新時期檔案管理工作存在的問題及對策

鹿吉全

摘 要：隨著近年來電子信息技術的快速發展并在社會各領域的廣泛應用，以及新的歷史時期對檔案管理工作提出的新的更高的要求，使得大量的高新技術作為輔助工具應用于檔案管理工作當中，并在其中發揮了重要作用。雖然說當前的檔案管理工作已經逐漸向規范化邁進，但不可否認的是，在實現規范化的過程中，由于受到傳統觀念、新技術更新頻繁及新舊管理方法沖突的影響，以及相關人員專業素質的不足，使得當前檔案管理的規范化進程并不順利，總會出現這樣或那樣的問題。筆者在本文中通過對當前檔案管理工作中所出現問題的分析，從而探討新時期檔案管理工作的發展對策，希望能為當前的檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：新時期；檔案管理；對策

1 前言

眾所周知，伴隨著互聯網等電子信息技術的飛速發展，近年來大量的虛假數據信息充斥著人們的生活空間。那么對于人們來說，能夠為其提供最為真實客觀的檔案信息則顯得彌足珍貴，也使得檔案管理工作引發了社會的廣泛關注，其重要性日益顯現。

2 強化檔案管理的意義

不可否認，現代科技的飛速發展，使得大量數據信息的管理實現了無紙化操作，操作起來更加方便快捷，極大的方便了人們的工作生活。但科技的進步，無紙化的推廣普及并不能完全取替檔案管理工作的作用，因為即使是在網絡安全日益發展的今天，也有黑科技及系統漏洞的存在，計算機互聯網等隨時可能受到攻擊，有些數據信息會遭到嚴重破壞，而且有些損失是不可彌補的，進而給人們的工作生活帶來無窮無盡的困擾，因此說，新時期下加強檔案工作管理具有重大現實意義。

3 檔案管理過程中出現的問題

1）觀念有待轉變，錯誤的認知仍然存在。從當前的檔案管理工作的情況來看，有些單位的管理人員，甚至于檔案管理的從業者都將此項工作定義為辦公室的一般事務，無非是登記和存檔，在有人需要查閱時能夠及時找到即是此項工作的全部內容，其實這是將檔案管理和文件收發的混淆，而且從當前的情況來看，這種混淆并不是個別現象的存在，而是普遍存在的。那么，基于認知上存在的誤區，導致當前的檔案管理工作的規范化進程緩慢，無法與新時期社會發展對檔案管理工作的要求相適應。

2）檔案管理人員專業素質匱乏。基于此項工作長期被忽視，導致檔案管理專業方面的人才寥寥。前幾年，更是出現了某所大學檔案管理專業由于生源不足而被迫停止招生的傳聞，無論其真假，都在一定程度上反映了當時該專業的招生不容樂觀的現實情況。而且，據筆者調研，大量的檔案管理專業畢業生，幾乎無人問津，大都從事著與本專業毫無關聯的工作，因為受到傳統的對該工作認識的誤區，導致很少有企事業單位專門去招聘專業的檔案管理人員。所以，當前在企事業單位的檔案管理崗位上的人員大都沒有任何檔案管理方面的專業教育經歷，甚至連短期培訓的經歷也沒有，而且其本人也認為從事這種工作根本無所謂專業對口與否。在筆者調研中還發現，有的單位根本沒有設置專門的檔案管理人員，該工作通常由辦公室的員工來兼任，那么對于這些身兼多職的員工而言，其工作重心肯定會向其主業方面傾斜，而不會對檔案管理工作投入足夠的時間和精力去進行分析探討。同時，由于部分兼職人員的專業水平或工作態度的缺乏，使得檔案數據信息的記錄錯誤成為常態，長此以往，勢必會對單位的可持續發展帶來影響。

3）檔案的保管設施急需更新換代。據筆者調研，有許多單位的檔案管理設施已經使用了十幾年，甚至于幾十年，幾乎沒有單位能夠做到對其定期按時更換，也因此加大了檔案管理工作的難度，在很大程度上制約了檔案管理工作的發展，導致一些單位的檔案由于保管不善而腐爛缺失，還有的大量檔案堆積成山，使及時調閱成為一種奢望。

4 新時期檔案管理工作策略

1）認清檔案管理的重要性，結合自身實際，制定并完善檔案管理制度。筆者認為，強化新時期的檔案管理工作，必須先從轉變檔案管理從業人員和單位管理人員對此項工作的認知方面入手，其地位絕不僅僅局限于綜合辦公室的事務性工作，而是一項保證單位正常運行的基礎性工作，因此，只有結合自身實際，建立完善與本單位相匹配的管理制度，才能確保本單位的檔案管理實現規范化，進而符合新時期社會發展的要求。

2）重視檔案管理人員專業能力的提升，積極引入專業人才。事實上，檔案管理人員素質的高低與否，在很大程度上決定了本單位的檔案管理水平。所以，筆者認為，配備專職的檔案管理人員是新時期對每個企事業單位的檔案管理工作的最基本要求，同時加強對本單位檔案管理人員的專業教育培訓，并積極支持鼓勵其再教育再培訓，以便及時學習先進的檔案管理經驗和技能；同時，基于加速本單位檔案管理規范化進程及適應新時期社會發展的迫切需求，筆者建議，有關領導要重視此方面人才的引入，適當引入檔案管理專業的人才，不斷提升本單位的檔案管理水平。

3）樹立對檔案管理設施定期更新換代的意識。對于每個單位來說，其檔案信息資料都會呈現逐年增長的態勢，如果不能及時對保管設施更新，那么勢必會影響到檔案管理工作的正常開展。因此，對于檔案管理人員來講，應該及時填報更新換代檔案管理配套設施的情況說明，并拿出切實可行的更新方案，并向領導說明更新的意義和價值，盡量說服領導將定期對檔案管理設施進行更換作為一項日常工作進行。誠然，作為檔案管理人員，也要端正工作態度，正確認識該工作的重要性，定期對保存的檔案進行整理，發展問題及時采取措施，以推動本單位的檔案管理工作進程不斷深入。

4）重視信息化管理對檔案管理水平的促進作用。毋庸置疑，在檔案管理工作中引入信息化管理模式是新時期的必然要求。由于各單位的檔案管理工作人員的各方面素質都不盡相同，那么在信息化管理引入的同時，首先要對其進行必要的基礎技術培訓，以便從容應對引入信息化管理的初期所帶來的天量的信息錄入工作；同時，對于檔案管理人員，務必要確保所錄入信息的準確性，避免因信息錄入有誤而造成的檔案無法查閱等情況的發生。

5 結語

綜上可知，新時期對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，筆者認為，在徹底轉變對此項工作認知的前提下，不斷提高從業人員的專業素質，并根據自身實際，適當引入專業人才，不斷發現并及時解決檔案管理工作中所出現的問題，從而使檔案管理工作質量再上新臺階。

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