現(xiàn)代檔案管理工作的信息化建設(shè)探析

王亮 解寧

摘 要：本文從檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容和意義入手，探究現(xiàn)代檔案管理工作的信息化建設(shè)，以供廣大同行參考。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；檔案管理工作；信息化建設(shè)；應(yīng)用

一、檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容

（一）檔案管理工作信息化建設(shè)特征

現(xiàn)代化建設(shè)使檔案管理工作表現(xiàn)出明確的特征，具體體現(xiàn)在：第一，傳統(tǒng)檔案管理工作在計(jì)劃安排、目標(biāo)制定和人員配備上較為分散，而在現(xiàn)代化建設(shè)的幫助下，不僅為檔案管理工作帶來(lái)了先進(jìn)軟硬件設(shè)施的協(xié)助，還使各個(gè)環(huán)節(jié)之間加強(qiáng)了聯(lián)系，通過(guò)系統(tǒng)協(xié)調(diào)來(lái)完成共同目標(biāo)；第二，現(xiàn)代化建設(shè)把檔案管理工作中涉及的信息以數(shù)字形式表示，以便通過(guò)建立數(shù)學(xué)模型來(lái)進(jìn)行定量分析；第三，檔案管理工作在現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助下，有效提高了信息資源的收集整理、查詢(xún)傳遞和分析利用等環(huán)節(jié)的工作效率，并且通過(guò)強(qiáng)調(diào)管理人員的主觀(guān)能動(dòng)性來(lái)增強(qiáng)應(yīng)對(duì)復(fù)雜情況的能力。

（二）檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的本質(zhì)

檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的本質(zhì)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程，是一個(gè)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的舉動(dòng)，也是一個(gè)改革創(chuàng)新上的突破。它既包括了軟硬件建設(shè)的具體內(nèi)容，又涵蓋了與社會(huì)發(fā)展相匹配的整體規(guī)劃，并且立足于現(xiàn)實(shí)，做好了長(zhǎng)期持久的準(zhǔn)備。除此之外，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)從管理手段、管理標(biāo)準(zhǔn)、資源的呈現(xiàn)和使用等方面也做出了相應(yīng)的改變，比如用先進(jìn)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和設(shè)備取代了傳統(tǒng)的手工管理、通過(guò)建立規(guī)范化的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)來(lái)保障檔案管理工作的有效開(kāi)展、將檔案資源以信息的形式呈現(xiàn)并用于管理過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)、以信息化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體實(shí)現(xiàn)檔案資源的內(nèi)容擴(kuò)充和高效使用。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的意義

（一）大幅提高檔案管理工作的工作效率

在現(xiàn)代化建設(shè)的幫助下，檔案資源以信息化形式存在，只需要一次錄入就可以借由網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)查詢(xún)等一系列工作，實(shí)現(xiàn)了信息資源的多次利用。此外，由于計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備的方便快捷，使得檔案管理工作減少了人工參與，并且因其記錄性強(qiáng)、可追蹤性強(qiáng)的特點(diǎn)，使得檔案管理工作增加了容錯(cuò)率。

（二）信息資源的開(kāi)發(fā)利用更為順暢

檔案管理工作的對(duì)象是信息資源，而信息資源是通過(guò)開(kāi)發(fā)和利用來(lái)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的。借助現(xiàn)代化手段，信息資源的存在形式從傳統(tǒng)的文字、圖表轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容上的豐富和存儲(chǔ)空間的擴(kuò)大，從而以其兼容性和易操作性來(lái)加快信息資源的開(kāi)發(fā)利用速度。

（三）顯著提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量

檔案管理工作的最終目的是讓信息資源服務(wù)于所需要的各行各業(yè)，而現(xiàn)代化建設(shè)為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)提供了巨大便利。比如：現(xiàn)代化建設(shè)下的檔案管理工作是以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式來(lái)存放各類(lèi)信息資源，而數(shù)據(jù)庫(kù)管理以其高度相關(guān)性和快速查詢(xún)性，使得數(shù)據(jù)可以在不受時(shí)間、空間限制的情況下實(shí)現(xiàn)快速調(diào)用與同類(lèi)參考，便于其利用和二次開(kāi)發(fā)。

三、現(xiàn)代化檔案管理工作信息化建設(shè)

（一）通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)來(lái)保證檔案資源的高效利用

檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包含了軟件和硬件兩大類(lèi)，前者主要是對(duì)檔案管理工作的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行技術(shù)上的革新，使得各個(gè)管理階段安全高效地運(yùn)行。軟件設(shè)施是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為唯一載體，借助現(xiàn)代化的管理應(yīng)用軟件來(lái)對(duì)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等提供科學(xué)化、規(guī)范化的管理模式；后者主要是對(duì)檔案管理工作所需要的各類(lèi)工具設(shè)備進(jìn)行更新替換，從而減少人力成本并與現(xiàn)代社會(huì)保持同步。硬件設(shè)施的核心是計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)搭建，包括掃描儀、移動(dòng)硬盤(pán)等數(shù)據(jù)輸入和存儲(chǔ)設(shè)備。通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，可以減少檔案管理工作實(shí)際操作過(guò)程中所遇到的障礙，最重要的是保證了檔案資源以一種通用的、標(biāo)準(zhǔn)化的形式被收集整理、歸納存放，并且被高效地廣泛利用，從而發(fā)揮出最大價(jià)值。

（二）通過(guò)信息資源建設(shè)來(lái)提升檔案管理工作的存在價(jià)值

檔案管理工作的存在價(jià)值是其所擁有的大量的、豐富的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，一切使用、存儲(chǔ)等管理工作都是基于此開(kāi)展的，因此信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的存在形式、規(guī)模大小、內(nèi)容儲(chǔ)備等特征都會(huì)給檔案管理工作造成直接影響。在現(xiàn)代化建設(shè)的幫助下，信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)利用現(xiàn)代手段完成了有效擴(kuò)充與強(qiáng)化，具體表現(xiàn)為：將傳統(tǒng)形式下的館藏檔案資源和人工記錄進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行采集、接受、管理，并且依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)將這些數(shù)字化信息加以綜合整理、編輯分類(lèi)，從而建立起完備的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。用戶(hù)通過(guò)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的檢索、傳輸、摘錄和分析處理，并且該過(guò)程由檔案部門(mén)按照程序進(jìn)行嚴(yán)格管理。

（三）通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)來(lái)預(yù)防檔案管理工作的安全隱

既然檔案管理工作的一切設(shè)備載體有了妥善安排，核心的信息資源也通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這一連通性極強(qiáng)的大環(huán)境得到了有效保護(hù)，那么從風(fēng)險(xiǎn)管控的角度來(lái)看，唯一有可能對(duì)檔案管理工作造成安全隱患的只有人為上的失誤和制度上的缺陷了。而現(xiàn)代化建設(shè)以現(xiàn)代管理理論為指導(dǎo)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)來(lái)對(duì)這一潛在隱患進(jìn)行有效地彌補(bǔ)。舉例來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代管理理論有一套科學(xué)、合理的體系來(lái)管理檔案工作人員，使其按照程序化的方式完成檔案管理工作，從而有效減少人為失誤；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是包括管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)范在內(nèi)的一系列制度性規(guī)定，以此來(lái)保障檔案管理工作的快速、有序開(kāi)展，從而降低因制度缺陷造成的管理不到位等風(fēng)險(xiǎn)因素。

（四）加大對(duì)相關(guān)硬件及人力資源建設(shè)的投入力度

加強(qiáng)軟硬件建設(shè)是提高單位人事檔案信息化建設(shè)管理水平的重要基礎(chǔ)。一是單位要加大投入力度，劃撥專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求配齊配全基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，建立單獨(dú)的檔案閱覽室和辦公室。此外，還要采購(gòu)與信息化建設(shè)相關(guān)的設(shè)備，如電腦、打印復(fù)印設(shè)備、打包設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等。二是要積極培養(yǎng)一批綜合素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，為單位人事檔案管理信息建設(shè)提供必要的人才保障。同時(shí)，還要制定科學(xué)合理的培訓(xùn)教育規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)水平和職業(yè)道德素養(yǎng)，增強(qiáng)工作的責(zé)任感和保密意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操控水平，為工作的順利開(kāi)展提供必要的保障。

（五）不斷健全完善人事檔案信息化建設(shè)管理制度

在單位人事檔案信息化建設(shè)管理中，單位要嚴(yán)格按照全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)要求，結(jié)合單位實(shí)際情況，建立一套科學(xué)、合理、針對(duì)性和操作性強(qiáng)的人事檔案信息化建設(shè)管理體系，在反復(fù)的工作實(shí)踐中逐步形成完整規(guī)范的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并制定一套切實(shí)可行的考核管理辦法，為單位人事檔案信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展提供制度機(jī)制保障。在具體實(shí)踐過(guò)程中，單位還要結(jié)合實(shí)際情況，選擇建立一套符合自身實(shí)際，便于操控的信息化管理系統(tǒng)，借助信息技術(shù)手段加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部員工的日常考核管理。此外，還要把人事檔案管理信息化建設(shè)工作納入單位整體管理工作的范疇，量化細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，加大考核管理力度，層層分解落實(shí)責(zé)任，通過(guò)上下干部職工的共同努力，推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)不斷邁上新水平。

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