淺談檔案信息化建設存在的問題及應對措施

鄭婉琪

【摘 要】隨著我國科學技術快速發展，我國進入了互聯網時代，將信息技術與計算機硬件設備應用到檔案管理工作中成為提高檔案管理效率的重要方法。但當前我國檔案管理工作還存在諸多不足，一方面是檔案管理信息化的基礎設施較為落后，另一方面是檔案信息化建設水平不高，限制了我國檔案管理效率提升。鑒于此，本文就當前檔案信息化建設的現狀和必要展開詳細的分析，并提出具體的改進建議，以推進我國檔案管理工作又好又快發展。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；問題；建議

引言

信息技術及計算機技術是當前社會的主流趨勢，智能終端的廣泛應用使人們每天接受大量信息，多類型的數字化信息、多樣的數據使信息，資源共享效率也越來越高。檔案作為一種重要的信息記錄形式在科學技術快速發展的今天，人們對檔案管理的現代化和信息化的研究不斷深入，使人們以更為便捷的方式實現資源共享，因為檔案信息建設所涉及到的內容較多，推動檔案信息化建設只有結合檔案管理現狀，建立檔案管理信息化體系，才能將檔案信息化建設的優勢充分發揮出來。

一、檔案信息化建設的內涵

在互聯網時代，信息共享方式及數據資源使用方式都發生了變化，計算機設備被廣泛應用到檔案管理機制中，信息技術成為檔案信息資源合理分配、統籌使用的方法，在此，結合時代發展情況，對檔案管理的新情況、新原則、新理論重新進行研究，在互聯網環境中，更好實現檔案信息社會化服務。實現檔案信息化建設重點關注三個方面，首先是實現檔案信息數字化，其次是實現檔案的網站建設，最后是實現數字檔案館建設。

依靠計算機設備代替傳統的人工檔案管理模式是社會產業發展的必然趨勢。根據我國檔案部門管理的要求，檔案信息化建設對信息資源進行數字化管理，在現階段，有眾多單位先后開始實施檔案的信息化建設工作。例如，檔案信息網站的建立，利用互聯網便能及時快速查詢檔案資料，這使人們的工作變得更加快捷。但是在檔案信息化建設的過程中還出現了諸多問題，比如基礎設施不完善，管理層對檔案管理工作未全面重視等。在實現檔案信息化建設的過程中，檔案管理部門應針對現實問題，尋求解決問題的對策。

二、檔案管理信息化建設的意義

1.全面提高檔案管理效率

傳統檔案管理模式是以人工的方式對檔案信息資料收集、編輯、管理，然后提供給單位使用，員工工作量大、工作效率低下、費時費力。在實行信息化后，自動化、網絡化的檔案管理只需錄入一次便可多次使用，還能通過網絡可以實現信息共享。不僅如此，利用計算機還能進行信息統計，制作報表，使檔案管理人員的工作效率更高。

2.提高檔案信息檢索查詢效率

傳統檔案管理模式是依靠人工的方式從大量紙質檔案信息資源中查詢有價值的信息，信息檢索流程過于復雜。檔案信息化建設后，檔案管理人員可以在數據庫中快速查詢檔案信息。不僅如此，還可以利用數據庫進行模糊查詢、分類查詢，能從眾多的信息中找到有關聯的信息，提高了檔案信息檢索效率。

3.提供更高效的檔案管理服務

檔案管理的信息化建設使檔案管理人員能夠在個人計算機針對不同需求進行科學化的信息檢索，能有效提高檔案管理效率。在信息時代，檔案管理部門的作用和職能已經不再局限于進行檔案管理，而是成為了一個更加重要的信息中心，面向公民提供多種檔案管理服務，滿足不同用戶的信息需求。

三、當前檔案信息化建設方面存在的主要問題

1.檔案信息化觀念落后

目前我國一些管理人員認為檔案管理的作用不大，缺乏實用性，于是造成了檔案管理事業在先天上的不足，建設經費投入不多，檔案信息化建設也僅僅是處于起步階段。同時，這也導致了檔案管理人員的工作意識不強，工作態度不積極，最終導致了檔案信息化建設的不完善，無法實現檔案信息化的服務職能。

2.檔案信息化建設基礎設施不完善

實現檔案信息化建設要滿足一定的硬件條件，包括計算機、區域網絡、數據庫、服務器等設備，檔案信息化管理工作需要完善的基礎設施的支持，但是這些基礎設施需要大量的資金投入，目前很多單位對于檔案信息化建設的硬件設施不全或是規格不同，信息共享和信息服務質量不高。

3.檔案管理人員信息化素養欠缺

檔案信息化管理需要檔案管理人員有較高的信息技術能力，不僅需要檔案管理人員具備專業的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機。首先，檔案信息化管理作為一種現代化的管理方式，對專業技術要求較高，但是我國目前大多數檔案管理人員未曾達到這個要求，很多檔案管理部門都存在著缺少員工，員工專業素質低的情況，檔案管理工作很多都停留在傳統的工作方式上，對現代化辦公的了解和接觸太少。其次，數據庫建設及管理人員，程序設計人員較少，這使得檔案信息化建設程度仍然很低。另外，檔案管理工作是一種信息不斷更新，不斷發展的工作，在技術層面上，由于我國檔案信息化管理的起步較晚，在技術上依賴于外國，這也阻礙了檔案信息化建設的步伐。

4.信息安全問題

檔案信息化處理雖然好處眾多，但是也存在很多安全隱患問題。首先，檔案信息化建設要對原有的檔案進行處理，一些珍貴的檔案保存時間較長，如果處理不當，很容易對檔案造成損壞。其次，早期的檔案存在很多錯印、漏印的情況，這樣在進行電子掃描的時候檔案還是錯的。再次，檔案信息化建設以互聯網為基礎，一旦出現網絡故障，若是沒有及時備份，會造成文件缺失。最后，由于檔案管理人員的網絡防范安全意識不高，很容易造成重要信息丟失。

四、推動檔案信息化建設的主要策略

1.加快檔案信息化基礎設施建設

要想推動檔案信息化建設，檔案管理者要在思想上重視它，加大對基礎設施建設的資金投入。要配備成套的計算機設施，并安裝專業的軟件和與檔案信息化管理相關的掃描、打印等設備。只有完善軟硬件設施，才能為檔案信息化建設提供良好的基礎保障。

2.提高檔案管理工作人員信息化素養

當前檔案管理人員信息化素養有所欠缺，為了應對檔案管理任務，檔案管理人員應具備良好的素養，可以定期對檔案管理人員進行培訓，增強檔案管理人員服務意識與責任意識。目前檔案管理專業人員較少，甚至是通過簡單培訓就上崗工作，對網絡技術了解較少，管理者可以招聘專業的程序設計人員或數據庫管理人員，但是最好的解決方案是培養綜合型檔案管理人員，使之具備專業素質。

3.保障檔案信息安全

檔案信息化建設過程中的安全性需要人們格外關注，要保障檔案的安全性，首先要提高檔案管理人員的安全防范意識，同時要有相應的技術支持。作為檔案管理人員，要有保密意識。在技術層面上，專業人員要為服務器安裝更高級的防火墻，對重要數據進行加密，為了防止數據的丟失，可以用光盤進行備份。

4.建立檔案信息化管理體系

檔案管理是一項復雜的工作，為了保證檔案管理工作的有序進行，管理者要根據法律建立一套完整的檔案信息化管理模式，在檔案管理的各個流程進行嚴格把控。管理者還可以建立檔案信息的獎懲機制，以防重要信息丟失或泄露。

五、結語

在我國科學技術快速發展的社會背景下，將信息技術全面應用到檔案管理服務中，應不斷強化檔案信息化建設，完善基礎設施建設，強化檔案管理人員素質，改變檔案資源利用方式，樹立創新的檔案管理理念，應用信息技術強化檔案管理服務，全面提高檔案管理工作水平，推動我國檔案管理事業良好發展。

【參考文獻】

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