淺談企業如何做好合同管理

曹克陽

【摘 要】在市場經濟條件下，所有企業從事生產經營活動最終都表現為企業與其他企業或經濟組織之間的經濟合同關系，即運用經濟合同這一特定的法律形式來實現，并且成為企業聯系市場的紐帶。然而，管理不嚴格給企業造成損失的現象十分突出。因此，加強企業合同管理已引起眾多企業的高度重視，列入了管理的重要議事日程。筆者就這個問題淺談一下。

【關鍵詞】合同管理；法律顧問；合同簽訂；合同履行；糾紛；控制

一、企業合同管理的概念和原則

對于合同管理，其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。企業在實施合同管理時，必須堅持以下五項原則：（1）依法管理原則；（2）全面管理原則；（3）全員管理原則；（4）協作管理原則；（5）注重效益原則。

二、現代企業合同管理中存在的主要問題

（一）合同簽訂階段的問題：

1、合同主體不當。

2、合同文字不嚴謹。

3、合同條款不平等。

4、合同內容不完備。

5、違反法律法規簽訂無效合同。

6、事后合同未能徹底杜絕。

容易出現事后合同的情況有：

（1）、合同標的已經切實履行甚至履行完畢，合同還未立項或正在審批之中；

（2）、合同項目才批下來，合同還未談妥，價格及部分條款還存在爭議，合同標的已經開始實際履行；

（3）、有的單位為了承攬工作量，未及時進行合同立項及合同項目談判，但實際已經對外提供了勞務施工，使的合同辦理非常被動，往往被迫接受一些不該接受的條款。

發生事后合同，往往會造成合同立項、談判、審批及結算上的被動局面，甚至還會出現經濟糾紛，給企業造成不必要的損失。

（二）合同履約階段的問題：

1、應變更合同的沒有變更。在履約過程中合同變更是正常的事情，問題在于不少負責履約的管理人員缺乏這種及時變更的意識或者追究對方違約的意識，結果導致了損失。

2、應當發出的書函（會議紀要）沒有發。在履約過程中及時地發出必要的書函，是合同動態管理的需要，是監督履約的一種手段，可惜這一點往往被忽視。

3、應鑒證確認的沒有辦理鑒證確認。履約過程中的鑒證是一種正常行為。但有些管理人員對此并不重視，當合同結算時，也因無有力證據而結不到應該得到的收入，給企業造成損失。

三、解決企業合同管理中存在問題的對策

（一）建立健全合同管理體系

首先，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產、人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及大量的法律專業問題，所以合同應由企業法律顧問部門管理，企業法律顧問具備專業的法律知識。其次，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門和所屬各單位作為合同二級管理單位，由他們負責本部門、本單位的合同立項和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。

（二）建立健全合同管理制度

要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態，體現全面管理原則。為此，我公司建立了完善的合同管理辦法和招投標管理辦法、市場準入管理辦法對上述問題做了明確規定，問題的關鍵是執行力問題。

（三）加強合同管理的具體內容

合同管理應做好如下幾項工作：

1.加強合同管理人員的培訓教育。可根據企業與市場的實際，組織合同管理人員在職學習。每個企業都應培養較出類拔萃的合同管理人員，所以應選擇熱愛社會主義、工作出色、有發展前途的骨干進有關院校深造。通過以上途徑，全面提升企業合同管理人員的素質，包括他們的思想水平、法制水平、語文水平和業務能力。

2.加強重大合同審查管理。把對企業的生產經營活動和經濟效益影響大的合同挑出來，做為合同的重點管理對象，從合同的項目論證、對方當事人資信調查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由法律顧問部門參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發生，有效維護企業合法權益。

3.加強企業動態合同管理過程。合同管理大體可分為四個階段，即合同簽訂準備階段的管理、合同簽訂階段的管理、合同履行階段的管理和合同履行后的管理。這四個階段既相對獨立存在，又有各自不同的內容和特點，同時，各個階段之間又有著密切的聯系，不可分割，共同構成一個完整的管理過程。

4.加強合同簽訂準備階段的管理。承辦單位做好簽約準備階段的管理工作是簽訂好合同的前提和基礎，應采取謹慎、嚴肅、認真的態度，做好簽約前的一系列準備工作，確保合同的順利，達到預期的目的。

5.加強合同簽訂階段的管理。從合同簽訂前的準備階段到合同簽訂階段，這就意味著合同的簽訂已進入實質階段。合同一經依法成立，就具有法律效力，當事人必須嚴格履行。為了使合同從訂立時起就具有合法性、真實性和可行性，避免和減少履行過程中的糾紛和不利因素的出現，必須做好合同簽訂階段的工作。

6.合同審核。合同內容豐富多樣，合同的條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此，對任何一個合同的審核，都應做到有的放矢，對主要的內容和重要的條款作主要的審核。合同的主要內容，根據合同法的規定，主要包括：當事人的名稱或者姓名和住所；合同要履行的標的物；標的物數量；標的物質量；的物價款或者需要支付的報酬；履行期限，履行的地點和履行的方式；違約責任；解決爭議的方法。

7.草簽合同。在雙方當事人協商一致的基礎上，按照法律規定和雙方約定，擬定書面合同文書。擬定合同文書要做到：文字工整通順，語言表述準確，責任明確清楚，避免出現歧義和誤解。合同文書擬定以后，還應該進行必要的審查把關，看是否與本企業的財產、生產能力相適應，是否具有可行性和科學性。如經審查，認為切實可行，最后雙方簽字并加蓋單位公章或合同專用章，合同成立并生效。

8.合同履行階段的管理。（1）建立合同臺帳，落實合同任務。（2）監督檢查，保證合同實現。（3）違約糾紛的及時處理（4）審理結算。

四、結論

企業合同管理是市場經濟條件下企業管理的一項核心內容，企業管理的方方面面都應圍繞著這個核心而開展。成功的企業合同管理，是把合同的權利義務按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權利義務。只有這樣、合同管理才能真正到位，履行責任才能真正落實。可以說，企業合同管理是一個系統工程，需要各子系統、分系統共同配合。合同管理比其他管理更需要信息溝通和處理。

【參考文獻】

[1]國家工商行政市場規范管理司編《合同法與合同管理》工商出版社 1999年3月

[2]國務院法制辦公室編《法律法規司法解釋全書》中國法律出版社 2005年3月

[3]趙旭東《合同法學》中央廣播電視大學出版社 2000年12月

[4]李顯東《民法教程》中國人民公安大學出版社 2003年1月