淺談企業(yè)檔案信息化工作體系建設

趙得飛

摘要：企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)應用信息技術手段對歸檔文件材料進行信息采集、加工、存儲、利用的管理過程和工作方式。本文以作者所在單位-馳宏會澤礦業(yè)分公司為例，對公司的檔案信息化現(xiàn)狀進行闡述，并從檔案信息化工作體系建設的角度，提出一定的解決措施，以供參考。

關鍵詞：檔案;信息化;工作體系

隨著信息技術的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來對社會、經(jīng)濟、文化等各方面產(chǎn)生了深遠影響，深刻的影響著人們的生產(chǎn)生活和思維方式。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應社會發(fā)展的需要，檔案信息化建設成為必然要求。

一、檔案信息化現(xiàn)狀及存在的問題

云南馳宏鋅鍺股份有限公司會澤礦業(yè)分公司是一家礦山企業(yè)，位于云南省曲靖市會澤縣礦山鎮(zhèn)， 其生產(chǎn)經(jīng)營活動主要圍繞地質(zhì)、測量、采礦、選礦、充填等工作進行。其形成的檔案主要有文書檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案、地質(zhì)檔案、測量檔案、采礦檔案、選礦檔案、設備檔案、科研檔案、實物檔案、聲像檔案。近年來，馳宏會澤礦業(yè)在OA無紙化辦公方面發(fā)展迅速，但檔案信息化基礎還較為薄弱。一是檔案管理模式依然是“檔案主管部門設檔案專職人員，其余部門設檔案兼職人員”，檔案實行定期歸檔;二是檔案保管實行紙質(zhì)文件歸檔保存與網(wǎng)絡存儲器存儲并行，檔案的統(tǒng)計與查閱工作極為不便;三是檔案利用由檔案用戶到檔案主管部門進行查閱，檔案利用工作比較低效。現(xiàn)有的檔案基礎設施及檔案工作模式難以實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。

二、措施

企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)應用信息技術手段對歸檔文件材料進行信息采集、加工、存儲、利用的管理過程和工作方式。在檔案信息化建設中，一要堅持統(tǒng)籌規(guī)劃，二要堅持同步原則，三要堅持創(chuàng)新管理。一方面，按照“檔案管理軟件+數(shù)據(jù)庫+服務器”的方式，對檔案信息化基礎設施進行布局。在檔案管理系統(tǒng)建立后，要對各類檔案著錄、查閱利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等流程表單進行設定，保障各項檔案工作按標準開展。另一方面，進行檔案信息化工作體系構建，保障檔案信息化工作平穩(wěn)、有序推進。本文主要從檔案信息化工作體系建設角度出發(fā)，對于檔案信息化工作的推進，提出一定的解決措施。

（一）繼承與創(chuàng)新，優(yōu)化檔案工作模式

隨著信息技術的發(fā)展，對檔案工作產(chǎn)生了深遠影響，檔案管理必須在繼承已有檔案框架基礎上，打破傳統(tǒng)管理模式和管理手段。“檔案主管部門設檔案專職人員，其余部門設檔案兼職人員”的檔案管理模式時空局限較大，難以實現(xiàn)檔案即時歸檔和檔案信息資源共建共享。為順應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，應實行“全員共建共享”的檔案管理模式，必須優(yōu)化原有的檔案工作流程，建立順應發(fā)展需要的檔案歸檔流程和檔案查閱利用流程。（見圖1）

（二）宣傳與培訓

檔案信息化工作的推進要積極對檔案信息化的重要性和必要性及檔案管理模式的轉變等進行宣傳，轉變檔案工作觀念。同時，在檔案管理系統(tǒng)各業(yè)務表單設置完后，要開展檔案管理系統(tǒng)應用培訓及檔案著錄歸檔、查閱利用業(yè)務培訓，保障檔案管理系統(tǒng)有效運行。

（三）完善檔案管理制度，加強監(jiān)督與指導

1.完善檔案管理制度

檔案管理模式的轉變，原有的檔案管理制度已不適合檔案信息化工作要求，必須對檔案管理制度進行優(yōu)化完善。首先，需要對檔案工作歸檔時間進行優(yōu)化。在“共建共享”檔案管理模式下，檔案信息歸檔要體現(xiàn)時效性，實現(xiàn)檔案即時歸檔。其次，需要對檔案管理職責權限進行優(yōu)化，信息技術部門負責檔案管理系統(tǒng)的運行與維護，檔案主管部門集中統(tǒng)一管理公司所有檔案，各單位、部門負責管理本單位（部門）內(nèi)的檔案，可自行查閱本單位（部門）內(nèi)的檔案信息;最后，要對檔案工作的方法和要求進行修改完善，根據(jù)檔案數(shù)字化規(guī)范，統(tǒng)一標準，開展檔案信息著錄歸檔工作。

2.監(jiān)督與指導

監(jiān)督，是管理的重要環(huán)節(jié)，是促進工作計劃開展、完成工作目標的重要方式。在檔案信息共建共享的檔案管理模式下，檔案主管部門必須強化檔案監(jiān)督、指導職能，保障檔案信息即時歸檔。通過制定檔案管理考評制度，從檔案信息著錄歸檔及時性、完整性、規(guī)范性等方面定期對各單位、部門檔案工作進行檢查考評。對于工作檢查中存在的問題，要制定整改措施，明確整改責任人、整改時限、驗收標準，并進行跟蹤、落實，形成閉環(huán)管理，督促各單位部門及時、規(guī)范地完成檔案信息著錄歸檔。

（四）統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃有目標的開展各項工作

檔案信息化工作應按照“現(xiàn)存檔案數(shù)字化，新增檔案網(wǎng)絡化”的思路進行開展，對檔案信息化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定工作計劃，在新增檔案網(wǎng)絡化的同時，要開展現(xiàn)存檔案數(shù)字化工作，將現(xiàn)存紙質(zhì)檔案掃描掛接，著錄入檔案管理系統(tǒng)。為保障各項工作的有序開展，檔案主管部門要定期組織召開檔案工作例會，例會內(nèi)容圍繞目前檔案信息化存在的問題進行分析交流，并進行相應的協(xié)調(diào)。同時，要對下一步的檔案工作計劃進行說明，制定目標，確定完成時限，并進行相應的業(yè)務培訓，保障各類檔案信息及時、規(guī)范地著錄入庫。

參考文獻：

[1]何秀蘭.企業(yè)檔案管理實務[M].成都：四川人民出版社， 2017：234-256.