檔案信息化建設與檔案管理的相關建議

穆莉靜

摘 要：隨著社會的現代化發展，檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。本文結合本單位的實際情況談談有關檔案信息化建設與檔案管理的幾點個人建議。

關鍵詞：檔案信息化；檔案建設；檔案管理

1檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設主要有以下兩個方面的內容。即狹義上的檔案信息化與廣義上的檔案信息化，狹義上的檔案信息化就是單純的檔案內容的信息化，廣義上的檔案信息化指的是檔案的內容與政治經濟文化等領域的信息相融合。在信息化逐漸成為主流的背景下，檔案信息化使得檔案中的信息不在是密不可見，這些信息逐漸的隨著信息化的加劇而流入到社會的交流中，通過社會進行有效的傳播，逐漸的各類的信息在交流的過程種相互融合吸收，最后變為對社會有益的信息。檔案信息化建設就是通過最新的信息技術手段完善檔案信息，使檔案的信息更加完成全面，更好的為社會服務提供信息資源，與此同時更好的促進了信息資源之間的相互融合，使狹義上的信息化不斷的再向廣義上的信息化轉變。信息化建設可以加快信息之間的聯系，使他們更好的融合利用，提高信息本身的利用價值，使檔案信息化的建設更全面具體，更好的為社會服務。

2檔案信息化建設中存在的問題

2.1檔案高度分散

在檔案數據的歸納整合過程中，存在著很多復雜的細化的甚至是重復的信息。大到巨額的科研經費支出，小到各種日常的財務報銷。這還只是財務方面信息，除此之外的人事部門，管理部門，行政部門，各種信息科目更多，而且其中一些部門的信息重復導致檔案數據中心的工作人員根本沒有辦法對這些信息進行完全分類歸檔，更不要說從中篩選出一些對社會有價值、可以加以利用的有效信息了。

2.2檔案數據的異構性

分公司（本單位）的檔案信息中心在日常的檔案管理工作中的主要任務就是接受各個部門單位送來的相關電子信息，對這些收到的信息進行處理、根據不同的內容分門別類，最后放入相應的檔案中。由于各個部門的人員配置和工作職責各不相同，所以檔案的管理部門要正確認識到這些數據之間的特殊性和他們之間的聯系以及他們之間的復雜結構，如果對于這些認識不夠，那么就會在工作上遇到很大的麻煩，這就要求檔案數據中心的工作人員在日常的工作中要認真、細心并且有足夠的耐心。

2.3檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進

檔案信息管理電于（子）化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

2.4檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 檔案管理信息化系統的措施

3.1 建設完善的檔案管理系統

雖然檔案管理變得越來越信息化，但是如果沒有完善的信息化系統，還是不能起到應有的作用，通常情況下，檔案管理信息系統會分為企業內部具有較高嚴密性的檔案，和對外提供服務的公眾平臺，方便工作人員查閱。另外可以通過計算機信息技術，將具有檔案管理功能的網站設置成兩個功能項，一個用來存放企業內部的文檔信息，另一個為檔案的應用進行宣傳，但是在網絡上進行這種服務的時候，技術人員一定要保證好網絡的安全性。

3.2歸檔過的電子文件也要進行相應的管理

電子文件歸檔指的是，檔案管理工作人員在對檔案進行審核和保存的時候，需要對其記使用價值分類和保存。工作人員需要用計算機技術將保存好的文檔設置成只讀模式，這樣就能有效保證文檔的安全性，能夠有效的保證數據的原始性。用電子信息技術保存文檔，避免了保存紙質文檔時候出現的問題，不用做大量的防潮、防濕等工作。只要將信息電子技術與檔案管理的工作結合，并且保證每隔一段時間就要對檔案信息進行復制并且上傳到云盤中。這樣就能保證在發生設備損壞的情況下，不會將數據丟失。并且云盤中的數據可以進行更好的共享和保存。

3.3 計算機技術科學合理的融入到檔案管理工作中

檔案管理部門的工作人員要求必須是會一定的電腦知識的人，通常情況下，檔案管理部門對接收過來的文件內容進行檢查和審核，保證所有已經保存的文件和文檔都是符合公司規定的，并且針對其不同的內容與要求進行相應的整理和分類，這個時候就需要用計算機信息技術來快速高效的完成工作。其具體的工作過程是接收符合要求的有效的電子文件，對電子文件的處理、整理，最后將最有價值的文件進行保存。并且在相應的工作需要之下，檔案的價值能夠實現自身的價值。

4檔案管理的建議

4.1提高檔案信息化的技術水平與管理水平

在本單位檔案信息化的建設過程中檔案管理中心要準備好全套的硬件設施并且吸收引進先進的信息化科學技術手段，根據本單位的自身情況找到一套適合的管理軟件，也可以通過科研手段開發出一套適合本單位的管理軟件，建立起一套完整的檔案管理系統，這樣才能使本單位的檔案信息化進程加快，更好的響應國家政策的號召，為社會提供服務。在檔案的歸納整合過程中一定要采用統一錄入，嚴格篩選，否則就會降低工作效率使本來就繁瑣的工作變得更加繁忙。檔案信息化建設要求的資源共享并不是要求資源完全化的公開，在資源共享的同時要注意設立信息資源的查閱權限，對于一些機密類的文件要嚴格控制閱讀者的身份和范圍，只有這樣做，才能使得檔案管理系統更加的完善。

4.2提高檔案管理人員的服務意識

要想建立一個健全的、完善的的檔案管理系統，首先要有一個良好的管理理念作支撐。科學技術發展的很快，檔案管理的水平較之過去也有了很大的進步。這就要求檔案的管理人員必須從自身出發提高自身的服務意識。檔案信息化建設的最終目的就是要將檔案信息整理后形成可以為社會服務的信息，所以，從事檔案管理的人員必須要充分的認識到自己的服務對象是整個社會。在施行檔案信息化建設的過程中，我們必須轉變傳統的管理模式，改變舊的思想和管理原則，要將信息檔案最大程度的公開化，否則檔案就失去了它本身應有的意義，變成了沒有任何用處的廢紙、垃圾。檔案的管理人員要時時刻刻牢記為服務于社會的原則，用這個原則作為指導，不斷的提高自身的專業知識水平和職業技能水平，對自身的價值做一個重新的定位，即從一個檔案信息的保管員變為一個為社會發布有效信息的發布員，使整個社會受益。

5結語

檔案的信息化建設主要是通過加強檔案管理來實現，通過強化檔案管理技術來進行的。檔案信息化的檔案管理方式不僅提高了檔案信息本身的價值，還使得這些信息可以為社會人員所使用，為整個社會提供了方便，使得檔案信息的整合工作更加具有意義。

參考文獻：

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