探究OA系統在公文管理中的應用與設計

張杰

摘要：隨著科學技術與信息技術的不斷發展與完善，我們已經進入到信息化時代中，多種多樣的創新型技術被廣泛應用在設計與各個行業中，尤其是OA系統以其獨特的優勢被應用在公文管理當中，對行業管理水平的提高有積極的促進作用。文章簡單介紹了OA系統，并針對OA系統在公文管理中的應用與設計進行探究。

關鍵詞：OA系統；公文管理；應用；設計

在我國社會經濟快速發展的進程中，信息化發展速度也隨之加快腳步，特別是互聯網、數據庫以及計算機技術等信息技術的廣泛應用，對人們生活以及社會生產產生巨大變革。OA系統作為一種新型技術，在公文管理應用與設計領域中最大程度地滿足企業與工作發展需求。不斷提高工作效率以及企業管理水平，從而促進企業的可持續發展。

一、OA系統概述

21世紀是以信息為代表的時代，每時每刻我們都在制造與傳播信息，人們的生活節奏也越來越快，各行各業更加在注重生產生活的效率，工作、學習以及生活中的信息交流與傳遞必須高效、快捷。信息對人們日常生活、工作以及社會生產等各個領域產生至關重要的影響。大大縮短了人與人之間的距離，實現無距離信息交流與溝通，進而不斷提高人們的認知，開拓思維境界。但是，我們也應該認識到信息技術是一把雙刃劍，對人們生活以及社會生產提供便利條件的同時，也對各個領域體造成不同程度的影響。在信息化時代背景下，對公文管理模式與經營理念提出嚴峻挑戰，傳統的紙質公文管理在信息時代背景下逐漸凸顯出其弊端與 不足。OA系統是社會進步與時代發展的內在要求與時代產物，從本質上來說，是人們的多樣化需求促進了OA系統的產生[1]。

OA系統是一種自動化辦公軟件，以計算機技術為核心，并結合通信技術、互聯網技術等，對信息的內容進行智能化處理，進一步保證辦公管理系統更加方便、高效、快捷的處理信息，并通過現代化辦公設施實現自動化辦公。傳統上辦公文秘都是通過人為操作，OA系統在辦公管理中的應用，實現了由手動辦公向自動辦公的轉變。將紙質公文電子化，極大的提高公文數據的管理效率與質量，減輕工作人員的工作量，并減少人為失誤操作幾率。OA系統的廣泛應用，減少了對紙張的依賴程度，在某種程度上節約資源，保護生態環境。

二、OA系統在文件管理方面的應用分析

（一）實現資源共享

傳統的紙質辦公模式下，文件的傳輸與使用會受到時間與空間等多方面的限制，OA系統可以極大的促進其信息資料的共享能力，充分發揮計算機網絡技術的優勢。相關技術人員可以憑借有效協議，將網絡系統進行有效連接，進而實現電子設備之間的數據信息有效傳輸。讓人們可以分享各自的資源，一個人的資源了可以在多個人手中得到利用，加快了數據的整合與計算，而電子信息可以將儲存的信息在電子設備之間進行傳播，這種快捷、方便的傳播方式，保證了各個環節與各個部門之間的交流。通過建立相關協議，將各個部分連接在一起，實現信息資源在電子設備之間的流轉。信息之所以可以順利流通，主要依靠的就是計算機網絡技術的理論導向，依照傳輸協議的相關要求，不再受到時間與地點的限制，進而方便信息交流[2]。

（二）促進高效辦公

在OA系統中，文件的擬定、修改以及審批、傳輸都可以通過計算機網絡進行，通過對大量的信息建立分層體系，對信息資源文件進行整合壓縮，進而縮小文件大小，保證不影響傳輸控制協議，進而使得信息可以準確的到達指定位置。文件傳輸不必再經歷復雜、繁瑣的辦公流程，也不需要在特定時間內找領導進行審批。只需要登錄辦公系統，通過互聯網設備就可以進行操作，節省大量的人力與物力，提高辦公效率與質量，減少人為操作失誤的幾率，保證各項任務都可以有效進行。此外，對于綜合性比較強的業務，我們還可以OA系統構建綜合型系統，對大量數據進行簡單處理，不需要奔走于各個樓層，減輕工作人員的負擔，也不再受到時間與空間的限制，提高辦公效率。

三、OA系統在公文管理中的設計分析

計算機網絡技術的發展迅猛，日新月異，使得OA系統在各個行業得到了廣泛的應用，包括商城、企業、廣場以及學校等，OA系統的發展也越來越完善。尤其在辦公管理設計中的應用，對于系統框架的設計，OA系統具體將整體框架分為數據層、數據業務邏輯層以及用戶需求表示層三部分，這樣的構建模式可以清晰準確的展現出所需要的信息數據，保證設計的規范化與科學化。值得注意的是，在設計中需要將層次與層次之間的耦合程度作為重點綜合考慮。在不同層次之間設置一個單一的調整功能以及擴展功能，可以滿足人們的多樣化需求。如果在某個層面出現異常現象或者其他問題，可以通過OA系統的調整功能及時處理，最大程度的保證系統運行的穩定性與安全性。

四、結束語

綜上所述，OA系統的功能中，辦公管理是重要內容，不僅提高辦公效率與質量，節約成本以及保護資源，實現企業的經濟效益的最大化。

參考文獻：

[1]秦琪.加強辦公自動化建設 提升公文流轉效能——江西現代職業技術學院OA系統公文流轉的實踐與體會[J].管理觀察，2016年34期.

[2]李秀玲.貫徹落實“四講”工作思路 全面提升公文處理工作質量——對站段公文處理有關問題的分析與建議[A].甘肅省鐵道學會文秘檔委員會2016年度綜合學術研討會論文集[C].2016年.

[3]孫艷.關于公文電子化推行過程中所面臨的問題及對策[A].甘肅省鐵道學會文秘檔委員會2017年度綜合學術研討會論文集[C].2 017年.

（作者單位：交通運輸部天津水運工程科學研究院）