淺談基于信息化建設的會議管理工作

郭雨陽

摘要：隨著信息技術的高速發展，信息化也被應用于企業管理的方方面面。會議的信息化能夠高效統籌會議資源，規范其調度過程，簡化會議申請及審批流程，提高會議管理效率。同時減少人力物力財力的消耗，提升會議室的服務及使用效率，減少管理上的紕漏。聚焦會議管理提質增效，深入推進會議信息化管理建設。

關鍵詞：信息化建設;會議管理;可視化

會議是一個公司經營管理活動的直接體現。會議活動既有大量人力物力財力的投入，也有相應決策對策的產出，并能夠直接反應在公司生產效益上。若是能夠做好會議管理，使會議的效率得以提高，相當于減少投入增加產出，那么企業經濟效益也將提高。

在傳統會議室管理模式中，通常采用電話預定、紙質記錄的方式來預約會議室，預訂人無法時實了解當前會議室使用情況，預定流程繁瑣且信息溝通不暢。同時，會議管理人員面對大量繁雜的會議申請，往往無法第一時間做出最佳決策，經常會導致會議資源分配不充分的問題。所以結合信息化做會議管理便成為了一個較好的解決方案。

一、目前會議管理存在的普遍問題

1.1無專業的管理團隊

目前會議室的管理大多是由公司的黨政辦公室負責，多地視頻由不同團隊分別管理，不夠系統規范，無法高效聯動。同時，由于辦公室工作任務繁雜，沒有過多的精力來應付多媒體會議室設備的維護工作，在會議設備的管理和維護方面缺少專業的管理團隊無疑是加大了管理和維護的難度。

1.2存在不規范的操作

在使用會議室的過程中，一方面，參會人員多對會議設備操作步驟不甚了解，存在違反操作規程、隨意熱插拔線路及電源等行為，導致演示無法正常發送、投影儀無法正常開關、燈泡壽命減少等故障。另一方面，業務人員對設備不夠熟悉，且缺少專業的技術培訓，導致設備的誤操作，無法解決實時問題。

1.3無整套會議管理系統

現在很多企業的會議預定仍停留在電話預定、紙質登記階段，需反復電話確認，重復性操作較多，信息溝通不及時且過程中容易出現偏差，沒有一套完整的制度規范，流程較亂，責任界定不明確，無法高效約束。

二、結合信息化的會議管理手段

結合信息化手段進行管理是保障會議管理高效運轉的重要舉措，目的是增強企業運行效率、提高生產率。針對目前會議管理存在的普遍問題，我們需高度重視，提升會務人員及與會人員的綜合素質和專業水平，并輔以信息化的手段，建立健全管理機制，使會議管理有章可循、有制度可依。

公司的會議信息化建設，應遵循以下原則：模板化、規范化、可視化。許多企業對于信息化會議管理的理解仍然有偏差，認為采購一套多媒體設備、會議管理軟件就叫實現了信息化，這樣的理解是片面的。會議管理系統是以人為核心的現代化交互系統，它的核心目的是讓系統為人服務，是以科學有效的管理模式為運轉基礎，需要相與之配套的管理制度和運行機制來保障和規范其使用與維護。

2.1注重團隊建設和人才培養，提升人員綜合素質

企業會議的信息化建設需要組建專業的管理團隊來建設規劃和管理維護。管理及維護人員需要對公司的各類會議管理細則、設備操作手冊非常熟悉，足以應對各種突發狀況。同時，更應加強人才的培養，開展各類內部培訓、外部調研，積極完善人才機制，打造既懂管理又懂操作的高素質團隊。

2.2模板化會議管理，簡化會議預訂流程

會議系統的整體建設需要有一個總體規劃。首先需要搭建平臺，將會議預約系統嵌入OA辦公平臺，提供更加便捷可行的操作，為公司集團化管控提供更高效的會議服務。通過軟件設計，使會議流程表單化，信息收集完善，實現全過程管控。不同級別的會議設定不同的會服選項，分層管理。規定會議時間，精簡會議，提升決策效率。沖突處理和預約的變更也會更加方便可控。

2.3建立健全管理制度，規范化管理模式

企業會議的信息化建設需有一套完善健全的監管制度，包括對各類會議形式的監管、會議管理人員的監管和與會人員的監管，并出具相應明文管理細則。嚴格按照制度章程辦事，能夠有效杜絕違反會議規定的情況。同時，還應建立信用機制，對違規使用會議室的單位或個人進行信用扣分，超過限額則不可預訂，從而從源頭上杜絕問題。

2.4可視化會議管理流程，最大化變現管理效能

會議是公司決策重大事項的重要途徑，也是公司經營管理成果的直接體現。會議的可視化能夠提高會議效率，減少重復操作，減少沒有必要的資源占用。將OA平臺的會議數據接入外接控制器，實時輸出到平板電腦、大屏幕等終端進行可視化，監管方便，環節清晰，責任明確，避免了推諉扯皮等現象。通過各類移動終端直接輸出可視化的信息，避免了多方信息差，實時有效。

三、結語

現代企業的信息化建設并不是一朝一夕能夠完成的。這是一個長期的過程，是一個建立、試運行、反饋、不斷改進的過程。要真正實現信息化，不光是需要在硬件上下功夫，更重要的是加強“軟件”的能力建設，保障整個系統的可運作性、服務性，提升管理人員的專業性，跳出思維定式，關注客戶體驗，以人為本地推動流程再造，充分發揮人在其中的主觀能動性。只有這樣才能讓現代化科技更好地造福企業經營管理，充分提高企業效率，增強企業的核心競爭力。

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