下如何提高管理效率，保證管理工作開展的科學性，這也已經成為管理人員應當重視的問題。

1.3 對工作人員的要求

大數據時代下的檔案管理工作更加專業、更加多元，并且和云計算之間也有非常密切的聯系。舉例來說，大數據背景下的信息處理工作更加偏向于分布式架構，這不僅需要管理人員更新自身的管理理念，同時更應該更新自己的技術，諸多環節都和過去存在明顯的區別，已經不能采用過去的手段來搜集和利用檔案，這需要具備更高技術水平的檔案管理人員。

2 大數據背景下檔案管理工作的機遇

在大數據時代，雖然檔案管理工作面臨著很多的挑戰，但是也有值得檔案管理部門抓住的機遇，其主要在以下幾個方面得到了體現。

2.1 大數據給檔案的管理帶來了便利

現代社會，無論是企事業單位還是政府機關部門，檔案管理工作的開展都已經擁有了足夠的必要性，現在很多檔案部門為了提高自己的工作效率，建設了屬于自己的數據庫，但在長期的發展過程中，由于數據在不斷積累，所以其儲存容量有限的弊端也已經開始逐漸暴露。檔案數據庫如果需要加入新的信息，那么舊的信息就要被清理，這就導致了很多數據信息雖然珍貴，但也無法得到有效的保存，造成了嚴重損失。大數據技術的發展給這個問題的解決帶來了可能，各種貯存備份工作中遇到的問題也可以采用先進技術來解決，這不僅可以讓數據完整性得到保證，同時也可以革新檔案管理工作的理念。

2.2 大數據時代給各類檔案的應用帶來了方便和快捷的優勢

由于傳統的檔案管理主要以紙質檔案和各種電子檔案為主，各類檔案的利用基本上處于被動的利用地步，檢索和利用這些檔案要話費過多的時間和金錢，因此難以調動人們使用這些檔案的積極性，而大數據的核心價值就是對于海量信息和數據的有效存儲和分析，而且其和云計算技術緊密相連，用戶可以在海量的信息海中快速檢索和搜索自己所需要的各類信息，更方便人們去挖掘和使用這些蘊藏在各類檔案中的有效信息，這也無疑進一步提高了各類檔案的使用價值。

3 大數據時代背景下進一步優化和提高檔案管理工作的對策

大數據的大潮流不可逆轉，因此面對當前大數據給現代檔案管理工作所帶來的機遇和挑戰，筆者認為今后應該從以下幾個方面來著手加強大數據時代下的檔案管理工作：

3.1 優化檔案管理人員結構，提高檔案管理工作人員基本素質

大數據的到來給現代檔案管理工作人員的從業理念和從業素質提出了較以往更高的要求，因此，有必要對現有的檔案管理人員進行培訓以扭轉其從業理念，提高在大數據背景下更好地從事檔案管理工作的專業技能，以更好地從事檔案管理工作，要努力將檔案管理人員從以往的那種檔案管理的手工勞動的理念中解放出來，宣傳大數據時代背景下的檔案管理的新的理念等，同時要引進新型的檔案管理現代人才，以提高檔案管理從業人員的整體素質，積極應對大數據給當代檔案管理所帶來的挑戰。

3.2 積極和有關大數據公司或機構進行合作，積極將大數據相關技術完美引入檔案管理工作中

要想在大數據時代背景下進一步優化和提高檔案管理工作，就必須將大數據有掛技術和檔案管理的實際工作緊密結合起來，因此必須解放思想，打破行業限制，積極尋求和有關大數據公司或者機構進行合作開發，開發出真正適合檔案管理工作的大數據技術和工具，大數據無法使用單臺計算機進行操作和處理，必須采用分布式架構技術等，其也必然和云計算的有關分布式處理、云存儲以及虛擬技術等密不可分，因此檔案管理必須要積極尋求多方合作，積極將大數據的有關技術引入檔案管理的實際工作中去。

3.3 加強大數據背景下檔案管理的準入和監管制度建設

大數據時代雖然給檔案管理日常工作帶來了極大的機遇，但是其挑戰同樣明顯，由于大數據時代下各類檔案信息更為開放和多樣，因此各種檔案信息和數據的安全性風險同樣也在增大，因此有必要加強大數據時代背景下有關檔案信息的準入制度和檔案管理的日常監管制度建設，進一步提高大數據時代背景下檔案管理的準入制度，加大對各類檔案信息和數據的保護，有效降低各類檔案信息和數據的泄露、丟失的風險，以更好地保護檔案信息和數據的安全；政府有關部門也應該加大對檔案管理工作的投入和重視程度，以更好地提高大數據下檔案管理的現代化水平。

4 結束語

經過前文總結，我們不難發現，大數據時代的到來和相關技術的普及，給檔案管理工作的開展帶來了新的機遇，但如何抓住機遇則成為了檔案管理工作者應當重視的課題。一方面其需要抓住機遇、做好檔案管理工作，更要為面臨挑戰做好充分的準備，這樣才能讓大數據發揮出最為關鍵的作用來。本文針對這些問題進行了簡要分析，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。

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