保密視角下的檔案管理

劉卿

【摘 要】檔案含有大量的科技資源和知識信息等內容，做好保密工作至關重要。文章闡述了做好檔案保密工作的重要性，就檔案保密工作作出初步探索。

【關鍵詞】檔案；保密；措施

檔案含有大量的信息資源，涉及到關聯人和單位重要的機密，因此，應該充分認識檔案保密工作的重要性，與時俱進，積極探索加強檔案保密工作的有效措施。

1檔案保密的重要性

1.1基礎性工作 檔案中包含著很多重要的資料，甚至有的會涉及到國防軍工、一些國家機密，如科研成果、經濟數據、背景資料等，這些檔案不僅記載著單位的整個發展過程，而且還能夠為單位今后的發展指引方向，因此，一旦泄露出去，必將會給單位造成無法挽回的巨大損失，甚至可能會危及國家的安全和利益。所以，各單位必須提高對檔案保密工作的重視程度，將其看做一項基礎性工作來做，切實保證工作質量與效率。

1.2營造公平、公正的競爭環境

檔案真實、客觀地記載了單位發展過程中各項活動的具體情況，是了解背景資料的客觀憑證。如果檔案泄露出去，可能給別有用心之人可乘之機，去篡改信息、資料，從而使這種最直接、最客觀的記載資料失去了真實性，這樣就會給個人或單位造成無法預計的后果，不利用公平、公正競爭環境的營造。

1.3維護檔案安全的重要途徑和保證

檔案安全是檔案管理工作的重中之重，加強檔案保密工作是維護檔案安全的重要途徑和保證。如果檔案保密工作存在疏忽，會給檔案的安全帶來嚴重威脅。所以說，只有做好檔案保密工作，才能維護檔案安全，才能為提高檔案的安全性奠定堅實的基礎。

2檔案保密工作的有效措施

2.1提高保密意識

做好檔案保密工作的第一步便是需要提高檔案涉密人員的保密意識。單位應積極組織檔案涉密人員學習檔案保密知識，使其充分認識到檔案保密工作的重要性，并且在日常工作中能夠牢固樹立檔案保密意識和責任意識，切實負起保密責任，嚴格執行各項檔案保密規章制度，堅決杜絕檔案失泄密事件。此外，檔案保密人員還應參加保密培訓講座，由保密部門定期聘請上級部門進行保密教育，通過組織保密人員進行保密知識考試、有獎知識問答等活動，提高其參與檔案保密工作的積極性。另外，還可以組織他們觀看一些案例警示的視頻等，讓他們真正地意識到檔案泄漏的嚴重危害，從而提高對檔案保密共組的重視程度。另外，單位還可以請相關方面的專家來對檔案保密的一些法律知識以及先進的檔案保密手段進行講解，以便檔案管理人員能夠進一步掌握保密知識和防護技能，提高檔案保密管理水平，真正按照國家《保密法》和各項規章制度嚴格要求，保證工作中無失職現象發生。

2.2健全保密制度和措施

單位要想處理好檔案保密和利用兩者之間的關系，還需建立一套完善的制度并配置以切實有效的措施來作為支撐。首先，單位檔案信息中心應當建立其檔案閱覽制度、外借制度、復印制度、失泄密事件報告制度、文書及科技檔案管理制度等，根據實際情況，對不同層次的檔案資料確定不同的利用范圍及其相關的審批手續，做到檔案利用工作有章可循。相關部門還需要按照每個查閱人員的實際狀況，確定相應的查閱方式。針對不同的檔案管理人員要制定不同的權限，每一位檔案管理人員在操作檔案時都要有詳細記錄。與此同時，單位還應當按照中央相關法律法規，對收發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環節，制定相關工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實，應當建立由主要領導同志任組長的保密工作委員會，定期監督各項保密工作。

2.3加強紙質與電子檔案的保密

隨著時代的發展，電子檔案的數量越來越多，因此，在日常的檔案保密工作中，管理人員應當把握好紙質檔案與電子檔案之間的管理，采取恰當的保密措施。首先，紙質檔案作為傳統檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎部分，這個基礎必須夯實。作為檔案工作者，必須增強自身責任意識，對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，從而為用檔案信息資源的開發利用作出貢獻。同時，隨著科學技術的發展，電子檔案使用范圍越來越廣，已與紙質檔案并駕齊驅。做好電子檔案的保密和開發利用工作，應對高科技的挑戰，已是當務之急。因此，各單位應當提高檔案工作者科學技術水平，特別是計算機網絡保密知識，使其能夠利用先進的技術與工具來維護檔案資料的安全。與此同時，還應當積極構建檔案信息系統主體及其與外界關聯行為的約束機制。凡涉密檔案一定要與互聯網實行物理隔離，確保涉密信息不上網。具體的可以做到：凡是存儲和處理涉密檔案的計算機不聯網；已備案的涉密計算機實行專人專機專用；內網上的各類信息資料不轉載到外網或其他公共網，也不在涉密與非涉密計算機之間互用；涉密移動盤不上聯網計算機，存儲有涉密數據的繪圖儀、打印機、掃描儀等辦公設備進行專門管理等等。

加強檔案保密工作具有重要的戰略意義，有利于為人才提供公平競爭的環境，維護檔案安全的基本保障。為此，各級檔案管理部門要順應檔案管理的網絡化和智能化的發展趨勢，敢于接受檔案保密工作面臨的各種新挑戰，積極轉變觀念、完善相關制度，不斷創新檔案保密工作，從而使檔案保密工作能夠提到一個更高水平。

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（作者單位：山東省單縣發展和改革局）