淺析如何進一步規范檔案管理工作

姚雪梅

摘要：在社會經濟不斷發展的趨勢與背景之下，檔案工作也隨之發生相當大程度的變化，這對檔案管理工作來說是全新的要求與挑戰。現階段檔案管理部門面對的主要問題就是如何實現對檔案管理工作的進一步規范。這要求相關部門以及工作人員必須立足于實際，借助各種措施與手段實現對檔案管理工作的進一步規范，這不僅為后續管理工作的順利開展打下堅實基礎。同時也對相關單位長遠發展目標的實現有推動作用。

關鍵詞：規范；檔案管理；強化

在不斷發展與實踐過程當中，我國檔案管理工作已經取得較為明顯的成就，但是還會有多種缺陷與不足存在其中。規范性不能滿足預期目標就是其中之一，相關部門以及工作人員必須提高對上述現象的重視程度。在開展各項工作的同時，有意識的強化檔案管理工作的規范性。在實際針對檔案開展管理工作時，必須嚴格遵守相關標準與要求，保障檔案管理工作的科學性以及合理性不會受到破壞。

一、增強服務意識，爭取領導支持

對于任何工作來說，要想取得良好的效果就必須得到領導的支持。具體到檔案管理工作來說，單位領導對于這項工作的重視程度將直接決定管理層對檔案管理工作的態度，從而會在檔案管理工作發展進程方面產生潛在的影響。因此，要加大對檔案管理工作的宣傳，增進同事和領導對檔案管理工作的重視程度。

所以說檔案管理人員要加大對檔案管理工作的宣傳，具體措施可以是經常性地主動把有關材料呈送給領導，盡量選取與單位工作和領導手頭工作相關的材料，便于領導查閱后能夠從中得到啟示，這樣更能引起領導的重視。

二、明確歸檔重點，做好收集歸檔

要因地制宜，根據各個單位的特點。明確制訂文件材料的歸檔范圍和收集重點，利用信息時代的高科技把有價值的文件收集齊全，并加以科學整理，最終達到檔案管理的規范化。

1.健全體制，提供必要的保障

檔案管理工作在建立管理信息體系時，需要將單位自身管理體質以及組織結構設置作為主要依據。在此過程中所建立的管理體系，可實現對相關規律性的滿足。但管理人員以及部門信息人員之間要保障及時的溝通與交流，針對收集工作的檢查與指導工作進行不斷強化。充分融合隨時收集以及定期收集的工作方式，從根本上實現對文件資料流失問題的有效改善。

2.建立制度，確保收集齊全

首先，將國家相關規定作為主要依據，對各個部門、個人以及分散在社會上的檔案進行收集是檔案收集管理工作的實質，其中還會涉及到接收與征集兩種方式。通過對具體檔案收集工作進行分析后可以發現，歸檔制度是檔案收集的基礎與前提。為在真正意義上實現對檔案收集工作開展順利性的保障，我們需要針對歸檔范圍、歸檔要求以及歸檔時間進行明確的規定。針對文件資料收集歸檔制度進行不斷的建立與健全是順利開展文件材料收集工作所必須滿足的條件，同時各部門領導也必須給予該項工作應有的重視程度，并在各個部門相互配合的基礎上完成。

其次，來源廣以及范圍大是檔案材料的明顯特征，在收集時需要將上門收集作為主要方式。檔案人員需要在工作結束或者年度工作完結后實現對所有文件材料的收集歸檔，在分析大料檔案材料的過程當中實現對規律性材料與數據的準確尋找。也可通過加強宣傳的方式，實現對全體工作人員檔案管理意識的進一步提升。在文件材料收集與歸檔工作中，自覺配合對檔案管理工作的順利開展有積極意義。

三、創新工作思維，活化開發利用

1.檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業務

現階段電子信息發展速度可以說是相當迅猛，檔案管理者在實際針對檔案開展管理工作之前，必須實現對象用計算機知識的全面熟悉與掌握。借助先進的技術設備與現代化管理手段，開展各項管理工作。在保管檔案過程當中，需要將國家相關規定作為主要依據。從根本上實現對檔案破損、褪色以及霉變問題的有效防止，將更為良好的服務提供給檔案利用者。

2.積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面

檔案管理人員首先需要從自身意識著手，實現對高度服務觀念的樹立。對自身的助手作用進行最大限度的發揮，在科學使用現代化技術的基礎上，可將遠程服務提供給利用者。這需要在電子技術信息以及傳遞技術支撐的基礎上實現，最終完成檔案信息資源共享的目標。

3.加強編研工作，對檔案信息進行深度開發

要搞好檔案編研工作就要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編并印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統、更精練。

四、加大培訓力度，強化人員素質

1.加強制度建設，建立科學合理的運行機制

首先需要針對教育培訓的獎懲機制進行不斷建立與完善，教育培訓的頻率、次數以及上課情況等都在起涵蓋范圍之內。在客觀統計分析的基礎上，將其劃歸到員工績效考核指標當中。在此基礎上所建立的獎懲機制可促使員工參與熱情與積極性的最大限度激發。這是有效強化檔案人員危機意識以及風險意識的重要途徑。其次，可通過教育培訓的方式實現對員工自身工作能力的有效強化，進一步實現對工作性需要的滿足，另外，還可通過調整管理制度的方式實現對檔案專業技術人員專業技術職務的不斷改善。

2.開展綜合培訓

在開展培訓活動的過程中，主辦方要堅持從實際出發，最好可以進行分層次培訓。首先，可以給檔案管理人員提供全面系統的學習機會，通過系統的培訓課程使之了解認識檔案管理工作領域的前言現狀，幫助其充實自身檔案學新理論、新方法，從而實現對大學教育中不足的補充。其次，加大相關學科知識體系的普及力度。眾所周知，檔案學并不僅僅只包含檔案學科知識體系，同時還涉及到心理學、行為學、公共關系學等等多個學科，所以說，檔案管理者在工作過程中要拓寬眼界，豐富知識面。

3.細化考核監管

應該將把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，積極強化對檔案材料保管、甄選管理，加強檢查考核，并且進行相應的獎懲。只有這樣才能從根本上提高檔案管理工作水平，進一步規范檔案管理工作，保證檔案管理工作順利開展和有效運行。

參考文獻：

[1]郭靜.如何進一步加強人事檔案管理工作[J].內蒙古科技與經濟，2013（5）：12-12.

[2]劉暢.試論如何進一步加強高校學籍檔案管理工作[J].納稅，2017（21）：64-64.