如何做好監(jiān)理信息資料管理工作

付學(xué)君

摘 要：做好信息資料管理工作，是監(jiān)理工作的重要主城部分，信息管理工程師必須具備一定的素質(zhì)，掌握信息資料管理的內(nèi)容、方法，勤奮工作，才能做好信息資料管理工作。

關(guān)鍵詞：信息管理；真實(shí)性；重要性；準(zhǔn)確性；完整性；有效性；可追溯性

1 信息管理工程師的崗位職責(zé)

資料管理工作是監(jiān)理工作的半壁江山，大家都知道，在項(xiàng)目的參建單位中，監(jiān)理永遠(yuǎn)是綠葉，好的工程，通常的說法，都說是干出來的，沒有說是監(jiān)出來的。監(jiān)理的工作成效更多地 是體現(xiàn)在監(jiān)理的內(nèi)業(yè)里。

信息管理工程師工作跨專業(yè)、涉及范圍廣、綜合性強(qiáng)，在項(xiàng)目監(jiān)理部是繼總監(jiān)、總代之后重要崗位。

是資料標(biāo)準(zhǔn)把控的關(guān)口，信息管理工程師要把控資料合格的最后關(guān)口，合格的資料才能歸檔。是電腦應(yīng)用的老師，項(xiàng)目上專業(yè)工程師電腦應(yīng)用上有了問題，第一個(gè)想到的是信息管理工程師，指導(dǎo)監(jiān)理工程師電腦的使用是信息管理工程師的義務(wù)。是信息管理平臺(tái)的引領(lǐng)者，在信息管理平臺(tái)授權(quán)中，信息管理工程師是繼總監(jiān)、總代后的最高授權(quán)，大量的信息資料靠信息管理工程師傳輸，各專業(yè)監(jiān)理工程師信息平臺(tái)的應(yīng)用靠信息管理工程師來引領(lǐng)、傳授。是應(yīng)對(duì)檢查的先鋒，當(dāng)有上級(jí)檢查監(jiān)理工作時(shí)，一般分為外業(yè)、內(nèi)業(yè)，在檢查內(nèi)業(yè)時(shí)，直接面對(duì)檢查的是信息管理工程師。監(jiān)理內(nèi)業(yè)的成果，更多地是信息管理工作的體現(xiàn)，也是信息管理工程師的工作成果和智慧的展現(xiàn)。

2 信息管理工程師必備素質(zhì)

信息管理工程師首先要熱愛信息管理的崗位：熱愛，才有動(dòng)力，才有了做好信息資料管理工作的基礎(chǔ)。

信息管理工程師要有“敬業(yè)”精神，信息資料管理是一項(xiàng)繁雜的工作，只有“敬業(yè)”才能做好信息資料管理工作。

具備深厚的專業(yè)管理知識(shí)，信息資料管理也是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要經(jīng)過專門的培訓(xùn)，考核合格并取得證書，才能上崗。信息資料管理工程師要熟悉相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、程序等內(nèi)容。

信息管理工程師要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度：信息資料要收集、整理、分析、歸檔一系列工作，必須真實(shí)、齊全，一絲不茍才能做好。信息資料管理工程師不需具備良好的溝通能力，信息資料傳遞過程與內(nèi)部、外部都要溝通，良好的溝通能力，會(huì)使信息資料管理工作更順暢。信息管理工程師還要有良好的公文寫作能力：公文寫作是一項(xiàng)信息管理工程師的重要工作。

3 信息管理工程師工作內(nèi)容

3.1 信息要求交底

信息管理工程師在工程開工前要向監(jiān)理人員、施工單位管理人員做好信息資料管理的管理的交底，確定項(xiàng)目的基本信息，統(tǒng)一信息的編號(hào)原則；規(guī)定信息的傳遞流程；明確信息收集的范圍；闡述信息整理的標(biāo)準(zhǔn)；提出歸檔資料的要求；形成資料交底會(huì)議紀(jì)要。

3.2 信息的收集

（1）項(xiàng)目資料的收集，包括建設(shè)單位的發(fā)送，監(jiān)理機(jī)構(gòu)編制資料，施工單位呈報(bào)資料。（2）公文資料的收集，包括政府各主管部門、上級(jí)單位（公司、事業(yè)部）、相關(guān)單位公文。

3.3 信息的整理

（1）明確資料整理的要求，根據(jù)工程特點(diǎn)歸類、監(jiān)理記錄臺(tái)賬、總結(jié)發(fā)布。（2）對(duì)信息資料進(jìn)行分類、按擺好原則編號(hào)、建立信息資料管理目錄和臺(tái)賬，明確內(nèi)容和時(shí)限要求等。（3）按規(guī)范規(guī)定和合同要求，分為檔案館存檔資料、監(jiān)理單位存檔資料、建設(shè)單位存檔資料，按要求份數(shù)和歸檔要求進(jìn)行整理。（4）管理工程信息管理平臺(tái)的傳輸?shù)取＃?）核對(duì)資料的真實(shí)性，是對(duì)工程資料的最基本要求，工程資料必須真實(shí)反映工程建設(shè)過程和工程質(zhì)量的實(shí)際情況，并應(yīng)與工程進(jìn)度同步形成、收集和整理。

3.4 信息的歸檔

（1）建立信息資料管理檔案和管理臺(tái)賬，包括：實(shí)體資料：資料盒、資料夾、標(biāo)簽；目錄、臺(tái)賬形式等。電子資料：文件分類、文件層級(jí)、包含內(nèi)容等。（2）明確各類信息資料管理歸檔的要求。（3）監(jiān)督檢查施工單位信息資料管理工作。（4）資料卷面要求：資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容齊全，并有相關(guān)人員簽字；需加蓋印章的，應(yīng)按照規(guī)定加蓋。（5）資料的及時(shí)性規(guī)定工程各參建方應(yīng)及時(shí)對(duì)工程資料確認(rèn)、簽字和傳遞。不得故意拖延、使資料的形成滯后施工進(jìn)度，且后補(bǔ)的資料難以保證其真實(shí)性。

3.5 資料傳遞流程

（1）分包單位應(yīng)形成其施工范圍內(nèi)的資料。（2）需交監(jiān)理報(bào)審報(bào)驗(yàn)的資料由總包審核確認(rèn)后 再報(bào)監(jiān)理審批。（3）需移交建設(shè)單位匯總的分包資料 交由總包審核確認(rèn)后再由總包匯總后交建設(shè)單位。

上述規(guī)定秉承的原則：分包的資料不能繞過總包，總包應(yīng)承擔(dān)審核匯總的責(zé)任，但不要求總包必須在資料上簽字 總包是否簽字可根據(jù)情況自定，這樣規(guī)定主要是倡導(dǎo)每份資料上應(yīng)當(dāng)只由一家施工單位簽字并非簽字越多資料權(quán)威性越大相反，簽字越多責(zé)任越亂。

3.6 公文寫作

明確各種公文形式、內(nèi)容、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、歸檔等。

3.7 資料應(yīng)編號(hào)

編號(hào)應(yīng)與資料形成、收集同步生成。

（1）基建文件按附錄 A 分類，按名稱和時(shí)間先后編號(hào)。（2）監(jiān)理資料按名稱和時(shí)間先后編號(hào)。（3）—給出施工資料的編號(hào)方法：

注： （1）分部工程代號(hào)（2位），按附錄B規(guī)定的代號(hào)填寫。（2）子分部工程代號(hào)（2位），按附錄B規(guī)定的代號(hào)填寫。（3）資料類別編號(hào) （2位），按附錄A規(guī)定的類別編號(hào)填寫。（4）順序號(hào)（3位），按資料形成時(shí)間先后從001開始編號(hào)。常用資料總數(shù)（319種）。（5）建設(shè)單位A1-A8（45種），可按類別名稱順序自行編號(hào) 監(jiān)理B（24種），可按名稱順序自行編號(hào)。

4 信息管理工程師要點(diǎn)提示

主管部門檢查易出現(xiàn)的問題及處理：檢查前的準(zhǔn)備，如檢查分類：日常檢查、專項(xiàng)檢查；受檢前應(yīng)了解檢查的內(nèi)容；對(duì)照自檢；臺(tái)賬、目錄、資料的對(duì)應(yīng)，做到任意抽取，熟練提供等。注意資料的關(guān)聯(lián)性，平時(shí)核對(duì)，如原材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)記錄（施工）、見證記錄（監(jiān)理）、復(fù)試報(bào)告（施工）、物資進(jìn)場(chǎng)試驗(yàn)臺(tái)賬（監(jiān)理）等，要一一對(duì)應(yīng)。臺(tái)賬、目錄、資料一一對(duì)應(yīng)。信息管理工程師應(yīng)不斷的學(xué)習(xí)、更新知識(shí)，技術(shù)、材料等是不斷更新，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的變化，項(xiàng)目所在轄區(qū)的變更，信息管理方法、技術(shù)的提高、信息管理要適應(yīng)不同的變化，就必須不斷的學(xué)習(xí)，更新知識(shí)、補(bǔ)充營養(yǎng)，才能適應(yīng)發(fā)展的需要。

5 信息資料管理口訣

真實(shí)同步、第一要?jiǎng)?wù) 卷面清晰、內(nèi)容齊全

多方資料、各負(fù)其責(zé) 原件復(fù)印、三個(gè)要素

套數(shù)費(fèi)用，合同約定 編竣工圖，甲方組織

資料預(yù)驗(yàn)，出具意見 甲供材料，甲方檢驗(yàn)

分包資料，總包審轉(zhuǎn) 隱蔽工程，監(jiān)理批驗(yàn)

資料載體，分別確定 資料軟件，須經(jīng)鑒定

工程資料，不應(yīng)重復(fù) 驗(yàn)收劃分，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

資料管理，專人負(fù)責(zé) 各方承諾，納入資料

涉密工程，法規(guī)規(guī)定 未監(jiān)理工程，甲方履責(zé)

6 結(jié)語

當(dāng)前世界，是一個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，大到互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)，小到一個(gè)人的個(gè)體，信息管理無處不在，只要做到愛崗敬業(yè)，不斷學(xué)習(xí)，努力拼搏、與時(shí)俱進(jìn)。就一定能夠切實(shí)的做好信息管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1] DB11/T 695-2017.北京市建筑工程資料管理規(guī)程[S].