淺析數(shù)字檔案館建設(shè)環(huán)境下檔案管理體制的轉(zhuǎn)變

楊敏

摘 要：在一級數(shù)字檔案館建設(shè)環(huán)境下，檔案管理思維模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，檔案管理體制順勢應(yīng)發(fā)生變化，但受固有思維和工作習慣影響，檔案管理體制轉(zhuǎn)變幅度并非與數(shù)字檔案館建設(shè)的腳步一致，為了適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的迅速發(fā)展，更好地提供檔案利用服務(wù)，以改變檔案管理體制來符合數(shù)字檔案館需求，并將二者融合促進共同發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理體制；數(shù)字檔案館

檔案管理體制是指國家管理全部檔案和檔案工作的方式與組織制度。[1]企業(yè)檔案管理體制主要是指企業(yè)檔案管理的職能分配、組織體系、運行機制與管理形式。從宏觀上說，國家和地區(qū)、職能系統(tǒng)等部門確定對企業(yè)檔案工作的管理職能，組織原則和運行機制，像國家檔案局和航空工業(yè)檔案館對企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度以及監(jiān)督指導等工作。從微觀上說，是企業(yè)自身的性質(zhì)來確定本企業(yè)檔案工作的具體模式、組織體系、運行機制和基本管理形式。比如檔案工作在企業(yè)工作中的定位，規(guī)劃和組織體系架構(gòu)等。

檔案工作管理體制改革是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要不斷的創(chuàng)新和探索實踐，要建立符合我國國情的的社會主義檔案管理體制。尤其是對于企業(yè)來說，適應(yīng)新時代環(huán)境下的發(fā)展，還要符合現(xiàn)代企業(yè)管理制度，要塑造企業(yè)檔案工作微觀管理體制，就顯得尤為重要。

“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”始終是檔案管理的統(tǒng)一方針，在我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展，依靠社會主義公有制，依法規(guī)范企業(yè)檔案工作行為，企業(yè)建立統(tǒng)一的檔案機構(gòu)，將企業(yè)形成的全部檔案集中在檔案機構(gòu)保存，實行集中統(tǒng)一管理，有利于完整地保存和利用檔案，有利于整合企業(yè)所有檔案信息資源，優(yōu)勢明顯。

張永慧、尚真認為，“美國的檔案管理體制屬于分散管理類型，中央和地方對檔案盒檔案工作實行分權(quán)管理，各負其責的原則。聯(lián)邦政府檔案機構(gòu)只負責管理聯(lián)邦政府各機關(guān)的檔案和檔案工作，對地方和企業(yè)檔案機構(gòu)及事務(wù)沒有指導、監(jiān)督和管理權(quán)。各類檔案館既無上下隸屬管理，又無法明確橫向關(guān)系。”[2]

這種統(tǒng)一領(lǐng)導和分級管理的不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念的問題。我國企業(yè)強調(diào)的更多是紙質(zhì)檔案管理，這就要求必須統(tǒng)一起來，否則我們就無法控制和管理檔案。有些文件檔案仍保存在個人手中，企業(yè)檔案部門可能無從知曉文件形成過程或形成原因，個人對檔案意識不夠，沒有想到手中簡單的文件資料就是檔案，這就導致檔案資源流失，在未來使用中就無法參考成功或失敗的經(jīng)驗，造成人力物力的浪費。所以統(tǒng)一管理是對企業(yè)發(fā)展有非常大幫助的。

數(shù)字檔案是指用數(shù)字化的方式存儲和處理檔案信息，它是一種可以提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，以計算機和所媒體技術(shù)為依托，是一個能夠存儲各種信息的倉儲設(shè)置，數(shù)字化的管理可以方便使用者的訪問和檢索。[3]

數(shù)字檔案館建設(shè)在“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的模式下，可能就要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理，這不光是技術(shù)發(fā)展需要改變檔案的現(xiàn)狀，更需要人們思維上轉(zhuǎn)變，將檔案信息數(shù)字化，利用現(xiàn)代化管理方式，實現(xiàn)檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。在信息化平臺下將電子文件保證不泄密，保證元數(shù)據(jù)的真實完整，對電子文件的統(tǒng)一有效管控，有效的保護了檔案信息資源。

在一級數(shù)字檔案館環(huán)境下，檔案部門其實在管理理念和體制、模式這些方面的發(fā)展還是落后于信息化發(fā)展的速度。辦公設(shè)備和軟件系統(tǒng)開發(fā)已經(jīng)是在全國企業(yè)中較為先進的，但整個檔案管理體制和模式方面并沒有太大的改變，人工作業(yè)較多，這就導致人為錯誤時常發(fā)生，沒有系統(tǒng)校對來的準確。現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的使用，OA系統(tǒng)的集成，各項環(huán)節(jié)都在系統(tǒng)中完成，各個系統(tǒng)之間又銜接的完美，這就慢慢淘汰賽人工作業(yè)，未來檔案可能就會自動歸檔，減少人為操作，降低成本，導致檔案工作在企業(yè)不斷邊緣化。

檔案部門在企業(yè)生產(chǎn)力不斷提高，社會效益不斷提升的階段，并未找到適合自己的管理體制，它并沒有將檔案工作融合到企業(yè)發(fā)展中去，企業(yè)沒有要求檔案工作要做到什么樣的水平上，同樣，檔案部門也沒有對自身提出高的要求，并沒有學習領(lǐng)悟到國際先進水平的檔案管理方法。檔案工作不再是整理檔案、保管檔案，檔案館更不是僅僅的集中存放地，它必須讓所有人重視它存在的意義，不能讓人把它想成只是一個沒有使用價值的庫房。

電子文件管理方式就是將檔案開放化，將數(shù)字檔案系統(tǒng)做到對所有使用人不限制使用，真正做到知識共享。在保證檔案內(nèi)容不泄密的環(huán)境下，盡最大可能的開放所有檔案模塊，讓所有人可以完善檔案信息，檔案人員有權(quán)維護檔案的真實性和完整性，對于符合檔案信息的內(nèi)容進行編輯，提升檔案價值，滿足所有人的檔案需求，充分發(fā)揮檔案價值，利用現(xiàn)代技術(shù)為檔案利用者服務(wù)，充分發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢，將檔案人員在企業(yè)活動中參與的多一些，從單純的保管檔案到主動的讓檔案為大家服務(wù)，這樣檔案工作才能不被邊緣化，才能在企業(yè)中有自己的定位和規(guī)劃目標，才能撐得起企業(yè)的一項重要工作。

社會主義是一個不斷改革和創(chuàng)新的社會，在推進新時代的企業(yè)檔案管理體制建設(shè)時，要與時俱進和開拓創(chuàng)新的，突破傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式，實現(xiàn)新的檔案管理體制建設(shè)。要著眼于未來發(fā)展形勢，把握住企業(yè)檔案管理體制的前沿性發(fā)展。建立與時俱進的創(chuàng)新檔案管理體制，利用先進的設(shè)備儀器和技術(shù)手段，培養(yǎng)高素質(zhì)的企業(yè)檔案管理人員，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理體制的創(chuàng)新性建設(shè)。未來使檔案管理能夠更好地適應(yīng)我國經(jīng)濟建設(shè)的需要，就應(yīng)該不斷探索，不斷實踐，不斷開創(chuàng)新時代企業(yè)檔案管理體制建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展之路。為檔案事業(yè)做出輝煌成績。

參考文獻

[1]竇曉光.轉(zhuǎn)型期的中國檔案管理體制改革歷程與發(fā)展趨勢[J].檔案學通訊，2005（6）.

[2]張斌.“統(tǒng)與分”：對企業(yè)檔案微觀管理體制的思考[J].檔案學通訊，2008（3）.

[3]趙同英.數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響[J].檔案天地，2014（6）.