淺析如何做好檔案管理升級后的鞏固提高工作

胡興飛

摘要：傳統的檔案管理工作都是由工作人員來完成，由于檔案資料的種類數量比較多，管理工作是非常復雜的。使用人工操作的方法不但要花費較長的時間，還不能保證工作的質量。在目前的發展形勢下，檔案管理工作也得到了升級，各個單位的檔案管理工作都引進了現代化技術和設備，進行了信息化、智能化建設，有效提高了檔案管理工作的質量和效率。但是檔案管理屬于一項長期性的工作，需要在升級的基礎上對其進行鞏固提高，這樣才能保證檔案事業的長遠發展。

關鍵詞：檔案管理升級；鞏固提高；方法

檔案管理工作在得到升級之后，引入了許多現代化的技術設備，建立了自動控制系統，減輕了檔案管理人員的工作壓力，同時也提高了整體的工作效率。但是在這種工作環境中，工作人員出現了思想懈怠的現象，過度依賴自動化系統，對自身工作的責任性降低，導致出現了許多問題。針對這種現象，檔案部門需要加強對檔案管理升級后的鞏固提高工作的重視，采取有效的措施進行處理，從而保證檔案管理工作的順利進行。

一、提高工作人員的法律意識

法律制度在社會的發展中有著不可替代的作用，其可以對各項工作進行約束，維護市場的秩序，保證各項工作的順利開展。檔案管理升級工作想要進一步提高工作質量，也需要將法律法規應用到相關工作中，對單位內部秩序進行有效管理。許多單位在檔案管理升級之后，工作人員的工作狀態發生了改變，因為升級后應用了許多現代化的技術設備，不再需要大量的人力物力，降低了管理人員的工作強度，讓檔案管理工作人員的工作變得輕松，這就導致工作人員的精神出現了懈怠，沒有對自身的工作進行鞏固和完善，而且許多工作人員認為自身的工作水平可以滿足檔案管理現代化建設的要求，認為管理水平的提升與自身的工作能力沒有關系，這種思想和工作態度對檔案管理工作的發展有著一定的影響。許多工作人員的法律意識不強，沒有將法律法規落實到實際工作中，這就無法保證檔案管理工作的質量。

從以上內容可以了解到，工作人員的法律意識與檔案管理升級工作的規范性有著密切的聯系，需要在管理的過程中加強法律意識的培養，并實施獎懲制度，這樣才能提高工作人員對法律法規的重視，在工作的過程中才會嚴格按照相關的法律法規進行操作。雖然我國已經針對目前的檔案管理工作出臺了相關的法律法規，但是許多單位卻沒有將其落實到實際工作中，無法將法律法規的效用充分發揮出來。這就需要相關單位在開展檔案管理升級后的鞏固提高工作時，要加大法律的宣傳力度，提高工作人員的法律意識，讓法律制度的作用在檔案管理工作中體現出來，同時提升檔案管理工作人員的素質水平。

二、提高工作人員的工作能力及自身素質

工作人員在檔案管理工作中是必要的組成部分，其是各項工作順利開展的保證，同時其也決定著各項工作的質量。要想做好檔案管理升級的鞏固提高工作，就一定要重視人才的培養，建設一個高質量、高水平的人才隊伍。并進行工作人員的合理配置，保證每個環節的工作質量。

首先，在人才招聘的過程中要根據單位的需求進行人才的篩選，要選擇專業能力強的人才，同時還要注重人才的素質水平和綜合實踐能力，對人才進行全方位的考慮，確保招聘的人才可以迅速投入到工作崗位中，適應單位的工作環境，保證工作的順利進行。

其次，檔案管理工作是一項系統性的工作，其工作內容比較單一，需要檔案管理工作人員擁有足夠的耐心。如果出現老員工離職的情況，新員工不能適應檔案管理工作的內容，無法對檔案信息資料進行有效的管理，就會影響整體的工作速率，而且也不能實現檔案資料的有效應用，對其他部門的工作也會造成影響。所以，檔案部門在進行人員調動之前一定要做好新老員工的交接工作，保證新員工可以熟練操作各項工作，對檔案工作的鞏固提高也有著促進作用。

最后，檔案管理升級后應用了許多現代化的信息技術和設備，這就要求工作人員有較高的專業技術水平，可以在開展檔案管理工作的過程中熟練操作各項設備。相關單位需要對工作人員的技術能力進行培養，讓工作人員不斷完善自身，充實自己，還要重視檔案管理人員素質的培養工作，確保工作人員可以更好的完善檔案管理工作，為檔案管理升級鞏固提高打下基礎。

三、提高制度應用水平

對于機關各立檔單位來說，根據檔案工作的需求，結合本部門檔案工作的特點，建立健全檔案工作各項規章制度，是實現檔案工作制度化、規范化的有力手段。各立檔單位，都應建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統計、保密、銷毀等項制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責任制等。同時要把落實這些制度同貫徹、實施《檔案法》聯系起來。在檔案管理制度的執行過程中，要批評有章不循的現象，處理嚴重違章人員，維護制度的嚴肅性。從而，發揮這些規章制度在機關檔案管理鞏固提高工作中的監督和保障作用。

四、提高資料收集水平

每一個立檔單位都要根據自己的業務特點，全面地、分門別類地收集相關的資料。這樣，不但能豐富檔案資料的內容，而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作，打下堅實基礎。否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來無法克服的困難，而且檔案工作本身也無法鞏固、提高。根據單位業務性質的不同，可以把特點較鮮明，較集中的檔案分離出來，設立不同的檔案管理區域，由專人負責，在“統一組織形式，統一管理制度，統一工作標準”的原則指導下，實行專門管理，滿足不同崗位對檔案利用的需要。

五、加大檔案開發力度

首先，要變“看堆守攤”的封閉式被動服務為開放式服務。有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務功能的發揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業務工作中去，主動探求檔案資料的需求信息，從而全面而準確地提供檔案資料。同時，還應根據實際工作需要，有針對性地進行相關檔案資料的編研工作，使這種服務更直接，更條理，更有效。

其次，要抓好年度立卷歸檔工作，對于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門類化、齊全化、規范化，這樣就能使檔案資料更好地發揮效用。三是要結合本部門本行業的特點，認真開展編研工作，對于現有檔案史料，進行挑選、加工、編排和評價，發揮檔案的經濟效益和社會效益。

結語：

檔案管理升級工作的有序開展，不僅是對勞動力及社會資源的解放，更是順應時代發展潮流的社會產物，是提高檔案管理工作的先進力量，因此做好后續的鞏固提高工作對檔案管理來說是必然的。只有單位相關領導將鞏固提高工作進行制度強化及管理，才能為管理工作的高效運行打下堅實的基礎，從而保證員工專業能力的提高及綜合素質的培養收到較好成效，使單位的檔案管理升級工作的鞏固提高得到根本保障。

參考文獻：

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[2]馮秀玲.淺析如何做好檔案管理升級后的鞏固提高工作[J].青春歲月，2015（19）.