Excel在引航機構引航費計費中的應用

范勝強

摘要：引航員引領船舶進出港，簽署引航簽證單并經船方簽字確認后，便產生了引航費，引航費計費工作量大繁瑣，尤其是2017年9月15日以后交通運輸部修改了引航費計費辦法，改為按凈噸分段計收，進一步增加了該項工作的復雜程度，面對這種情況，財務人員如何才能又快又好地完成引航費計費工作呢？答案就是利用好Excel建立引航費計費模板。

關鍵詞：Excel函數設置；引航費計費；按凈噸分段計收引航費

某引航機構按照交通運輸部修訂的船舶使費計費辦法，執行的具體標準如下：

航行國際航線標準為：起碼計費噸提高至2000凈噸，40000凈噸以下仍按每凈噸0.5元計收，40001-80000凈噸部分、超過80000凈噸部分收費標準（引航距離在10海里以內）改按每凈噸0.45元、0.425元，超過120000凈噸（引航距離在10海里以內）的引航費按55000元計收。節假日、夜間進行引航作業的，引航費加收比例改至45%。引航距離超過10海里的引航費超程部分按0.005凈噸（馬力）/海里計收。超出引航距離以遠的引航費，其超遠部分按附件1（A）規定費率的30%計收。

航行國內航線標準為：見附件2，計費辦法基本沒變，但承運海洋原油、液化石油氣（外貿進出口原油、液化石油氣除外）的船舶，以附件1規定費率的50%計收。

據此，財務人員進行引航費計費時，針對外貿船舶尤其要特別關注，首先應將引航簽證單與引航員航海日志進行比對復核以確保引航簽證單上的信息正確，否則引航費計算結果將產生巨大錯誤。然后根據引航簽證單上記錄的日期、時段等信息，在引航簽證單上標記出“夜班”、“節假日”、“超程”、“超遠”，按凈噸分段計收還應標記出凈噸分段節點，這進一步增加了手工統計計算引航費的工作量和復雜程度，因此應用Excel進行引航費計費顯得尤為重要。借助Excel設置函數建立模板，大致需要進行如下的步驟：

一、首先設計Excel模板項目

新建Excel表格，設立“船名”、“船代公司”、“內貿/外貿”、“引航簽證單編號”、“海洋原油”、“開始時間”、“完畢時間”、“實際凈噸”、“航次”、“基礎費率”、“外貿基準引航費”、“內貿基準費用”、“夜班引航”、“加班引航”、“超程超遠”、“收費金額”以及超程的“夜班”和“加班”等項目，把財務管理需要的所有欄目信息項目納入，如圖1所示：

二、在Excel模板項目單元格中錄入引航簽證單上記載的數據信息

根據財務管理引航費計費工作的需要，把數據分為已知數據和需要設定函數計算的數據，如上圖，黃色單元格錄入已知數據，由引航單證上直接獲得；白色單元格需要設定函數由Excel利用黃色方格內的已知數據自動運算得出。

三、在Excel單元格中編入函數

本文以引航收費臺賬圖1第4行為例，對Excel函數設置進行闡述，利用編制好的第4行中的函數，通過下拉復制，對本行下面的所有行次進行填充復制函數。

（一）計算凈噸（I欄）的設定

外貿船舶引航費起碼計費噸為2000凈噸，小于2000凈噸的外貿船舶不論大小一律按照2000凈噸計費收取引航費，以I4單元格為例，通過設置公式“=IF （H4<2000，2000，H4）”，當實際凈噸H4欄小于2000時，I欄計算凈噸自動調整為2000（注：該引航機構所在港區內貿船舶不存在起碼計費噸的調整問題）。

（二）海洋原油費率（J欄）的設定

內貿油輪承載海洋原油按照附件1規定費率的50%計收引航費，J4單元格設定以下函數：=IF（E4=“內”，0.25，IF （E4=“內移”，0.11，）），承載海洋原油的內貿油輪靠離泊時，費率就會自動選擇按照0.25元/凈噸計收，移泊時，按照0.11元/凈噸計收。

（三）外貿船舶分段計收基本費率（實際計算采用的費率，N，O，P，Q 欄）設定

航行國際航線船舶的引航費率根據船舶凈噸以40000，80000，120000為分界點分段計收，不同凈噸大小的船舶要先確定適用費率標準范圍，然后才能進行引航費計算。在此，設計N，O，P，Q欄，根據不同費率計算出基本收費。如圖1，“N4”欄設計的是凈噸0-40000的基本費用，此檔費率為0.5元，所以公式設計為I4（計算凈噸）*0.5*M4（航次）；“O4”欄為40000-80000的基本費用，根據收費辦法，40000噸以下部分費率還是0.5元，但是超過40000噸部分費率為0.45元，據此，“O欄”設計公式為M4* （40000*0.5+（I4-40000）*0.45）也就是航次*（40000*0.5+（計算凈噸-40000）* 0.45）；同理，“P欄”公式為M4*（40000*0.5+40000*0.45+（H4-80000）* 0.425）；“Q欄”為超過120000噸的，根據“計費辦法”，此凈噸位以上的統一按照55000元/航次計收，所以只需用航次*55000即可，也就是M4*55000。

（四）外貿分類基本引航費（靠離泊和移泊，R，S欄）的設定

外貿靠離泊和移泊費率不同，所以設計R欄和S欄，用于對靠離泊和移泊分別計算。如圖1，由于靠離泊費率實行的是分段計收，在N，O，P，Q欄已經對引航費進行了自動分段計算函數的設定，所以在“R欄”要做的就是利用IF函數找出凈噸適用的區間，自動選擇相應的N，O，P，Q欄。“R4”格我們設置公式：=IF（AND（I4>=0，I4<=40000），N4，IF（AND（I4>=40000.1，I4<=80000），O4，IF（AND（I4>=80000.1，I4<=120000），P4，IF（AND（I4>=120000.1，I4<=1E+31），Q4，""）））），這樣當船舶凈噸在0-40000以內時，此結果自動選擇“N欄”數據，隨著凈噸增長，此欄會自動選擇O，P，Q欄數據。“S欄”外貿移泊的設定比較簡單，因為移泊費率固定為0.22元/次，所以設計公式：=I4*0.22。

（五）外貿基準費用和內貿基準費用函數的設定（T欄和U欄的設定）

在“R欄”和“S欄”已設定了外貿靠離泊和移泊的函數，所以在“T欄”設定函數就可以對此進行選擇，得到想要的數據，所采用公式為：=IF（E4=“外”，R4，IF（E4=“外移”，S4，0））。“U欄”針對內貿船舶，由于內貿船舶的費率比較單一，只有靠離泊和移泊不同，所以公式為：= IF（E4=“內”，M4*I4*0.2，IF （E4 =“內移”，M4*I4*0.15，0））。

（六）外貿船舶夜班引航費（W欄）和加班引航費（Y欄）函數的設定

夜班費和加班費費率都加收45%，當引航單證上有一個夜班（一個加班）時，在對應的“V欄”和“Y欄”填入費率0.45，當有兩個夜班（加班）時，填入兩個加班費率0.9。在“P4”設定函數=T4*V4/M4，在“R4”設定公式=T4* X4/M4，這樣加收的這部分引航費，就會自動計算在“P4”和“R4”格內。

（七）超程費用（AB欄）的設定

對于外貿船舶引航距離超過10海里和超出引航距離已遠的部分，要征收超程費用。而且，此超程費用也要對夜班和節假日征收加班費。由此，可以先在“Z欄”填入超程距離，“AA欄”填入夜班和節假日加班加收的部分：一個填入0.45，兩個填入0.9。此兩欄設計好后，超程費用“AB欄”的函數設定就變得明了。于是，“AB4”格的公式可以設為“=I4*Z4*0.005*（1+AA4）+0.3*T4*Z4* （1+AA4）/（7*M4）”，其中除數“7”是因為本港區超程引航海里數，如果超程距離不固定，可以把7替換成“Z4”格。

（八）外貿總費用（AC，AD欄）和內貿總費用（AE，AF欄）的設定

外貿總費用的設定就是把前面的外貿靠離泊或移泊基本費加上夜班、加班、超程費用，所以AC欄的公式為=R4+W4+ Y4+AB4，AD欄的公式=S4+W4+Y4。內貿總費用可以編制公式，內貿靠泊費率統一為0.2元，移泊費為0.15元，所以公式分別為=M4*I4*0.2和=M4*I4*0.15。

（九）AG，AH，AI欄的設定

AG欄（非海洋原油收費）和AI欄（實際應收金額）的設定和分段計收的設計思路是一樣的，采用IF函數，對相應的數據進行選擇，所采用的公式分別為=IF（E4="內"， AE4，IF（E4="外"， AC4， IF（E4=

"內移"， AF4， IF（E4="外移"， AD4，""））））和=IF（D4="是"，AH4，IF（D4="否"， AG4））。AH欄（海洋原油收費金額）的設定是根據海洋原油費率J4欄乘以航次和計算凈噸所得，所采用函數為=M4*I4*J4。

（十）收費金額（AJ欄）對Round函數的利用

Excel表格允許直接定義小數位數比如財務記賬要求的兩位小數，但是這樣實際操作的結果，經手工計算驗證發現，Excel表格中的數字本身并沒有實現真正意義的四舍五入，有時計算結果總與實際結果相差0.01～0.02元，若采納這種四舍五入方式，在財務運算中就會出現偏差，導致與稅控盤開票統計數及財務軟件記賬結果不一致，要解決這個問題，就要使用Round函數。以圖W列數據為例，在單元格W4中輸入“=Rund（AI4，2）”，即對W4單元格的數據進行真正的四舍五入后保留兩位小數的操作。

（十一）利用隱藏功能，設計美化表格

此時的表格，雖然已經得到想要的數據，但是此表有一些編制公式需要的數據或公式欄，屬于臃余數據，實際統計存檔并不需要，這樣的表格顯得臃腫、尺寸過大不便于打印。利用Excel的隱藏功能，把不需要的數據列隱藏，就使表格變得清晰美觀、尺寸合適，方便了打印紙質材料，有利于保存資料。（見圖2）

四、結束語

每月運用Excel引航費計費模板，錄入相關數據自動生成結果，將生成的結果與稅控盤開票系統統計數及財務軟件記賬生成的結果三項數據進行比對，核查財務軟件內的會計記賬數據是否正確，并以此來判斷財務軟件記帳憑證數據與實際的引航費是否一致，極大減輕了日常工作中有關數據計算的工作量，提高了工作效率，起到了帳帳核對、相互對比、事半功倍的效果。

Excel為我們提供了引航費財務計算的最簡捷工具，Excel是加強財務管理切實可行、快速有效的方法。