淺析檔案管理信息化發(fā)展趨勢

王桂婷

檔案是各單位必不可少的信息資源，在人類社會發(fā)展史上，檔案起著查考利用、科學(xué)研究和歷史憑證的作用。因此，做好檔案管理工作就顯得尤為重要。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發(fā)展趨勢。

1.檔案管理信息化的含義

檔案工作反映的是一個單位的歷史面貌，檔案管理信息化建設(shè)是時代賦予檔案管理部門新的任務(wù)和使命，檔案管理信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.檔案管理信息化發(fā)展的必然性

檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)當(dāng)前，我國各單位檔案 管理部門基本上都配備了各式各樣的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀，數(shù)碼相機(jī)等，管理人員也達(dá)到了人手一臺計算機(jī)的配置，這樣就為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ)，此外軟件建設(shè)方面，各單位幾乎都配有檔案管理軟件，為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎(chǔ)上，檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的、完善的條件，完善的法律法規(guī)，規(guī)范的管理機(jī)制，統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的保證標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

3.檔案管理信息化的必然要求

首先，檔案部門正在或者即將面臨檔案的自然老化和人為損害的難題，檔案信息資源的數(shù)字化可以保護(hù)檔案原件，延長檔案原件保管壽命，降低檔案原件丟失或損壞的風(fēng)險，受到損傷的檔案原件，可通過數(shù)字化過程恢復(fù)丟失的信息，其數(shù)字拷貝也有補(bǔ)償原件的作用，還可以解決因紙張老化、脆裂等原因造成的查詢利用不便的問題。其次，檔案信息資源數(shù)字化可以優(yōu)化館藏，進(jìn)一步改變館藏檔案結(jié)構(gòu)，節(jié)省存儲空間。館藏檔案信息量得以不斷增長。隨著檔案的不斷增加，沉重的庫房壓力使傳統(tǒng)的檔案管理模式亟需變革，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。檔案管理也應(yīng)適應(yīng)這一趨勢，選用規(guī)范化、通用化及穩(wěn)定性和安全性有保證的檔案管理系統(tǒng)。以實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。

4.檔案管理信息化建設(shè)的措施。

一是增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力建設(shè)這里的素質(zhì)建設(shè)是思想素質(zhì)和心理素質(zhì)，檔案管理人員要有高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。以貢獻(xiàn)求支持，以效率求發(fā)展，努力在默默無聞的平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績。能力建設(shè)是指檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案 的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保管理活動記錄的完整性與信息的安全性。所以，檔案管理人員 應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

二是積極開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。還可創(chuàng)造條件邀請檔案學(xué)專家學(xué)者來本地講解新的或重點(diǎn)檔案業(yè)務(wù)知識。安排專職檔案干部定期或不定期上門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在具體的工作中要注重收集、整理、保管等方面的 分類指導(dǎo)，同時接受檔案員的業(yè)務(wù)咨詢。積極組織與其他單位的檔案員相互交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，共同提高。

三是配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備各單位各部門各自為政，信 息化手段、設(shè)備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過程設(shè)置了障礙，所以，我們應(yīng)配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)宇化設(shè)備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設(shè)備可實(shí)現(xiàn)字符識別，自動轉(zhuǎn)化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機(jī)輔助立卷。檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此。只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計算機(jī)軟硬件設(shè)備。才能為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供 保障。

四是進(jìn)一步規(guī)范管理機(jī)制。統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)在各大檔案管理機(jī)構(gòu)中。各種檔案信息資源都存在著一致的邏輯關(guān)系，其在錄入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會成為數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)與運(yùn)行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的依據(jù)，其關(guān)系到整個檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整性與安全性，因此，規(guī)范的管理機(jī)制和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)就成為必不可少的要求，這樣檔案信息化管理為利用服務(wù)提供了方便。否則，如果各單位檔案 部門沒有規(guī)范的制度.不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去處理，各搞一套。白成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也難以實(shí)現(xiàn)。