新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法研究

梁玉芳

摘 要：當前，我國經濟處于快速發展中，事業單位在也正進行著各項改革。在事業單位中，檔案管理工作是十分重要的工作之一，它是事業單位的重要工作內容。在事業單位的發展過程中，檔案管理工作是不可忽視的重要內容，做好事業單位的檔案管理工作，不僅能夠有效提高企業的管理服務水平，而且還是促進工作人員工作積極性的保證。對于事業單位來說，做好其必要的檔案管理工作是重中之重。文章以新時期事業單位檔案管理現狀為切入點，對其管理工作提出必要的建設性創新思路，從而不斷地促進我國事業單位的持續穩定發展。

關鍵詞：新時期；事業單位；檔案管理

我國事業單位要想做好其檔案管理的創新工作，首先要從時代的發展眼光出發，全面提高管理人員的綜合素質，改進檔案管理的各項工作，最終為事業單位的穩定發展打下堅實的基礎。

一、新時期事業單位檔案管理的現狀

（一）缺乏對檔案管理的重視，工作不規范

從目前情況來看，在我國大部分的事業單位中，檔案管理工作就是一項各種資料堆砌的過程。正因為事業單位對檔案管理工作的不重視，一方面，不僅影響了工作人員的工作效率，而且查找和翻閱資料需要浪費太多的時間，在一定程度上又打擊了工作人員的積極性；另一方面，檔案管理缺乏必要的人力、物力等方面作為支撐，最終導致各種資料胡亂堆積的現象。不僅如此，在大多數的工作人員看來，整理檔案就是一項機械的工作，以至于單位領導想要獲取有價值的信息，還要親自重新進行篩選，這足以見得員工檔案管理工作的不規范性。

（二）在事業單位中，檔案管理工作落后

目前情況下，在大部分的事業單位的檔案管理過程中，不僅其管理設備落后，而且更是缺乏先進的管理手段，因此，很難滿足新時期事業單位的檔案管理工作的需求。另外，由于單位領導對檔案管理工作的不重視，投入的資金較少，只是單純開出一間極其簡陋的庫房作為檔案管理室，再加上傳統落后的管理方式，很大程度上限制了檔案管理工作的創新性發展。不僅如此，在我國科技飛速發展的時代，各種先進技術不同涌現，但是對于事業單位的檔案管理工作來說，其整理資料的方式還是傳統手工整理方式，工作人員思維上的局限性，是造成事業單位檔案管理工作不足的直接原因。

（三）在事業單位檔案管理中，缺乏完善的制度

在事業單位檔案管理工作中，完善的管理制度是不可缺少的。但是目前大多數的事業單位制度混亂現象時有發生，以至于員工整理檔案時總有種無處下手的感覺。而造成這種局面具體還包括以下幾方面內容。第一，事業單位的檔案管理制度流于形式，執行效果差。第二，沒有完善的管理制度作依托。第三，其檔案管理制定未能把握時代發展的步伐，尤其是新時期下，隨著信息量的不斷增加，其舊時的管理制度需要進行改革，否則管理人員在短時間內很難對所有信息進行規整，從而就會造成各種錯誤的發生。

二、現階段事業單位檔案管理的思路和方法的創新研究

（一）加強檔案管理制度建設

在新時期發展下，要創新伊通滿族自治縣事業單位檔案管理的思路和方法，就要完善其管理制度，提高其工作效率，通過創新其檔案管理制度，建立適合其實際發展的模式。因此，事業單位在檔案管理中要運用科學的管理制度，及時確定其制度創新的方向和內容，重點管理事業單位的機構和崗位設置，推動其創新性發展。同時也要發揮制度的作用進行約束管理，對檔案管理工作人員、單位領導都要進行約束，規范檔案管理的發展[2]。而檔案管理制度中也要規定其獎勵和懲罰，鼓勵管理人員積極工作，并更加負責，而對于丟失、惡意篡改檔案信息的人員就要進行懲罰，提高事業單位檔案管理信息的真實性。

（二）建設信息化檔案系統

要創新事業單位檔案管理的思路和方法，就要加快其信息化建設。新時期下我國現代信息技術發展迅速，要發揮檔案信息的作用就要運用現代信息手段進行檔案信息的高效管理。因此，伊通滿族自治縣的事業單位要引進適合現代檔案管理設施設備，提高單位內部檔案信息的傳遞速度和準確度。同時計算機、掃描儀等現代信息技術的運用可以進行文字、圖片等資料信息的快速處理，實現紙質化和數據格式的統一并存，提高檔案信息的安全和完整性。事業單位也要不斷創新其檔案管理技術，并通過網絡技術及時為人們提供有用的檔案信息，提高檔案管理質量，發揮檔案管理的作用，最終實現資源共享。

（三）創新服務手段

針對伊通滿族自治縣事業單位檔案管理利用效率比較低的情況，必須要不斷創新其服務手段，加強對檔案信息的利用率。目前事業單位還不夠重視檔案管理工作，使得其檔案利用率低，而這又對事業單位的檔案管理工作產生反作用，使得這一工作開展困難。因此，伊通滿族自治縣事業單位首先要更新其管理觀念，加強對檔案管理工作的重視，并不斷創新其管理服務手段，最終提高檔案信息的利用率。在具體操作中，事業單位要將內部局域網運用進來，加強對網站信息檢索功能的運用，建立數字化圖書館，提高其檔案服務的手段和能力[3]。同時，檔案管理部門也要建立內部的在線服務系統，提供用戶的在線服務功能和體系，多方面的提高檔案信息的利用率和管理工作水平。

（四）加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高他們的業務能力

提高檔案管理團隊整體素質。作為一名檔案管理人員要有強烈的責任心和全心全意為人民服務的意識，要有默默無聞，甘于工作的奉獻精神。

1.加強引進和培訓。為了適應新時期檔案管理的需求，檔案管理人員亟待提升專業知識，以前事業單位對檔案管理不重視，致使檔案管理人員專業度不夠，引進懂技術（信息化型人才）懂專業（檔案管理專業人才）的檔案管理人員，人才的融入使檔案管理工作有了新鮮血液，努力掌握技術跟上時代步伐，在相互融合下提高自身素質。加強培訓力度，進行檔案管理的信息化培訓，構建信息化的知識平臺，在傳統工作的基礎上創新完善，將科學化與數字化引用到檔案管理中來，實現檔案智能化管理，提高檔案管理的有效性。

2.營造良好的環境。在單位內加強檔案管理專業理論知識學習環境的營造，將新時期數字化、智能化和檔案管理相結合作為學習重點，使檔案管理人員、職工能夠意識到檔案管理的重要性，做好檔案材料的完整歸納。此外，加強硬件設備的購置，根據單位的實際情況購置硬件、軟件設備，實現檔案管理的真正提升。在新時期檔案管理人員做好檔案管理工作，要避免信息技術的局部滲透。

3.加強經驗溝通和學習。年輕的檔案管理人員需要潛心向有經驗的檔案管理人員學習，在具體的實踐過程中及時發現問題，及時糾正，歸納環節嚴格把關，做到規范標準、無漏洞。確保每一位檔案管理人員素養得到提升，并融入檔案管理創新工作中來。

三、結束語

綜上所述，在事業單位中，確保其各項工作有序的進行，就必須要做好日常的檔案管理工作。因此，為了事業單位的檔案管理工作，首先對于單位中的每一位員工來說，就要對其形成高度的重視，在進行實際的管理過程中，用創新性的工作思路來管理，促使事業單位的檔案管理工作能夠符合新時代的發展需求。當然，事業單位檔案管理的創新發展過程并不是一蹴而就的，這也就要求單位領導和職工們能夠堅持不懈地加以努力實踐，做好本職工作，為社會的不斷發展貢獻出一份綿薄之力。

參考文獻

[1]韓娜.淺談如何以信息化提升建筑企業檔案管理水平[J].建筑知識，2014（6）：1.

[2]項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2013（30）：214，216.

[3]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）：128-129.