新時期企業檔案管理工作的服務創新

黃健

摘 要：檔案管理是每個企業在經營過程中必須要面臨的管理問題之一。改革開放以來，隨著公司治理結構的不斷完善，企業在檔案管理工作中也不斷研究探索出了一系列符合現代化要求的管理模式。本文通過對新時期企業檔案管理模式的研究探討，提出通過探索建立現代化檔案管理模式，規范檔案的歸檔操作流程，提升檔案管理人員業務水平等服務創新，從而達到有效提升企業整體檔案管理水平的效果與目的。

關鍵詞：新時期 企業檔案 檔案管理 服務創新

檔案管理在企業管理中具有重要作用意義，檔案可以在一定程度上還原歷史面貌，展示企業過去、現在、將來的動態發展過程。面對信息化高速運轉的當今，檔案管理工作面臨一定的轉型壓力，如何解放思想，探索建立現代化的檔案管理模式，優化檔案的歸檔操作流程，提升檔案管理人員的業務水平，實現檔案管理服務創新等相關內容，都是亟需思考解決的課題。本文筆者通過對新時期企業檔案管理工作的服務創新進行研究探討，為企業檔案管理工作提供一定的借鑒幫助。

1.探索建立現代化檔案管理模式

實行檔案管理標準化、規范化的工作程序及工作方法，是提高檔案管理工作服務水平的基礎前提。對企業檔案信息的分類體系、檔案材料的收集范圍、檔案的保管要求、檔案的保密定級等相關環節，都要按照規范化、標準化的程序開展，實現檔案的標準化管理，其最終目的在于充分保障檔案的完整性，方便保管、查閱。

1.1完善檔案管理制度

通過研究制定符合企業自身管理需要的檔案管理制度，可以更好地幫助企業完善內部控制流程，實現檔案的制度化管理。從源頭做到有章可循、按章管理，把依法依章管理納入到檔案管理中來，使檔案管理工作得到制度約束、法律保障。

1.2建立電子化網絡管理

信息化、網絡化的趨勢對檔案管理提出了更高層次的要求，這就需要企業檔案工作改變傳統手工記載檔案數據的習慣，建立電子化的檔案網絡管理系統，在企業內部管理系統中嵌入檔案查詢模塊，引入或自主研發檔案管理系統，實現檔案信息全流程的電子化線上操作管理。

1.3擴大檔案歸檔載體

目前在檔案管理方面，除了依靠紙質檔案進行存儲、記載之外，更多的是通過電子文件、光盤、硬盤、遠程網絡等多種物質載體進行記錄。各類新型的檔案載體對于保管的要求不盡相同，因此，要探索建立多來源、多渠道收集檔案信息歸集方式，實現歸檔載體的虛擬化與有形化相統一。

1.4實現檔案信息共享

檔案信息化的不斷發展，擺脫了檔案對于地域性、空間性、時間性的要求，目前只要通過網絡平臺，便可快速實現檔案信息資料的檢索、查詢和使用，獲取有價值信息資料，已充分實現了檔案信息共享體系。

2.規范檔案的歸檔操作流程

加強檔案的過程管理是檔案管理工作服務創新的發展方向，通過加大歸檔資料的收集力度、強化歸檔資料的過程管理、科學優化檔案館藏結構分布，可以有效規范檔案歸檔操作流程，提升服務水平。

2.1加大歸檔資料收集力度

從企業時間來看，檔案資料的缺失會嚴重影響企業正常工作的開展，甚至會損害企業的相關合法權益，因此對于檔案的收集力度應進一步加大，避免因檔案資料缺失，造成相關信息無憑無證，無從考究。

2.2強化歸檔資料過程管理

應進一步明確檔案歸檔的流程，相關重要檔案資料應由專人負責保管，確保資料的完整性與真實性，同時，對于重要檔案資料，應做到“資料不回流”，即檔案由接收人接收之后，無特殊原因，該檔案資料不得再回流至檔案移交人。

2.3優化館藏結構分布

科學合理的檔案館藏結構，是企業檔案管理工作服務創新的重要表現，傳統的館藏檔案以日常工作材料、會議記錄、總結報告、人事檔案等行政類檔案為主，對于業務檔案、專業檔案、科技檔案等檔案資料的收集不夠。因此，優化館藏結構可以有效保證檔案的全面性、完整性。

3.提高檔案管理人員業務水平

檔案管理工作相對枯燥單一，因此，對于檔案管理人員責任感、使命感要求較高，只有管理人員不斷提升“四個意識”，增強“四個自信”，不斷加強業務技能的培訓，轉變檔案管理的服務態度，才能腳踏實地的做好服務檔案管理工作。

3.1提高思想認識

檔案管理人員要充分認識到自身工作的重要性，不斷提高思想認識。同時，企業管理層也應加大對于檔案管理工作的重視程度，不斷更新檔案管理觀念，積極探索檔案管理手段，確保檔案資料真實反映企業的發展狀況。

3.2加強業務培訓

企業的不斷發展對于檔案的管理要求提出了新的要求，為有效提升檔案管理人員的業務素質水平，應不斷加強檔案管理人員的檔案管理技能，加大培訓力度、優化培訓手段，采取“走出去”或“引進來”的方式，激發檔案管理人員工作積極性，在培訓中不斷提升提升技能，實現自我價值。

3.3強化服務理念

在檔案的收集、審核、整理、歸檔過程中，每個環節都存在著“服務”，特別是如何將檔案資料進行加工利用，轉化為企業經營決策依據，這就要求檔案管理人員具有較強的服務意識，將檔案管理工作由被動開展，轉變為主動出擊，將檔案管理工作主動前移，成為企業經營中不可或缺的一環。

結束語：

檔案的管理是企業管理過程中的一項長期而又繁瑣的工作，隨著社會的現代化進程的不斷加快，要求檔案管理人員不斷創新管理服務理念，增強服務管理水平，才能滿足檔案管理的現實需求。本文筆者在企業從事多年檔案管理工作，深知檔案管理工作對于企業發展的長遠重大意義。本文在分析研究檔案管理中存在的問題的基礎之上，認為檔案管理工作的服務創新是新時期做好檔案管理工作的核心，因此提出通過探索建立現代化檔案管理模式，規范檔案的歸檔操作流程，轉變檔案管理人員的思想認識，最大限度減少人為操作原因對檔案管理造成的影響，為企業在檔案管理方面提供一定的參考指導意義。

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