簡述事業單位檔案管理社會化問題

何艷

摘要：事業單位檔案管理存在的問題主要有：基礎設施不完善、管理人員素質差，相關規章制度不完善，單位領導不重視。加強事業單位檔案的社會化管理，需要從這幾個方面著手：政府部門應加強對檔案管理的監督力度，提高事業單位檔案管理人員的專業素養，重視檔案管理的科技化。

關鍵詞： 事業單位；檔案；社會化管理

在全球信息化飛速發展的時代，檔案管理面臨著巨大的考驗。檔案是個人信息的載體，關系著個人的發展。如何在網絡化、社會化的今天做好檔案管理工作，是每個事業單位都要面對的問題。事業單位是社會企業的領頭羊，是服務群眾的基礎力量，事業單位檔案管理的問題也是大多數企業所面臨的問題。隨著當代科學技術、信息技術、互聯網的迅速發展，事業單位檔案管理工作的嚴密性以及科學性受到了巨大挑戰。我國事業單位傳統的檔案管理方式主要是通過人工記錄，以紙質媒介作為主要載體。隨著現代化社會建設的加快，傳統的檔案管理方式已不能滿足當前的需要。檔案管理作為事業單位選拔人才、考核人才以及開展工作的基礎，加快事業單位檔案管理社會化已成為當代社會不可阻擋的發展趨勢。

一、檔案信息化對于事業單位檔案信息化管理的重要性

在檔案儲存中，信息化能夠有效的提高工作的效率。我國大部分的事業單位存在的時間都較長，因此其管理機制一般比較古老。在檔案儲存中，一般會采取最為傳統的人工整理，紙質記錄的方式。雖然這種方式能夠很好的確保信息的準確性，但是卻會大大的增加工作量，而且紙質文件特別不容易保存，需要增加保存的成本。而檔案管理信息化的建設卻很好的彌補了這個問題，只需要建立一個相對較大的信息庫，就能將這些資料快速的儲存在其中，而且通過檢索欄目可以很快的將檔案調出來，在增加檔案和整理檔案的時候，都能夠更加的輕松。相比于傳統的人工查詢的方式，要方便太多。尤其是在信息查詢的時候，不會對資料造成損害。紙質的文件則會因為翻閱的次數，而造成一定的磨損，久而久之就容易導致資料的缺失。而且信息錄入的速度也遠遠超過人工記錄的速度，能夠大大的增加人事處理的效率。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

1、基礎設施不完善、管理人員素質差

當前，在我國大多數事業單位中，檔案管理仍采用傳統的紙張保管模式，沒有及時引進檔案自動化管理設備。在事業單位管理體制中，對于檔案管理部門工作人員的專業技能和自身素質并沒有提出明確的要求和考核，檔案管理人員沒有檔案管理自動化的工作經驗與知識儲備，對于現代化科技水平和信息技術了解不多，這就難以實現檔案管理的科學化、現代化。

2、相關規章制度不完善

由于事業單位長期以來缺乏對檔案管理制度的建立與改革工作，加之管理人員對于檔案管理自動化、科學化、社會化不重視，導致事業單位檔案管理工作存在懶散、落后的現象，無法跟上時代發展的步伐。

3、單位領導不重視

事業單位每一個部門的工作都需要事業單位管理人員的統一領導與調控，我國當前的事業單位中管理人員大多注重業績的考核，過于追求經濟利益或文化效應，從而忽視對管理部門的管理工作。檔案管理部門工作人員工作態度消極，抱著事業單位即鐵飯碗的信念，長期以來缺乏工作熱情和創新精神，對工作敷衍了事，事業單位的員工檔案并沒有得到及時的更新和處理。

三、如何加強事業單位檔案的社會化管理

1.改變檔案管理人員專業水平不夠的情況

檔案管理人員水平不夠也是一種常見現象。這種現象主要解決方法在于進行全面培訓，其中主要培訓內容有兩點：第一點是強化檔案管理人員信息技術能力。當前來看，最大問題在于檔案管理人員本身沒有足夠信息技術能力，因此在正常事業單位檔案信息化建設過程中，所起到作用較小。這需要全面改善。第二點是強化檔案管理人員個人素質，檔案管理是一項細致的工作，因此，檔案管理人員個人素質也是核心鍛煉內容，這樣才能促進事業單位更好進行檔案管理工作牌。

2.改變檔案管理設備落后的情況

檔案管理設備落后是一個常見現象，其主要是沒有足夠的信息化設備。這就需要學校做好兩個方面的準備：首先是加大對檔案管理部門的資金投入。一直以來，事業單位都不重視檔案管理工作，從而導致大部分事業單位檔案管理工作都陷入困境之中，這是因為檔案管理部門資金較少，工作人員積極性不高，從而造成的。其次是設立檔案管理信息化建設專項資金，這樣才能確保檔案管理信息化設備能快速購買，從而滿足信息化檔案管理工作需求，提升檔案管理工作質量。

3.改變管理人員離職后檔案管理工作效果不佳的情況

在事業單位檔案管理人員交接工作中，也必須要制定相應的規范制度，如果出現管理人員離職，則首先應該完成交接工作。同時對于離職人員也必須留下自己聯系方式，一旦檔案管理工作中出現問題，則可以讓單位立即和當事人保持聯系，對于提高事業單位檔案管理質量具有重要作用。而在具體工作中，每個人所管理的部分都要記錄在暗，這樣在檔案出現了問題的時候，能夠將責任落實到人頭上去。既能分清責任，也能夠幫助技術部門快速的解決問題。尤其是在一些重要檔案的管理中，更是要一份檔案對應一個人，既要保證檔案的保密性，又要保證檔案的安全性。

4.改變不能及時進行檔案內容更新的情況

想要保證檔案內容更新機制，那么主要任務就在于能夠建設一套完整的檔案信息化工作流程，確保檔案管理人員媒體都有具體的工作可以完成，這樣才能保證檔案信息化工作更好的完成，從而確保電子檔案能夠做到實時更新。這樣才能保證事業單位檔案管理工作更好的進行，提升事業單位檔案管理水平，促進學校發展。

三、小結

與其它先進國家相比，我國事業單位的檔案管理工作還需要進行大量的實踐與探索。只有加強事業單位檔案管理工作的安全性和科學性，才能有效帶動事業單位的工作效率，進一步為我國社會主義現代化建設事業服務。由事業單位檔案管理現實狀況入手，探討實踐管理中存在的問題并制定科學對策，具有重要的實踐意義。

參考文獻：

[1] 王清華.事業單位檔案管理社會化問題研究[J].才智，2016（25）240.

[2] 史向云.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].內蒙古師范大學學報（哲學社會科學版），2015（05）166-168.

[3] 蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）127-128.

[4] 路晉超，賈彥敏，林建民.事業單位檔案管理信息化建設的若干問題[J]. 黑龍江史志，2013（11）74-78.