從德國柏林檔案館珍貴檔案滅失看檔案信息化建設的必要性

曹春英

【摘要】：驚聞德國柏林檔案館因為附近正在修建的地鐵影響而轟然倒塌的惡耗，最關鍵的就是其所有檔案資料均沒有做任何影象備份，損失慘重。

【關鍵詞】：檔案館 檔案滅失 信息化建設

機關檔案工作在創建數字化檔案室時應當牢固樹立和落實科學發展觀，解放思想，開拓進取，堅持高點定位、高效運行、高質體現，不斷加強檔案工作的規范化、現代化建設。以創新的思維、舉措、方式來突破傳統，超越自我，全面提升檔案工作的信息化水平，從而開創檔案發展的新局面。就目前來看，主要做好以下工作：

一、要貫徹檔案法制理念，加強數字檔案規范化建設

1.確保數字化檔案管理有章可循。根據檔案信息化建設發展的需要，不斷完善檔案管理制度。按照《江蘇省歸檔文件整理規則實施辦法》和各門類規定等文件，要在各環節建立與檔案信息化相對應的制度，以確保數字檔案管理有章可循。

2.確保檔案數字化建設全員參與。認真貫徹執行檔案法律法規，通過組織干警理論學習、參加競賽等方式進一步加強全體人員對檔案的意識，克服檔案信息化是檔案員的事，與己無關的思想;克服只要搞好檢察工作，檔案信息化好壞無所謂思想。

3. 確保數字化檔案質優量精。首先由專職檔案員確定數字化轉換的對象和范圍，重點針對文書、照片、實物、音像、會計、訴訟等所有門類檔案制定出周密的計劃和嚴格的實施步驟。其次在科學認證的基礎上，由檔案領導小組確認出有使用價值，需要數字化的檔案。再由專職檔案員進行數字化轉換。構建成一個檔案查找信息平臺，為檢察工作提供優質的現代化檔案服務。

4.確保數字化檔案信息的安全與保密。堅持貫徹落實保密制度，嚴格執行檔案保密要求。在做好電子文件的歸檔和接收工作，實現檔案信息資源共享的前提下，不斷加強檔案信息資源保密安全工作。

二、要加快信息資源的開發利用，推進數字檔案信息化建設

1. 為檢察業務工作服務。一方面建立數字檔案信息服務網絡，發揮網上借檔、查閱功能，不斷方便干警查閱檔案。自建立數字檔案查詢以來，共為475人次提供利用電子檔案882卷。另一方面還通過編撰具有檢察特色、有實用價值的深層次編研資料，服務檢察業務工作。

2.為檢察宣傳工作服務。充分利用數字化的文書、照片、實物等“死”檔案，制作成電子人物宣傳卡片，成功轉型成對外宣傳先進的“活” 資料。圖文并茂的檢察官形象在檢察網絡中廣為傳播，在每個人心中留下了鮮明、深刻的印象。

3.為檢察信息化工作服務。通過編制有價值的電視片、廣播劇等，不斷適應信息化建設服務檢察工作的大局。以我單位為例，目前，檔案室共擁有數字編研成果8種40份。

三、要加大資金投入，保障檔案數字化軟硬件設施建設

1.加強硬件設施建設。利用 “兩房”建設有利時機，積極改善檔案保管條件和利用條件，確保檔案用房總面積有計劃遞增，檔案庫房全部安裝了密集架，柜式空調、除濕機等基本設施，檔案辦公室配置了內外網分開使用的專用液晶電腦，增添了DELL筆記本電腦、彩色照片打印機、數碼攝像機、數碼照相機、光盤刻錄機、復印機等先進的檔案專用設備。為加快檔案信息化建設，及時更新掃描儀，爭取財政撥款引進高速掃描儀，不斷提高檔案數字化工作效率。

2.加強軟件設施建設。建立了檔案信息化管理平臺，強化數據庫管理功能。在電子檔案的檔案載體、收集、編目、查找、閱覽、統計以及檢索等環節開發、增添電子檔案門類，明確收藏、管理和借閱形式，把以紙質檔案為主、手工方式歸檔的傳統模式，逐步向電子影像和數字化信息為主的自動化系統管理新模式轉變。逐步引進最先進的檔案管理軟件為檢察工作大局服務。依托院計算機局域網絡，充分利用共享資源，逐步實現了檔案信息網上移交、網上歸檔、網上檢索。對室藏永久、長期保管的文書、照片，訴訟檔案進行了掃描，完成掃描占全部檔案總量的48%，初步建成我院數字化檔案室。

3.注重信息化檔案人才的培養。注重選擇知識型、復合型、素質型的檔案管理人員。每年定期派送專職檔案員參加蘇州大學和蘇州市檔案局聯合舉辦的檔案深化培訓，不斷提高檔案管理人員綜合素質，適應數字化管理工作。目前該院擁有專兼職檔案人員11名，除了具有法律本科文憑以外，均擁有國家計算機一級證書，專職檔案員擁有國家計算機二級證書。

四、要創新檔案工作理念，不斷深化業務建設

該院通過創新工作來促進檢察檔案工作的全面發展，在成果面前不驕不躁，繼續深化檔案業務建設，不斷用新的成果鞏固達標升級的成果。

1.適應檢察業務卷宗的質量新要求。通過提高對掃描卷宗質量要求來規范業務卷宗的內在質量。根據檢察工作的需要，每季度將有用的業務卷宗進行綜合掃描，配合省檢察院制定的《江蘇省檢察機關辦案工作流程》、《辦案質量考評辦法》的實施，進一步統一和規范業務工作過程，提高辦案質量，院檔案室對檢察訴訟檔案的質量提出了更高的要求，要求訴訟檔案一律以A4紙大小裝訂，過大的要予以裁剪，過小的要粘在A4紙上，法律文書騎縫章完整，一經輸入不再變化，確保高速掃描儀對文件的質量要求。通過案件質量考評等機制，不斷提高業務卷宗的數字化質量，充分保證了在利用過程中的使用效果。

2.開拓檔案保管工作的新領域。積極開展對同步錄音錄像保管的研究工作。訊問職務犯罪嫌疑人全程同步錄音錄像作為檢察機關辦案過程中的第一手音像資料，在揭露和證實犯罪、證明訊問活動合法性方面具有重要作用。如何保存好第一手非紙制的證據材料目前還是檔案保管學上的一個重大難題，檔案工作負責人主動與技術科配合，共同研究探討同步錄音錄像資料保管上存在的問題，通過撰寫調研文章，對同步錄音錄像建設中出現的問題提供檔案學上的可行性方案，為檢察業務建設提供重要的理論參考。

3.探索數字文書、數碼照片、音像資料、實物檔案開發利用的新途徑。在實踐中不斷創新，探索數字文書、數碼照片、數字音像檔案的現有效能，制作成全院工作情況電視介紹片，通過多種途徑、方式擴大宣傳檢察工作。通過試驗——在陳列室中滾動播出，受到了來訪的領導、同志的一致稱贊。數字檔案的初步整合充分展示了該院三個文明建設的偉大成果。