提升辦公室文秘工作質量與水平的有效方式探索

張玉珍

摘要：企業辦公室的管理工作是各項工作流程的“交通樞紐”，是企業承上啟下、平穩運轉、進步發展的重要基石，辦公室文秘的工作質量和水平直接影響著企業在千變萬化的市場經濟條件下快速的反應能力以及企業整體的工作效率。本文就石油企業辦公室文秘工作的特點，研究新形勢下如何有效提升文秘工作質量與水平的方法進行探討。

關鍵詞：辦公室;文秘;工作質量;工作水平

對于許多不了解辦公室工作的人普遍認為這項工作只是領導和各個基層單位的傳話筒，而在實際工作中，辦公室文秘的工作遠沒有這么簡單，對于石油企業而言，首先文秘工作人員要有扎實的寫作功底、堅定的政治素養、嚴謹的辦事原則、良好的溝通和表達能力;要掌握企業實際情況、了解企業各方面技術、設備、人員等情況;理解領導意圖、根據實際情況善意提醒領導各項工作的輕、重、緩、急、以及領導工作任務下達時細節問題的處理，做好領導的參謀;對各項辦公軟件、信息技術熟練掌握等等。對于這樣一個承上啟下的企業辦事機構，如何提升它的工作質量和水平，就顯得尤為重要。

一、深入掌握企業發展方向

企業辦公室文秘工作在領導決策過程中發揮著重要的作用，辦公室文秘工作除了要有堅定的政治立場、較強的政治敏感性外，更要對企業現階段實際情況、年方針目標以及未來發展方向有一個深入的了解和掌握，結合企業領導各項工作的側重點，指導自己的各項工作，這也是石油企業對辦公室文秘工作的最根本要求。工作中掌握好尺度，切勿不能越權辦事，違規操作，遇到原則性問題要善意提醒領導，為領導把好關，了解自身崗位的重要性，勤于學習崗位知識，夯實基礎，促進企業良性健康發展。

二、扎實寫作基本功，高效排布工作

（一）寫作是辦公室文秘的重要工作，在企業召開各種高層會議的時候，都需要辦公室草擬通告、領導講話稿等等，對企業的了解程度、會議的內容、領導的側重點是整篇文章能否通過的關鍵點，這需要辦公室文秘要有過硬的寫作本領，想要扎實寫作的基本功，首要的就是掌握每種文稿的一般套路，其次是理解領導意圖，草擬大綱，整體文章的構架和方向對了，我們才能添枝加葉，豐富內容。所以，在日常工作之余要加強學習，多看企業歷史稿件，多問企業各系統專業員，多查網絡資源，了解國家政策法規。

（二）許多文秘工作者都被大量的草擬稿件、電話、為領導或客戶安排食宿、訂票等重復性機械勞動所壓制，統籌與協調能力也是必要的能力之一，要想高效有序的將各項工作排布科學、合理，除了要有豐富的經驗、較高的溝通能力和辦事能力，最重要的是要端正工作態度，做好階段性工作計劃，俗話說“磨刀不誤砍柴工”沒有一個好的工作方案和計劃，其工作也會做的主次不分。要想提升辦公室文秘工作質量與水平，指定科學合理的工作計劃是最快、最有效的辦法。

第一要培養自己勤做記錄的能力，“面對文秘工作的復雜多樣性，我們首要的就是記錄好每條工作內容，記錄的方法有很多、可以用筆本、錄音筆、手機錄音等方法，這樣不會漏掉每條工作的細節。第二是根據工作內容標記完成時間和重要度，這里建議用Excel辦公軟件簡單設計一個電子表格，內容包括工作條目，完成時間、重要度，如此一來，按照時間排序即可獲取工作的先后順序。第三就是著手將臨期工作、重要工作率先處理，其他工作按時間進度順序處理。最后，作為辦公室的文秘也要為領導臨時性安排的工作預留出時間，高效有序的工作排布基本可以滿足日常工作。

三、健全考評機制

企業對辦公室的考評機制也是提升辦公室文秘工作質量與水平的有效方式，要獎懲分明，對工作有失誤甚至重大失誤的要進行考核，對圓滿完成某項目等重要工作的要精神、物質激勵，使員工在工作中有干勁兒。辦公室文秘崗位的調動也要符合企業各項規定，崗位競聘要公平、公開、公正的進行筆試、面試，考評合格后要有試用期，對于不適用的員工要退回原崗位，切不可任人唯親，要任人唯賢，對于文秘崗位的老員工，有調離要求的或不適合文秘崗位的員工，也要妥善安排。除此之外，年度的考評考核要總結，有條件的更要每年舉行文秘崗位考試，促使員工在工作中學習，提升個人綜合能力。

四、做好文書工作

（一）公文輪閱歸檔及時。文件的流轉、閱辦嚴格按照公司規章制度及ISO標準化流程要求，保證各類文件擬辦、傳閱的時效性，并及時將上級文件精神傳達至各基層機構，確保政令暢通。并及時做好文件的歸檔和保存工作。

（二）下發公文無差錯。做好公司的發文工作，包括文件修改、打印、掃描、分發及電子郵件等的發送，并協助各部門發文核稿。公司發文量較大，有時一天有多個文件要下發，必須仔細去逐一核對原稿，以確保發文質量。同時負責辦公室發文的擬稿，以及各類活動會議通知的擬寫。

（三）編寫辦公會議材料，整理會議記錄。每個月末對各部門月度計劃的執行情況進行核對，催收各部門月度小結、計劃，并擬寫當月工作回顧，整理辦公會議材料匯編成冊，供總經理室參考。辦公會議結束后，及時整理會議記錄，待總經理修改后，送至各部門輪閱。

五、結語

企業辦公室文秘工作是非常重要的崗位，關系著領導乃至企業的工作效率與對市場經濟的快速反應能力，通過以上四個方面的深入探討，特別是對于石油企業提升辦公室文秘工作質量與水平的有效方式具有重要意義，除了員工本身要提升綜合素質，企業更要完善規章制度、加強培訓培養、建立有效評價機制來進一步優化辦公室文秘工作的總體提升。

參考文獻：

[1]林先華.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略研究[J].才智，2017 （9）.

[2]陳靜.淺論新時期石油企業文秘工作特點[J].化工管理，2017 （9）.