論科研院所行政管理信息系統的搭建

康磊

摘要：科研管理信息化為優化科研院所行政管理程序、提高行政管理決策的質量和效率、增強行政管理決策能力發揮了不可比擬的優勢?？蒲泄芾硇畔⒒ㄔO對科研院所來說，是實現其管理體制改革，建立民主、科學、高效、創新的現代科研院所制度的重要機遇，本文分析和挖掘科研管理信息化民主決策服務功能，對于促進科研院所樹立新的管理理念，建立新的管理決策機制，實現民主、高效的決策與管理有著十分重要的意義。

關鍵詞：科研院所：管理：信息化建設

隨著信息時代的發展和新行政管理模式的興起，傳統行政管理模式開始遭受質疑。研究發現.通過對企事業行政管理模式、傳統行政管理模式和科研院所行政管理模式的理論基礎、實際應用價值的比較分析.我們能夠更好地了解行政管理的內涵，并利用其為我們服務，實現其對社會發展的推動作用。新的行政管理模式是一種創新.代表未來行政管理發展的新方向。

一、科研院所行政管理模式應用

1.科研院所行政管理控制方法，第一，清晰控制目標。在運用控制方法時.只有一開始就明確控制所要達到的預期日標，才能實現在控制過程中創造合適條件，使行政管理按著設定目標有序發展.并及時分析判斷、預測日標脫離現象，以便及時采取糾正措施。第二，選擇有效挖制方式。行政管理是否能達到控制的目的.是否具有控制能力，在很大程度上受控制方式有效選擇的影響。第三，控制必須通過反饋完成?？刂票旧砭褪且环N調節過程，是指組織系統為了順應主客觀要素變化、克服不確定性、排除干擾、保持某種特定最優化狀態的調節過程。而控制的過程，必須借助反饋凋節機制才能實現完成。反饋調節有兩種形式：一是在平衡狀態上的負反饋調節中保持控制系統穩定：二是促使控制系統順應某一方向發展變化的正反饋調節。通俗講，行政管理系統是人工系統.需要管理者或領導者自覺采取反饋方法.在進行中不斷調節，力求使事物的發展處于穩定.使行政管理向著正確的目標發展。

2.科研院所行政管理系統方法，在科研院所行政管理中.采用系統方法需遵循幾個原則：第一.整體性原則。整體性是系統方法的源觀點。任何一個事物.都

從屬于某個系統.具有系統屬性，而任何系統，又形成一個整體。系統的整體性表現在系統內部綜合要素之間。并與外部環境保持緊密聯系。行政管理過程當中的管理活動，是一個綜合的系統工作。從整體與部分的相互制約、彼此依賴中才能揭示行政管理的運動規律和特征。行政活動中要處理事情的多寡，需要運用

整體或部分的最佳狀態來調節：相瓦聯系的人員或機構數量越多.其整體觀念就愈顯重要。按照整體性原則要求.當各要素問、整體與部分問發乍沖突或矛盾時.要采取局部服從整體原則.通過夠體系統的協調運轉，正確處理。實踐證明，子系統運行良好不見得整體組合好.系統不能發揮應有作用。反之.子系統運轉不佳?？傮w結合起來卻可能很好。產生的截然迥異結果.體現了整體性原則的重要性。第二.關聯性原則。關聯性是系統與周圍事物、系統內部各個部分相互依賴、相互聯系的關系。由此可見.行政管理活動。必須考慮系統環境對系統的影響.考慮系統內部各部分作用所產生的后果。第三.綜合性原則。任何整體都是由相互作用、相互聯系的部分構成的綜合體，我們在行政管理活動中.必須對整個系統的結構功能、組成部分、歷史發展等進行分析。重大的行政決策須遵循綜合原則。第四.最優化原則。它要求通過最優方案的選擇。促使系統保持最優狀態，取礙最優效果。

二、科研院所科研管理信息化的現狀

近年來，隨著計算機與通訊技術的飛速發展，部分科研院所已開始通過建立網站、采用或自行開發一些簡單的科研管理信息系統，代替了部分手工處理的工作，為科研院所高效率、高質量地完成科研管理的各個環節提供保障。但是，科研院所在科研管理信息系統研發及應用上卻很薄弱，科研管理工作大都還處于文件管理階段，基于INTERNET的網絡技術還較少應用于科研院所日常科研管理工作中。如在項目申報、科技統計、科研成果匯總等工作中，最普遍的還是采用WORD和EXCEL，離真正的科研管理信息化還有相當的差距。

三、科研院所科研管理信息化的意義

1.信息化可以大大提高科研管理的工作效率。目前有許多科研院所的大部分科研管理工作還依賴于人工進行，運用日常的OFFICE辦公軟件如WORD、EXCEL等進行簡單的數據錄入，實現基本的檢索功能，非常耗時耗力，在對比分析時，由于依賴于人工統計的工作較多，容易產生誤差，數據的準確性、及時性難以得到保證?？蒲泄芾硇畔⒒瘜崿F后，可以通過建立科研管理信息系統，有效地解決這一問題。通過科研管理信息系統，對科研計劃、成果獎勵、科研能力、知識產權、學術交流、論文著作、專家人才等進行人性化的匯總、統計和分析，并且在數據錄入的同時，即時形成對比分析圖表。系統成功構建后，能夠大大縮短科研管理人員用于統計的工作時間，將數據統計失誤降低到最小程度，從而有效緩解科研管理人員的工作壓力，切實提高工作效率。

2.信息化是科研管理發展的必然趨勢。現代網絡技術的廣泛應用，正在深刻地改變著社會各個領域的面貌，改變著人們的生活和工作環境，挑戰著傳統的觀念、思維方式、工作方式和管理模式。其在科研管理中的運用，也對科研管理的理念、管理手段、管理方法等都從本質上產生了巨大變革。這種變革使信息的生產、存儲、傳輸、交換、分配和利用成為當今世界的決策性行為，使信息化成為科研管理發展的必然趨勢。

四、科研院所科研管理信息化建設的主要途徑

1.通過互聯網實現信息共享。目前，許多科研院所都已經有了自己的網站，

科研管理部門可以通過互聯網在網站上發布有關項目申報、中期評估、驗收鑒定、報獎等各類通知及指南，同時提供主管部門的官方網站鏈接，還可提供下載安裝相關工具軟件的鏈接。對于完全公開的通知可以公布于網站公告欄中，任何瀏覽網頁的人都能夠看到；對于科研院所內部的通知，則專門設定供本單位職工登陸的入口。這樣，可以讓每一位科研人員都能在第一時間看到科研訊息，從而及早著手準備，減少了原來由各部門領導轉發的中間環節，一方面節省了時間，另外一方面也節省了派發紙質通知的人力物力，從而有效避免了信息在經過多環節傳遞過程中所造成的部分失真。

2.提高科研管理人員的信息化管理能力。科研管理信息系統建立后，管理人員對于系統的駕馭能力就顯得十分重要。信息化管理能力主要體現在科研管理人員對現代各種信息化管理手段的認知能力、信息化管理知識的獲取能力，以及對

計算機特別是信息系統軟件的基本操作能力等?？蒲性核梢酝ㄟ^派專人學習相關專業知識的方式，迅速掌握系統軟件的操作能力；舉辦培訓班，將科研管理信息系統的軟件操作技能在院所內普及，使信息系統真正成為管理的好助手；提高管理人員對信息化建設重要性的認識，使管理人員隨時隨地通過網絡、會議等途徑密切關注科研領域的各種信息動態，并在第一時間將有效信息在院所內實現共享。

研院所的行政管理工作，是一項任務繁重、內容龐雜的系統工程?？蒲性核男姓芾聿煌谝话銠C構，其管理水平不僅取決于行政理論是否正確、行政組織結構是否合理、行政工作人員是否精干，還取決于行政方法或舉措是否得當，以及能否更加深入地將行政管理模式融入其中。因而，科研院所行政模式是行政管理學研究的一項重要內容，要實現科研院所行政管理的科學化、現代化、法制化，就要保證行政方法及其技術手段的現代化、科學化。本文通過詳盡的對比分析，有效地將理論與實際相結合，探尋科研院所行政管理領域的控制方法、系統方法、信息方法等，并通過實踐證明，以上手段是應用領域現代科學理論和方法的最新成果。

參考文獻：

[1]秦亦.論科研院所行政管理.2017

[2]吳春花.論科研院所行政管理信息系統.2017

基金項目：

※中國林科院中央級公益性科研院所基本科研業務費專項資金（CAFYBB2017MC008）