淺析OA辦公自動化背景下的文書檔案管理

摘要：文書檔案管理是學校發展過程中重要的信息整合環節，是學校科學管理的重要組成部分。隨著計算機技術的廣泛應用，現代辦公形式日益呈現出自動化趨勢，很多學校開始使用辦公自動化系統（Office Automation System，簡稱OA系統），在文書檔案領域也逐漸運用OA系統以提升管理的手段和效率。本文重點探討辦公自動化背景下文書檔案管理工作呈現出的特點，并在此基礎上提出一系列的完善策略。

關鍵詞：辦公自動化;文書檔案管理

辦公自動化是將現代化的辦公與網絡技術相結合形成的一種辦公形式，通過OA系統實現了辦公從傳統的手工模式向無紙化模式的轉變，促使學校各部門在數字化辦公過程中信息傳遞更加便捷，尤其是通過信息的交流和管理實現了辦公信息的共享。文書檔案管理工作作為辦公自動化的重要組成部分，隨著OA系統的引入，學校文書檔案管理工作方面發生巨大的變化，以往需要通過手工整理歸檔的紙質文件資料，引用現代的辦公自動化技術可以通過掃描和識別以數字化的形式來進行規范化保存，不僅改變了傳統的儲存模式、管理方式，而且極大地提高了文書檔案管理的整理和形成效率，從而實現準確、及時、完整、系統的文書檔案管理目標。

一、OA辦公自動化背景下文書檔案管理的新特點

1.1 文書檔案管理效率更高

以往的文書檔案管理工作中，文件的收集和歸檔往往處于滯后的狀態，而且絕大部分工作需要靠人力手工來完成，這對檔案人員的業務素質要求很高，需要他們有很強的責任心和耐心;同時文件的收集往往處于滯后的狀態，文書檔案整理歸檔費時費力，工作效率很低。在辦公自動化環境中，通過OA系統數據庫所具有的分類、統計、檢索等功能，可以實現文書檔案管理的及時性和完整性，省去了傳統的文書檔案管理中文件收集、整理等工作環節，極大地減少了人力資源的成本，提高了文書檔案的管理效率。

1.2 文書檔案保存時間更長

傳統的文書檔案多數是紙質資料，在實際的保存過程中很容易受到周圍環境的影響，例如溫度、濕度、火災、蟲害等因素而遭受損壞，在借閱過程中還有可能發生人為的損害，給文書檔案帶來不可挽回的損失。而在辦公自動化背景下，文書檔案轉化成為電子文件，通過選擇不同的數據存儲載體，如硬盤存儲、磁盤陣列存儲以及網絡云存儲等方式，實現文書檔案數據的便捷、穩定傳輸。隨著現代網絡技術的進步，電子文件的存儲技術越來越高，數據不容易丟失，能夠大幅度延長文書檔案的保存時間。

1.3 文書檔案規范化要求更高

在辦公自動化背景下，文書檔案管理工作包括對電子文件從產生、傳遞、處理到歸檔的整個過程，OA系統中對文件歸檔的相應操作都是對文件和檔案管理的具體體現。要實現文書檔案的科學管理，必須對歸檔的流程和環節進行明確，明確各個部門的歸檔責任和工作權限，OA系統中對著錄標準進行統一，可以說在辦公自動化條件下，文書檔案的收集、整理和歸檔操作要求更加規范化，只有這樣才能為日后的檔案信息檢索和查閱奠定基礎。

1.4 文書檔案信息檢索效率更高

OA系統中支持文書檔案數據經過一次輸入就可以多次使用，文書檔案的管理人員將文件擬寫、簽發、編號、著錄并發布后，通過辦公自動化系統點擊歸檔，就完成了完整的文書檔案歸檔工作。同時OA系統還提供信息檢索功能，當需要查詢文書檔案資料時，查詢人員可以根據自己的訪問權限在辦公系統內進行信息檢索并直接查閱到相關的內容，避免了傳統的檔案查詢需要到檔案室翻閱紙質資料的繁瑣步驟，更好地實現了文書檔案信息的數字化資源共享。

二、辦公自動化條件下的文書檔案管理路徑

2.1 完善數字化文書檔案管理系統

為了能夠辦公自動化條件在下更好地開展文書檔案管理工作，需要對OA系統及文書檔案管理系統進行完善，要選擇一個安全穩定的系統架構，只有這樣才能確保文書檔案數據的安全和完整，確保其能夠長期保存。在系統架構的架設過程中要做好網絡的安全工作，能夠及時地對文書檔案數據進行實時的異地備份，目前很多OA系統都已經具備了這樣的功能。同時還要完善管理系統的電子簽章驗證系統，確保文書檔案中每一條電子檔案信息都是唯一的和不可更改的。需要說明的是雖然在辦公自動化系統下電子文檔的管理水平越來越高，但是實體的紙質文檔仍具有唯一性和不可替代性，因此在保存電子檔案資料的同時還要同步保存紙質的文書檔案資料。

2.2 規范文書檔案管理工作標準

要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，必須規范文檔管理的體制，將技術標準進行統一。首先要對文檔管理的體制進行規范，很多單位的文件和檔案管理部門都是獨立的，檔案管理部門很難對文件進行前期的控制，因此必須規范管理體制，將單位內部的文件和檔案管理實行統一領導和規劃，讓檔案部門能夠對文件管理起到前期的控制和管理功能，讓文件從形成處理、歸檔管理到查閱資料等各個環節都能夠在檔案管理部門的統一監督下進行;其次是制定好業務流程的相關標準，應該將文件處理和歸檔流程進行統一的規范，將電子文件的格式進行統一;最后是要將技術操作的標準進行統一，在設計辦公自動化系統時，應該采用性能穩定、操作便捷、兼容性強的軟件系統，同時做好文書檔案管理系統相關參數的調整和技術標準的規范，包括數據接口的標準以及不同數據的轉換標準等，確保不同類型的電子文件都能夠從辦公自動化系統向文書檔案系統平滑的轉換。

2.3 確保文書檔案管理的安全性

OA系統在給文書檔案管理工作帶來便利的同時，也不可避免地帶來了數據的安全問題，尤其是網絡技術迅猛發展的今天，計算機黑客以及網絡病毒的泛濫都會給文書檔案管理數據的安全性造成威脅。因此在辦公自動化系統背景下，需要加強電子檔案的安全管理，采用先進的信息安全保障技術，比如加裝防火墻、安裝防病毒軟件來提高預防攻擊，要經常做好文件檔案數據的備份工作，制定文書檔案歸檔管理和安全使用的相關制度，設定好每一位操作人員的訪問權限，確保不相關人員對文書檔案數據的訪問限制。為了防止文書檔案電子數據被篡改，應該將電子公文設置為只讀狀態，確保電子文件的安全。

2.4 提高文書檔案管理人員素質

檔案管理人員是文書檔案管理的主體。隨著檔案事業規模的日益擴大，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，在辦公自動化條件下的文書檔案管理工作，對管理人員的業務素質提出了更高的要求。作為檔案管理人員，必須摒棄舊的管理思想和管理模式，樹立全新的觀念，才能從整體上提高檔案工作的管理水平和工作效率。同時加強對文書檔案現代化管理技術和專業知識的學習，掌握計算機網絡技術、數據庫存儲技術等相關技術，全面了解OA系統中電子文書檔案管理的操作規程，明白電子文件檔案管理的要求，這樣才能發揮好信息技術在文書檔案歸檔中的作用。

三、結語

當前計算機信息技術的不斷發展，辦公自動化為文書檔案管理工作的發展帶來了新契機，工作效率和工作質量得到了前所未有的突破，解決了文書檔案存儲的空間問題，實現了檔案信息的數字化共享。檔案管理部門應該充分利用辦公自動化系統，積極探尋文檔一體化管理的有效措施，不斷創新工作思路，完整、準確、及時地做好文書檔案管理工作，開發利用好檔案資源，從而開拓文書檔案管理的新局面，更好地服務于學校各項工作發展。

參考文獻：

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作者簡介：

周慶豐（1986年—），女，漢族，江西廣豐人，本科，檔案館員，研究方向：綜合檔案管理。