對油田企業檔案管理的風險分析與控制探討

摘要：檔案管理工作在油田企業中的功能地位是用毋庸置疑的，必須在進行管理的過程中，充分的認識到當前方法條件下的風險性內容，并通過具體的執行措施對其進行優化與控制，從而提高檔案管理工作的質量水平。由此為出發點，文章對油田企業檔案管理的風險內容進行分析，并就相應的控制措施進行探究，為相關工作提供具體的參考內容。

關鍵詞：油田企業；檔案管理；風險控制

引言：

油田企業在生產過程中涉及到多項的流程內容，并在各個獨立的生產與開發項目中存在著明顯的關聯性水平。需通過生產信息的有效總結與歸類，對企業的發展方向與具體執行策略做出指導。而為了實現這一效果，需要檔案管理發揮出優勢性的工作價值，然而在當前的油田企業檔案管理工作中，仍然存在著較多的實際問題需要優化并解決。

一、油田企業檔案管理風險內容

檔案管理工作人員風險意識薄弱，是當前石油企業崗位工作中，最為突出且根本的問題。在執行工作內容的過程中，沒有良好的風險意識，由于檔案整理的雜亂，經常會出現資料丟失或是殘缺的問題，對于工作的質量水平造成了嚴重的負面影響，使檔案的功能價值被大大降低。

同時，石油企業的檔案管理并不是簡單的資料采集與整理，還涉及到相關的專業技術內容，必須在一定技術條件的支撐下，完成檔案的分類與收容。而這一點恰恰是檔案管理工作中所缺失的內容。另外，目前的檔案管理工作中，大多為紙質文件資料，在儲存工作中，經常會出現文件殘損與丟失的問題，對檔案文件的應用與查閱造成影響，必須在提升技術手段的基礎上，提高檔案收容的科學性，以此降低出現檔案遺失的風險性水平。

檔案管理的風險，還存在在使用的過程中，借閱期間出現丟失是最為明顯的表現，如果問題嚴重時甚至會出現檔案資料的泄密，嚴重影響企業生產的安全性，甚至會上升到國建戰略安全的問題，造成極為嚴重的惡劣后果。

二、控制檔案管理風險性的措施

（一）重點強化檔案管理風險意識建設

人員隊伍的思想意識建設，是執行一切管理策略與制度的基礎內容。因此，在石油企業的檔案管理中，為了降低風險性水平，必須重點強調思想意識的建設，將整體隊伍培養成有能力、有擔當的優質化崗位隊伍，為整體檔案管理的工作質量提供保障，控制風險性內容的誘發調價[1]。

在實際工作內容中，需對職權劃分進行必要的控制，使每名檔案工作人員都有充分崗位責任感，并在實務操作中，主動的控制所在崗位發生風險問題的成因，以此提高整體工作的穩定性調價。同時，在加強思想建設的過程中，需以行業的規范性法規內容為基礎，對工作人員進行培訓，使其在強化安全意識的同時，提高實務操作能力，從而更加有效的投身到具體的工作內容當中。

（二）對風險內容進行系統化風險評估

檔案室的工作內容較為復雜，且在多環節中都存在著一定的風險性水平，所以為了更好的提高管控力度，需在風險評估與分析的工作中進行深入的研究，在總結以往工作經驗的同時，根據當前的實際情況，對具體的潛在風險內容進行討論，以科學的方法評估風險可能發生的概率與影響水平。

為了有效的完成此項工作內容，相關的工作人員必須定期的制定工作報告，并對以往工作中的風險內容進行詳細的記錄與評估，從而使檔案管理的工作內容更加細致化、有序化，從長效性的保證工作內容的穩定性水平。

（三）充分落實檔案安全管理執行制度

任何管理內容，都必須以制度的形式充分的落實，以此才能更好的起到應用的執行效果，為實際工作起到具體的指導作用[2]。在檔案管理工作中，需對制度內容進行詳細的說明，并在考核內容上，與崗位工作人員的績效水平相關聯，以此更加有效的提高工作中的制度執行力度與員工的工作積極性水平，從而更好的完成檔案安全管理的有效落實。

例如，在換崗工作內容說明中，需明確的指出需要交接班工作人員記錄的細則內容；檔案資料進行借閱的操作中，必須由借閱人詳細的等級使用原因與用途，并在獲得主管領導簽字批準的前提下，才能進行借閱操作，同時，在檔案回收的工作中也需要管理工作人員對文獻資料進行現場的清點工作，以免文件內容的遺失與殘破，并由此引發安全風險問題。

（四）強化檔案室的風險管理控制水平

現階段的石油企業檔案管理工作中，由于歷史勘察數據與信息化發展條件的限制，大多數的檔案資料都是以紙質文件的形式存在的，在管理內容上非常容易產生殘損等一些列問題。所以在具體的管理工作實務中，需重點對檔案室的通風與濕度條件進行必要的控制，降低環境因素帶來的風險性內容，提高紙質檔案文件的收儲效果。

同時，在檔案管理工作中，需將整體檔案室的防火條件，作為一級管理內容，重點的進行防護。在定期檢查消防設備功能性的同時，加大檔案室防火宣傳與管理工作，通過室內的警報系統，使防火效果更加全面，提高檔案室的風險防控水平。

（五）實現檔案管理信息化管理全覆蓋

在大部分石油企業的檔案管理工作中，基本都建立了初步的電子化檔案存儲系統，為了保證整體資料的安全性水平，需對電腦系統進行科學的防護，并在優化數字儲存的過程上進行控制，以此信息系統操作中的穩定性[3]。

首先，在進行電子化儲存的工作，需針對網絡系統的安全性條件進行管理，并在防火墻等防護手段的作用下，保證系統的安全性條件；其次，在檔案資料的數據管理軟件上，也要進行適當的優化，通過必要的備份處理，降低收儲過程中出現的數據資料遺失，使智能化軟件的收儲性功能得到補充。注意，在對信息化安全問題進行管理的過程中，必須杜絕檔案資料的內部泄密問題，以此保證文件信息的安全性水平。

總結：

強化檔案管理工作人員的思想意識建設，是降低風險的有效途徑，也是提高整體管理質量水平的重要手段，同時，在科學性評估風險、建立完善制度內容、強化檔案室管理工作、實現電子化管理的輔助作用下，可以全面的改善當前油田企業檔案管理工作中存在的風險性內容，并使其功能價值得到全面的發揮，為油田企業的良性發展貢獻不可或缺的基礎力量。

參考文獻：

[1]韓聰敏.淺議油田企業檔案資料有效管理措施[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2017（09）：25-26.

[2]王巍.論企業檔案信息資源管理的風險及控制方法[J].辦公自動化，2017，22（17）：52-58.

[3]楊靜.關于提高油田企業檔案管理水平的幾點思考[J].中國管理信息化，2017，20（05）：188-189.

作者簡介：

曹春峰，男，黑龍江安達人，1970年11月出生，本科學歷，館員，

研究方向：檔案管理。