試論工程檔案管理現狀及提高檔案管理水平的舉措

姜濤

摘 要：當前隨著社會經濟的不斷發展，城市化的進程不斷加快，建筑工程的發展也呈現快速增長的趨勢。在建筑工程的管理過程中，檔案的管理是十分重要的，建筑工程中涉及到很多的檔案內容，而且建筑工程中的檔案管理對于整體的工程建設起到重要的作用，重視對建筑工程檔案的管理也是當前管理中的一項重要內容，需要利用先進的技術加強對檔案的管理。本文筆者根據工作實踐經驗對工程檔案管理對建筑工程質量的影響進行了分析探討。

關鍵詞：工程檔案；管理現狀；檔案管理水平

1 建筑工程檔案管理的內容

建筑工程檔案管理的內容涉及到整個建筑工程的管理中，包括建筑工程初期的設計、施工階段的內容以及竣工階段的資料，每一個階段的工程內容都是十分重要的，需要做好對每一個階段的檔案管理。（1）建筑工程設計階段的工程內容包括對于地形的勘測和設計；（2）施工階段的工程內容涉及到建筑材料的選擇和施工方法和技術等；（3）竣工階段的工程內容包括工程造價的結算、工程的檢查等的內容，每一個階段的工程資料都是十分重要的，做好每一個階段建筑工程檔案的記錄，對于建筑工程后期的發展有著重要的作用。

2 建筑工程檔案管理的現狀

我國建設部下發了《建筑工程文件檔案整理規劃》等的行業標準，對施工企業的檔案管理信息化建設提出了更高的要求，而且對于建筑工程檔案管理提供了相應的參考規范，促進建筑工程檔案管理的全面、協調發展，建立相應的檔案管理工作體制，為檔案管理提供一定的保障。當前隨著項目工程建設的不斷發展，建筑工程檔案管理的數量越來越多，檔案管理的信息化建設也在不斷發展，檔案管理工作也在探索新的管理方式，充分利用數據庫技術，實現對工程建設檔案的錄入、瀏覽和檢索，實現對檔案的全過程管理，利用現代化的計算機技術實現對檔案的管理，我國當前建筑工程信息化建設不斷發展，建筑工程檔案所需的數據庫比較大，檔案信息相對比較分散，很難實現規范化和統一化的管理，不能滿足經濟發展的需求，而且檔案信息化管理過程中缺乏一定的目標，對檔案管理的隨意性比較大，導致檔案發展緩慢。

3 影響建筑工程檔案管理質量的問題

3.1 檔案管理意識不強

在建筑工程施工建設中，只是重視對工程的建設，忽視了對建筑工程檔案的管理，對于檔案管理意識淡薄，在檔案管理方面的投資比較少。當前信息技術在檔案管理中的廣泛應用，但是在建筑檔案管理中，應用到的信息技術比較少，而且信息化的檔案管理還沒有普及，存在檔案管理滯后的現象。建筑工程檔案管理是一項長期的檔案管理工作，在整個項目建設中發揮著重要的經濟效益，項目工程建設部門只是將大量的人力、物力和財力投入到工程建設中，忽視了對工程項目中檔案的管理，導致施工中很多重要的檔案資料遺失，而且一些基本的工程檔案收集、整理都不能按照相關的規范標準進行操作。

3.2 對于檔案管理的質量不高

在工程檔案管理中，存在對檔案管理的不到位，而且工程檔案管理中管理人員的業務素質不高，對于檔案的收集不完整，導致一些重要的檔案文件資料缺失，還有對于一些隱蔽的工程記錄不全，導致檔案記錄文件不能真實反映工程的質量，導致工程檔案的質量不高，也就會相應影響檔案后期的利用。國家已經出臺了有關項目檔案管理的規定，制定了專門的規范性文件，但是在實際執行的過程中，很多工程建設單位忽視了對一些制度的學習，不能嚴格執行相關的規章制度，導致檔案管理工作沒有充分做到位。

3.3 檔案管理人員的業務素質不高

在對建筑工程檔案管理的過程中，從事建筑工程檔案管理的人員缺乏加強的業務素質和專業技術能力，建筑工程項目管理中，沒有安排專門的管理人員對檔案進行管理，檔案管理人員缺乏專業的技能，對于檔案的管理都是一些非檔案專業人員。而且在當前數字化和信息化發展的背景下，熟悉計算機和管理專業知識的人員相對較少，檔案管理人員還采取傳統的手工操作模式，管理的工作效率相對比較低，不利于檔案后期的查閱和利用，對于檔案的管理還缺乏一些優秀的專業人員。

4 提高建筑工程檔案管理質量的措施

4.1 認識到檔案管理的重要性

在建筑工程建設的過程中，任何一個項目工程的建設單位都需要充分認識到檔案管理的重要性，加強對檔案管理中人力、物力和財力的投入，不僅要重視工程項目的建設，而且要重視對檔案的管理。建筑工程項目的管理者需要將檔案管理納入到工程項目建設中。對于建筑工程中歸檔的內容主要包括合同和委托書、檢測方案、檢測記錄以及委托方的相關資料，需要歸檔整理的材料也是相對比較多，要注重檔案管理的自動化水平，將檔案管理中的經費納入到當年的工程預算中，加大對檔案管理方面的資金投入，配備一些必要的設施設備，結合工程項目的實際特點，應用檔案管理方面的各種軟件，提升檔案管理的自動化水平，提升檔案管理的效率。

4.2 加強對建筑工程檔案管理的質量

建筑工程中的檔案對于建筑工程以后的發展有著重要的借鑒作用，建筑工程的檔案管理需要嚴格按照工程建筑行業中檔案管理的需求，注重對檔案的收集、整理工作，要能夠充分提升建筑工程檔案管理的質量，為后期檔案的歸檔奠定良好的基礎。例如，建筑工程在竣工之后，都會有工程竣工圖紙，竣工圖也是對項目工程建設的實際反映，是工程項目建設中的重要內容，因此，對于竣工圖的驗收和整理也是檔案管理中的重要一部分。就需要相關的資料管理人員及時做好對檔案的歸檔收集和整理，做好對相關檢測報告的蓋章和整理。檢驗部門需要對竣工圖紙的相關技術性資料進行整理歸檔，填寫好歸檔的清單，資料管理人員進行編目保存。其中主要包括施工環節和后期工程竣工環節的檔案管理，有工程建設過程中相關的文字、圖紙等資料等。

4.3 注重加強對檔案管理人員的業務培訓

對于建筑工程管理中檔案的管理需要有專業的管理人員進行管理，要提升檔案管理人員的專業素質和個人技能，通過引進一些具備專業知識的人才，做好對相關人員的培訓，包括有關檔案管理方面的專業知識，工程施工內容以及計算機技術等，提升檔案管理人員的專業技能和專業素質，要讓相關的檔案管理人員能夠學會利用先進的信息技術進行管理，能夠提升檔案管理的效率。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點以及檔案的處理，要適應當前信息化發展的需要，提升檔案管理人員的責任意識，使檔案管理工作能夠適應當前的發展。例如，檔案管理工作中的檢測工作需要利用信息技術完成，對于檢測報告的審核需要建立一個電子平臺，實現在線審批，也就會減少找領導簽字的這一項流程，提升了檔案管理的效率，增強個人的專業技能和管理水平，學習一些新的管理理念，要注重整個建筑行業中的檔案管理工作，提高對檔案管理的認識。

5 結語

綜上所述，建筑工程檔案管理是對建筑工程發展的重要記錄，對于建筑工程以后的建造有著很大的借鑒作用，做好建筑工程的檔案管理工作需要專業的人員進行管理。認識到檔案管理的重要性，學習先進的信息技術管理手段，提高檔案管理人員的責任意識，認識到檔案管理的重要性，將各種先進的管理理念和管理方法應用到檔案管理中，提高建筑工程檔案管理的水平。

參考文獻：

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